Dit ga je doen

Als managementassistent binnen het NIOO-KNAW ondersteun je proactief de directie. Het is een uitdagende en afwisselende functie waarin je al je organisatorische en communicatieve talenten kunt gebruiken en verder kunt ontwikkelen.

Dit zijn je werkzaamheden:

• Je beheert de agenda van de Instituutsdirecteur en de directeur Bedrijfsvoering. Daaronder valt ook het organiseren en voorbereiden van afspraken en overleggen;
• Je helpt bij de voorbereiding van en notuleert bij vergaderingen binnen Bureau Bedrijfsvoering (BB), en van het Management Team, zowel in het Engels als in het Nederlands;
• Mooie momenten worden bij het NIOO gevierd, denk aan het binnenhalen van een grote beurs of het begin van het nieuwe jaar. Bij de voorbereidingen van zulke interne evenementen wordt ook regelmatig jouw ondersteuning gevraagd;
• De reguliere secretariële ondersteuning zoals behandeling van e-mails, opstellen van brieven, archiefbeheer en ontvangen en rondleiden van gasten horen vanzelfsprekend ook bij jouw takenpakket;
• Je ondersteunt de directeur Bedrijfsvoering door het bewaken en bijhouden van acties ;
• Je maakt (concept-)rapportages en managementinformatie op;
• Je werkt samen met de twee managementassistenten van de onderzoeksafdelingen.

Dit breng je mee

Je vindt gemakkelijk je weg in een internationale organisatie, waar elke dag anders kan zijn. Je bent dan ook flexibel en je vindt het prettig om mensen van dienst te zijn. Daarnaast ben je proactief en signaleer je knelpunten in administratieve procedures en systemen. Je bent accuraat, resultaatgericht en weet de juiste prioriteiten te stellen. Je kunt goed communiceren met alle niveaus in de organisatie en het is voor jou vanzelfsprekend om alle stakeholders op de hoogte te houden.

Wat je in elk geval meebrengt:

• Je hebt een secretariële opleiding gevolgd en een aantal jaren werkervaring met vergelijkbare werkzaamheden;
• Je vindt je weg in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams);
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

Wat bieden wij?

Een baan met verantwoordelijkheid, afwisseling en veel contact met mensen; je leidinggevende is de directeur Bedrijfsvoering en daarnaast schakel je ook veel met de Instituutsdirecteur, de sectiehoofden van BB, collega’s binnen BB en de managementassistenten van de onderzoeksafdelingen. Binnen BB komen alle activiteiten op onder andere het gebied van HR, Financiën, ICT, PR & Wetenschapscommunicatie en Wetenschappelijke Informatie samen. Je komt te werken in een bijzondere, energieke en internationale werkomgeving met een plezierige, informele sfeer en met fijne collega’s. We bieden ruimte voor jouw bijdrage en goede ideeën. Ook is er een ruim aanbod aan trainingsmogelijkheden om je verder te ontwikkelen.

Arbeidsvoorwaarden
Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal €2.693,- en maximaal €3.363,- bruto per maand bij een full time dienstverband (schaal [[ufoSchaal]] cao Nederlandse Universiteiten/KNAW) . Dit is exclusief 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, internet- en thuiswerkvergoeding en pensioenopbouw bij het ABP.

De KNAW biedt haar medewerkers een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Een pakket dat voorziet in de verschillende behoeften die medewerkers afhankelijk van hun levensfase, levenswijze of loopbaanambities hebben. Zo is het mogelijk om door wekelijks twee uur per week extra te werken het aantal vakantiedagen van 29 tot 41 dagen per jaar (bij fulltime dienstverband) uit te breiden.

Voor een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden wordt verwezen naar de webpagina: werken bij de KNAW.

NIOO-KNAW

Het Nederlands Instituut voor Ecologie (NIOO-KNAW) is een onderzoeksinstituut van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen, met als opdracht het verrichten van toonaangevend ecologisch onderzoek. Hier doen ruim 200 wetenschappers onderzoek naar klimaatverandering, biodiversiteit en het duurzaam gebruik van land en water.

Ben je nieuwsgierig naar onze organisatie of onze projecten? Kijk dan op onze website https://nioo.knaw.nl/nl.

Wil je meer weten?
Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Ingeborg Oude Lansink, Directeur Bedrijfsvoering. Tel. 06-23293528.