Als secretaris ben je bezig met de inhoudelijke coördinatie en ondersteuning van verschillende bestuurlijke overleggen en de begeleiding van processen rondom bestuurlijke besluitvorming. Denk hierbij aan het afstemmen en agenderen van belangrijke strategische onderwerpen in het Strategy Board en Impact Board, maar ook het inbrengen van strategische prioriteiten in de diverse bestuurlijke overlegcycli. Je verzorgt de voorbereiding, advisering, afhandeling en opvolging van vergaderingen. Vanzelfsprekend zul je veel contact hebben met interne stakeholders, zoals collega’s binnen de Algemene Bestuursdienst, Professional Services en de faculteiten. Daarnaast ondersteun je als afdelingssecretaris de directeur bij organisatorische zaken (waaronder HR en finance) in het Strategy Office.

 Daarnaast ben je samen met andere collega’s verantwoordelijk voor het slim verbinden van de nieuwe strategische initiatieven en de ontwikkelingen binnen faculteiten en diensten. Je adviseert over en organiseert bijeenkomsten en thematische gesprekken om de verbinding van initiatieven met de koers van de EUR op structurele wijze binnen de organisatie te borgen. Daarnaast begeleid je  de voortgang, kwaliteit en integraliteit van het gehele portfolio van de strategie. Hierbij legt je ook actief verbinding met de behoeften en ontwikkelingen die voortkomen uit de realisatie Strategie 2024, zoals convergentie, Leiden-Delft-Erasmus Alliantie, cultuurcampus, internationale ontwikkelingen, etc.

Taken & verantwoordelijkheden

• Het coördineren en ondersteunen van, en adviseren aan, bestuurlijke overleggen en besluitvorming over strategische initiatieven vanuit het Strategy Office en het coördineren van en adviseren over bestuurlijke besluitvorming over strategische initiatieven;
• Het monitoren van de voortgang van de strategische projecten en gevraagd en ongevraagd adviseren over de voortgang;
• Het coördineren en adviseren in het verbinden van de initiatieven binnen de strategische pijlers én faculteiten en diensten op inhoud en proces, in samenwerking met de betrokken projectleiders, academic leads, betrokken directeuren en programmamanagers (communities);
• Het adviseren en regisseren van de transitie naar een impact-gedreven organisatie, door middel van het organiseren en begeleiden van interventies, bijeenkomsten en thematische gesprekken.
• Het verbinden van de verschillende groepen in- en externe stakeholders op basis van gemeenschappelijk belang.
• Het samen met de collega’s in de Strategy Office en in de bredere community helpen vertalen van de uitkomsten van de aanstaande midterm review naar een werkpakket en werkwijze voor de volgende fase van de strategie.

De secretatis werkt binnen het team nauw samen met haar/zijn collega’s om de verbindingen zowel binnen het Strategy Office, als de rest van de organisatie goed te kunnen borgen. Vanuit hun positie en inhoudelijk en procesmatig overzicht adviseren zij samen de directeur Strategy Office over strategische vraagstukken.

De secretatis rapporteert aan de directeur Strategy Office.

• Minimaal 3-5 jaar relevante ervaring met strategisch advies/project-/programmamanagement/ organisatieontwikkeling in complexe organisaties met veel uiteenlopende stakeholders; 
• Een afgeronde academische opleiding en aantoonbare affiniteit met strategie-implementatie;
• Analytisch sterk en het vermogen verbanden te leggen op basis van een grote hoeveelheid informatie, complexe vraagstukken behapbaar kunnen maken en succesvol te sturen op realisatie;
• Grote bestuurlijke sensitiviteit, overtuigingskracht en uitstekende sociale vaardigheden;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie, in het Nederlands en het Engels (C1 Common European Framework);
• In staat om mensen en partijen met uiteenlopende denkbeelden te verbinden en in co-creatie aan resultaten te laten werken;
• Proactief, resultaatgericht en gericht op samenwerking en verbinding;
• Goed begrip van de universitaire organisatie en context, of het vermogen dat snel eigen te maken.

De startdatum van de functie is per direct. De functie bedraagt 1.0 FTE. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 3.821,- en maximaal
€ 5.943, (schaal 11-12), conform de CAO-NU. Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering, en een persoonlijk carrièrebudget. Ook kan je als medewerker gebruikmaken van EUR-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Erasmus Universiteit Rotterdam

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Strategy Office

Om het strategisch proces te faciliteren is een Strategy Office opgezet binnen de Algemene Bestuursdienst. Binnen de faculteiten en diensten  wordt er gewerkt aan de uitvoering van de strategische projecten. De Strategy Office is verantwoordelijk voor de ondersteuning, monitoring en sturing van de voortgang van deze projecten en adviseert, samen met collega’s van andere beleidsafdelingen en faculteiten, het CvB.

Gedurende de afgelopen twee jaar heeft de nadruk gelegen op het initiëren en begeleiden van strategische initiatieven en het faciliteren van een community van projectleiders en academic leads in het vormgeven en opzetten van de projecten die de strategische doelen tot leven brengen. Daarnaast zijn stappen gezet in het opbouwen van formele (diverse boards) en informele netwerken om stakeholders te kunnen verbinden op de voortgang van de strategie. Momenteel vindt de voorbereiding voor een midterm review van de Strategie plaats.

De tweede fase van strategie-implementatie is nu aangebroken: het verder en breder verankeren van de impactmissie binnen de organisatie en het nog intensiever verbinden van de strategische initiatieven in de organisatie en de Erasmus community. Enerzijds om impact in te bedden in de organisatie, anderzijds om vanuit onze missie aan te sluiten bij de dagelijkse relevantie binnen faculteiten, instituten, beleidsafdelingen en ondersteunende diensten en deze relevantie ook zichtbaar te maken om zo optimale synergie te bereiken. Hier heeft  de Strategy Office een actieve rol in het leggen van verbindingen tussen nieuwe en bestaande initiatieven, zowel inhoudelijk als procesmatig, waarbij aansluiting wordt gezocht met de ontwikkelingen op het gebied van onderwijs, onderzoek en professional services.

Door het vertrek van een collega is er nu een vacature voor een Secretaris Strategie.