Voor het secretariaat van de Bibliotheek UvA/HvA zoeken we een enthousiaste en gemotiveerde
management/office-assistent voor 32 tot 38 uur per week.
De Bibliotheek is een inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten, onderzoekers en docenten, off- en online. Wij ondersteunen onderwijs en onderzoek voor de
Universiteit van Amsterdam (UvA) en de
Hogeschool van Amsterdam (HvA) en geven onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en onderzoek. Het
Allard Pierson, als onderdeel van de Bibliotheek, beheert de erfgoedcollecties van de UvA en stelt deze collecties beschikbaar voor onderwijs en onderzoek, en presenteert ze aan een breder publiek.
Wat ga je doen? Je maakt als management/office-assistent deel uit van het directiesecretariaat van de Bibliotheek UvA/HvA en ondersteunt de directie en het managementteam in de uitvoering van haar taken. Het team bestaat op dit moment uit twee gemotiveerde management/office-assistenten. Ieder heeft een eigen takenpakket en neemt de werkzaamheden van collega's waar bij hun afwezigheid.
Taken en verantwoordelijkheden Als management/office-assistent heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden:
- agendabeheer en timemanagement van de directie;
- afhandelen en archiveren van binnenkomend telefoonverkeer, e-mails en post;
- organiseren en notuleren van (MT-)vergaderingen;
- bewaken van de follow-up van actiepunten en besluiten;
- ondersteunen van de bedrijfsvoering op het gebied van personeelszaken zoals de jaargesprekken, de organisatie van selectierondes bij vacatures (en afhandelen), archiveren en vormen van dossiers; reserveren van zalen, verzorgen van catering en organiseren van (buitenlandse) reizen;
- alle andere taken die in een modern secretariaat kunnen worden verwacht.
Deze werkzaamheden worden in onderlinge afstemming uitgevoerd. Verwacht wordt daarom dat de medewerkers op de hoogte zijn van elkaars werk en elkaars taken bij afwezigheid kunnen overnemen. Inzet op een van de andere secretariaten van de dienst behoort ook tot de mogelijkheden.