Personal Assistent Ombudsfunctionaris

Ben je op zoek naar een afwisselende en veelzijdige functie in een collegiale (werk)omgeving met een informele cultuur.
Dan is de functie van personal assistant ter ondersteuning van de ombudsfunctionaris bij de Universiteit van Amsterdam jou als breed inzetbare professional op het lijf geschreven.

Wat ga je doen?

Als Personal Assistant ondersteun je de Ombudsfunctionaris en Adviseur Ombudsfunctionaris bij hun dagelijkse werkzaamheden. Belangrijk werk, want de Ombudsfunctionaris speelt een belangrijke rol in het systeem van sociale veiligheid binnen de Universiteit van Amsterdam. Wil je meer weten over de rol van de ombudsfunctionaris binnen de universiteit? Je leest erover op de webpagina van de Ombudsfunctionaris.

Het takenpakket bestaat uit een mix van secretariële werkzaamheden en inhoudelijke werkzaamheden ter ondersteuning van de Ombudsfunctionaris en Adviseur Ombudsfunctionaris.

Onder de secretariële werkzaamheden vallen (pro) actieve ondersteuning op het gebied van mail-, agenda- en dossierbeheer. Mailverkeer handel je indien mogelijk zelfstandig af, je voert correspondentie in de Nederlandse en Engelse taal. Je zorgt voor een goed administratief proces, bewaakt acties en je draagt zorg voor zorgvuldige verslaglegging, dossierbeheer en archivering, Je organiseert bijeenkomsten, draagt zorg voor afstemming en notuleert deze zorgvuldig. Ook ben je het eerste aanspreekpunt voor de Ombudsfunctionaris.

Naast de secretariële en organisatorische taken, heb je ook een aantal eenvoudige inhoudelijke werkzaamheden. Je kunt hierbij denken aan het opmaken van rapportages en presentaties, het uitzoeken van technische vraagstukken op het gebied van regelgeving- en beleid, het opvragen en verzamelen van informatie en het inzichtelijk maken van deze data voor de Ombudsfunctionaris en Adviseur Ombudsfunctionaris.

Tijdens deze werkzaamheden onderhoud je contacten met personen met verschillende achtergronden en belangen. Hierbij is het van groot belang om informatie vertrouwelijk te houden.

Zowel de Ombudsfunctionaris als alle voor de Ombudsfunctionaris werkzame personen zijn verplicht tot geheimhouding, zie voor meer informatie reglement ombudsfunctionaris UvA 2021.

HBO werk- en denkniveau, met secretariële ervaring op bestuurlijk niveau. Een uitstekende beheersing van MS-office 365 en MS Teams en uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (in woord en geschrift). Daarnaast een goede beheersing van de Engelse taal (in woord en geschrift). Kennis van en affiniteit met het ombudswerk, hoger onderwijs en dynamiek van universiteiten is een pré. Een ander belangrijk aspect is kennis van en begrip voor mensen met diverse culturele achtergronden. Je werkt zelfstandig, bent initiatiefrijk, oplossingsgericht en het stellen van de juiste prioriteiten gaat je goed af.

Daarnaast neem je de volgende competenties mee:

• dienstverlenend en empathisch vermogen;
• sterke organisatorische vaardigheden en snel kunnen schakelen;
• accuraat;
• politiek-bestuurlijke sensitiviteit en je staat stevig in je schoenen;
• integriteit.

We bieden een tijdelijk dienstverband van 24 -32 uur per week verdeeld over minimaal vier dagen voor de periode van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband, met een proeftijd van twee maanden.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 2.818,- tot €3.764,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8 % vakantie- en 8.3 % eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• Allereerst een leuke werkplek op het Maagdenhuis midden in het centrum van Amsterdam met gedreven en enthousiaste collega's.
• Flexibiliteit om werk en privé te combineren met ruime mogelijkheden tot thuiswerken.
• Daarnaast bieden wij uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleren wij medewerkers om zich blijvend te ontwikkelen.

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

De UvA bouwt aan een inclusieve cultuur waarin grensoverschrijdend gedrag niet wordt geaccepteerd. Een cultuur waarin ongewenst gedrag veilig gemeld kan worden, iedere melding serieus wordt genomen, zorgvuldig wordt onderzocht en daadkrachtig gehandeld

wordt. De UvA draagt bij aan het creëren van een veilig werk- en studieklimaat door aandacht te besteden aan voorlichting, bewustwording, hulp en ondersteuning.

De Ombudsfunctionaris, die in 2021 is aangesteld, heeft een belangrijke rol in het systeem van sociale veiligheid. Alle medewerkers en studenten van de UvA kunnen vertrouwelijk bij de ombudsfunctionaris terecht met een melding over, in het bijzonder maar niet uitsluitend, de (on)veiligheid van het werk- en studieklimaat. Dit kunnen verschillende situaties zijn, zoals problemen in de samenwerking, ongewenst gedrag en integriteitskwesties. De Ombudsfunctionaris kan adviseren, bemiddelen, doorverwijzen of een onderzoek laten instellen. De Ombudsfunctionaris geeft leiding aan de ondersteunende medewerkers.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw brief en cv graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. Je kunt tot 26 maart 2023 solliciteren op deze functie.

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in week 14.

Aandachtspunt: De functie kan niet gecombineerd worden met een andere functie binnen de UvA.