Als medewerker facilitair en IT draag je bij aan een effectieve en efficiënte operationele uitvoering van organisatorische en administratieve processen. Doel is ondersteuning te bieden in de alledaagse werkzaamheden aan de Coördinator Bedrijfsvoering en werkt in die hoedanigheid intensief samen. Je coördineert en ondersteunt bij de uitvoering van facilitaire zaken en IT. Je signaleert mogelijke knelpunten in (werk)processen en procedures en levert input voor verbetervoorstellen. Hierbij is het van belang dat je ilijnen. Deze functie geeft je de mogelijkheid om je het gebied van processen, coördinatie en bedrijfsvoering in de toekomst verder te ontwikkelen.

Taken

• Coördineren en ondersteunen van administratieve activiteiten m.b.t. ICT, facilitair en huisvesting
• Signaleren, ontwikkelen en verbetervoorstellen inbrengen in werkwijzen, administratieve processen en procedures (ICT-voorzieningen/Facilitair/Huisvesting)
• Bewaken, bestellen en beheer van IT apparatuur en overige apparatuur en beheer CMBD
• Beheer kantoorhuisvesting, werkplekfaciliteiten en faciliteiten voor de thuiswerkplek (bestellen, inrichten en nazorg)
• Ondersteunen bij de implementatie van projecten en het mede ontwikkelen van procedures en richtlijnen en toezien op de naleving
• Schakelen tussen de facultaire en universitaire diensten (facilitaire zaken en huisvesting)
• Coördinatie FLATcheck: ondersteunen en toetsen van de aanvragen voor onderzoeksfinancieringen incl. het bewaken van deadlines en het verzamelen van informatie
• Coördinatie contractbeheer zoals het signaleren van de vervaldatum van contracten en verlenging
• Toezicht houden op de faciliteiten en netheid van open ruimtes en vergaderzalen
• Coördinator BHV, verantwoordelijk voor het calamiteitenplan
• Up-to-date houden van de website (intranet)
• Beheer archiefbeleid
• Voorbereiding en organisatie van bijeenkomsten en evenementen
• Achtervang front office bij afwezigheid

Wat we verder belangrijk vinden

Je bezit een hands on mentaliteit en hebt een klantgerichte werkhouding. Je hebt ervaring met IT of bent bereid je inhoudelijk en technisch in te verdiepen. Je werkt graag samen, neemt initiatief en communiceert open en transparant. Daarnaast beschik je over het vermogen om in een breed werkveld verbanden te zien waar je vervolgens servicegericht naar handelt. Je rapporteert in overleggen maar ook periodiek op eigen initiatief over de voortgang van werkzaamheden aan de Coördinator Bedrijfsvoering.

Functie-eisen

• HBO werk- en denkniveau en 2-3 jaar relevante werkervaring
• Kennis en ervaring met het op orde brengen van (administratieve) processen
• Kennis en ervaring in facilitaire en ICT dienstverlening en facilitymanagement
• Planmatige en gestructureerde werkhouding en sterk in organiseren
• Doortastend, resultaat-, proces- en servicegericht
• Gericht op samenwerken maar werkt ook graag en makkelijk samen met verschillende mensen
• Toont eigenaarschap en beweegt flexibel en sensitief binnen de organisatie
• Bezit goede mondelingen en schriftelijke communicatieve vaardigheden, zowel in de Nederlandse als Engelse taal
• Goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint), ervaring met M365 is een pré

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met goede arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het dienstverband wordt aangegaan voor de periode van 1 jaar en kan bij goed functioneren en ongewijzigde organisatieomstandigheden worden omgezet naar een vaste aanstelling.

Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.979 en € 4.093 bruto per maand (schaal 9 CAO Nederlandse Universiteiten).

De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden wij gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van EUR-faciliteiten, zoals het Erasmus sportcentrum en de Universiteitsbibliotheek.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Interne kandidaten genieten een voorrangspositie ten opzichte van externe kandidaten.

Erasmus Universiteit Rotterdam

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend. www.eur.nl

Erasmus School of Health Policy & Management

ESHPM van de Erasmus Universiteit is binnen Nederland leidend met haar onderwijs- en onderzoeksactiviteiten, gericht op beleids- en management onderwerpen in de gezondheidszorg. ESHPM verzorgt een bacheloropleiding, vijf masteropleidingen, een schakelprogramma voor zij-instromers en postacademisch onderwijs. Al sinds de oprichting in 1982 zijn bij ESHPM onderzoek en onderwijs nauw met elkaar verbonden. Kennis en ervaring uit verschillende wetenschappelijke disciplines zoals economie, recht, sociaal-medische wetenschappen, organisatiekunde en bestuurskunde worden er samengebracht en toegepast in de gezondheidszorg. Deze multidisciplinaire benadering van onderwijs en onderzoek is uniek.

ESHPM is gehuisvest in het Bayle (J) Building op campus Woudestein van de EUR. Bij ESHPM studeren meer dan 1500 studenten en werken 160 medewerkers. Internationalisering wordt hooggewaardeerd bij ESHPM. Het aantal studenten, docenten en onderzoekers vanuit het buitenland is aanzienlijk toegenomen over de afgelopen jaren en hebben ons programma verrijkt.