Voor het secretariaat van de Bibliotheek UvA/HvA zoeken we een enthousiaste en gemotiveerde management/office-assistent voor 32 tot 38 uur per week.

De Bibliotheek is een inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten, onderzoekers en docenten, off- en online. Wij ondersteunen onderwijs en onderzoek voor de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) en geven onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en onderzoek. Het Allard Pierson, als onderdeel van de Bibliotheek, beheert de erfgoedcollecties van de UvA en stelt deze collecties beschikbaar voor onderwijs en onderzoek, en presenteert ze aan een breder publiek.

Wat ga je doen?
Je maakt als management/office-assistent deel uit van het directiesecretariaat van de Bibliotheek UvA/HvA en ondersteunt de directie en het managementteam in de uitvoering van haar taken. Het team bestaat op dit moment uit twee gemotiveerde management/office-assistenten. Ieder heeft een eigen takenpakket en neemt de werkzaamheden van collega's waar bij hun afwezigheid.

Taken en verantwoordelijkheden
Als management/office-assistent heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• agendabeheer en timemanagement van de directie;
• afhandelen en archiveren van binnenkomend telefoonverkeer, e-mails en post;
• organiseren en notuleren van (MT-)vergaderingen;
• bewaken van de follow-up van actiepunten en besluiten;
• ondersteunen van de bedrijfsvoering op het gebied van personeelszaken zoals de jaargesprekken, de organisatie van selectierondes bij vacatures (en afhandelen), archiveren en vormen van dossiers; reserveren van zalen, verzorgen van catering en organiseren van (buitenlandse) reizen;
• alle andere taken die in een modern secretariaat kunnen worden verwacht.

Deze werkzaamheden worden in onderlinge afstemming uitgevoerd. Verwacht wordt daarom dat de medewerkers op de hoogte zijn van elkaars werk en elkaars taken bij afwezigheid kunnen overnemen. Inzet op een van de andere secretariaten van de dienst behoort ook tot de mogelijkheden.

Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen, plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups. Je stelt de juiste prioriteiten, voelt je betrokken en kunt anticiperen op te nemen acties. Je bent gewend om snel te schakelen tussen de diverse ad hoc zaken en om proactief werkzaamheden naar je toe te trekken. Belangrijk is ook dat je met je persoonlijkheid en je servicegerichte instelling een positieve bijdrage levert aan het team.

Je bent onze ideale collega als je een afgeronde mbo- of hbo-opleiding of ruime werkervaring als management/office-assistent hebt en je herkent in onderstaande punten:

• ruime ervaring met verschillende softwareprogramma’s zoals MS Office, Microsoft Teams, SuccesFactors;
• prioriteiten kunnen stellen en zelfstandig en nauwkeurig kunnen werken;
• proactieve en oplossingsgerichte werkhouding;
• verantwoordelijkheidsgevoel en een dienstverlenende instelling;
• goede communicatieve en contactuele eigenschappen;
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels.

We zijn ons ervan bewust dat we voor deze functie veel kennis en ervaring vragen. Mocht je niet volledig aan het profiel voldoen, schroom dan niet om toch te solliciteren. We investeren graag in jouw persoonlijke groei.

We bieden een dienstverband van 32 tot 38 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2.618 tot €3.636 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de gezellige en flexibele werkomgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld:

• 232 verlofuren per jaar (bij een 38-urige werkweek) en extra vakantiedagen tussen Kerst en de jaarwisseling;
• een breed cursusaanbod dat je kosteloos kunt volgen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof (voor partners) met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Universiteitsbibliotheek

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Over de Bibliotheek UvA en HvA
Bij de Bibliotheek UvA/HvA werken meer dan 250 medewerkers verdeeld over verschillende locaties. Wij brengen ‘kennis verder’ en helpen de kwaliteit van het hoger onderwijs in Amsterdam te verbeteren en dragen zo bij aan het studiesucces van onze studenten.

Hier kun je meer lezen over werken bij de Bibliotheek.