Zit plannen, regelen en organiseren in je bloed? Werk je graag in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om stafleden, medewerkers en studenten te ondersteunen en verder te helpen? Gedij je in teams waar er volop mogelijkheden zijn om veel administratieve taken te leren en beheren in een vooraanstaande wetenschappelijke omgeving? Kijk dan snel verder: jij bent wellicht de kandidaat die we zoeken!

Functieomschrijving

Het secretariaat is het hart van de onderzoeksgroep waar mensen binnenlopen met allerlei vragen. In de rol van managementassistent ben je de spin in het web. Je bent verantwoordelijke voor alle voorkomende secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van de medewerkers, studenten en stafleden binnen de groep 'Biomedical Materials and Chemistry', in het cluster 'Chemical Biology' binnen de faculteit Biomedical Engineering (BmE).  
Je hebt de vrijheid om alle taken, werkzaamheden en procedures op een efficiënte wijze in te richten. Daarnaast werk je ook samen met het secretaresse team van BmE en de faculteit Chemical Engineering & Chemistry.

Een indruk van je dagelijkse taken:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de groep (studenten, medewerkers en stafleden).
• Je ondersteunt de hoogleraar op administratief en organisatorisch gebied. Bijvoorbeeld met het:
• Plannen, notuleren en voorbereiden (bijvoorbeeld door te zorgen dat alle genodigden over de juiste documenten beschikken) van vergaderingen en andere bijeenkomsten.
• Beheren van agenda's.
• Bijhouden van project- en verlofuren registraties.
• Doorvoeren personele wijzigingen in het HR-systeem.
• Bestellen van kantoorartikelen en keukenbenodigdheden (koffie, thee e.d.).
• Organiseren van reizen.
• Verzorgen van declaraties.
• Printen van tentamens en andere documenten.
• Invullen en bijhouden van onlinesystemen t.b.v. promovendi binnen de groep.
• Bijhouden van kantoor- en gezamenlijke ruimte(s).
• Opstellen van programma's voor wetenschappelijke gasten
• Inplannen van coachings- en/of begeleidingsgesprekken met studenten en medewerkers.

• Je begeleidt het proces van sollicitant tot TU/e werknemer / student (MSc, PhD students, PostDocs, etc.). Je draagt zorg voor de organisatie van het sollicitatieproces. Bij indiensttreding start je de onboarding op en monitor je het proces.
• Je ontvangt en regelt zaken voor nieuwe- en vertrekkende collega's (bijvoorbeeld: toegang regelen tot relevante gebouwen en laboratoria).
• Je behandelt ingekomen e-mails en reguliere post, daar waar mogelijk handel je deze ook zelfstandig af of onderneem je de nodige acties. Je verzorgt de correspondentie in het Nederlands en Engels.
• Je houdt (wetenschappelijke) publicaties in diverse systemen bij, administreert en verwerkt interne rapporten, verzamelt en verwerkt managementinformatie en beheert de verlofadministratie en het (digitale) archief van de groep.
• Je verleent ondersteuning met betrekking tot de organisatie van afstudeercommissies (BSc en MSc), promoties en eindpresentaties.
• Je helpt studenten bij administratieve vragen.
• Je zorgt ervoor dat de werkomgeving van de groep op- en in orde is.
• Je vangt bij afwezigheid van je collega zaken op, zodat alles door kan gaan.
• Je organiseert:
• Sociale zaken in brede zin, zoals: groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.
• Symposia en workshops.

Dit is een greep uit het brede en diverse takenpakket. Een belangrijk aspect dat niet direct in een taak te omschrijven is, betreft het sociale aspect van deze rol: je bent de 'go-to-person'. Hiermee vervul je een essentiële rol binnen de groep.

• Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding tot management assistant / secretaresse of vergelijkbaar.
• Je hebt 1 tot 3 jaar relevante werkervaring in vergelijkbare functie.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je hebt affiniteit met computersystemen en een goede beheersing van Office-programma's zoals: Word, Excel, Powerpoint, Outlook.
• Je bezit goede contactuele eigenschappen, een zelfstandige en pro-actieve houding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen.
• Je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
• Kernwoorden: integer, proactief, flexibel, communicatief vaardig, samenwerkend, organisatie sensitief, accuraat, stressbestendig, veranderbereid, initiatiefrijk, leergierig, ontzorgend.
• Jouw ervaring met het beheren van websites is een pré.

We zoeken een enthousiaste, gedreven en flexibele collega die het leuk vindt om te zorgen dat alles op rolletjes loopt. Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel heel enthousiast van deze baan? Reageer dan zeker, we kijken graag naar je profiel.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten en onderzoekers, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we jou:

• Een jaarcontract met de intentie om het -bij goed functioneren en gelijkblijvende omstandigheden- om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.
• Een maandsalaris van minimaal € 2.618,- tot maximaal € 3.636,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 6 of 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!