Ben jij een ondernemende en proactieve managementassistent die sterk is in plannen en overzicht houden, goed verbanden kan leggen en prioriteiten kan stellen? Lees dan verder, deze functie zou je goed kunnen passen.

Wat ga je doen?
Als managementassistent ondersteun je de Universiteitssecretaris en haar directe collega’s. Dankzij jou worden afspraken snel gepland en is de juiste informatie beschikbaar voor afspraken. De Universiteitssecretaris is de leidinggevende van het Bestuursbureau, waarvan het bestuurssecretariaat onderdeel uitmaakt. Je houdt het hoofd koel op drukke momenten, pikt signalen op, legt onderlinge verbanden en hebt een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Je werkt nauw samen met de drie collega managementassistenten van de drie leden van het College van Bestuur. Je helpt elkaar waar nodig om de klus te klaren.

De overige werkzaamheden bestaan uit:

• complex agendabeheer met zowel interne als externe afspraken, rekening houdend met efficiënte tijdsplanning;
• beleidsondersteunende werkzaamheden, zoals het nalezen, aanpassen en in routing brengen van bestuurlijke stukken;
• bijeenkomsten en vergaderingen organiseren;
• zorg dragen voor de digitale verwerking van in- en uitgaande post;
• overige algemene secretariële werkzaamheden voor het Bestuursbureau van de Universitaire Bestuursdienst, zoals aanschaf van kantoorartikelen, facturatie, toegang verlenen voor bepaalde mappen of sites;
• samen met je collega managementassistenten de kwaliteit en voortgang in processen en procedures binnen het secretariaat van het College van Bestuur bewaken, eventuele problemen oplossen en verbeteringen doorvoeren, en elkaar vervangen bij afwezigheid.

We zoeken een collega met humor en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen die discreet en integer is en het volgende meebrengt:

• hbo-werk- en -denkniveau;
• ruime werkervaring in een vergelijkbare rol als MA, PA of officemanager;
• uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en in het Engels;
• affiniteit en ervaring met digitalisering van werkprocessen, en je bent zeer bedreven met MS Office en Teams;
• een zelfstandige werkhouding en goede teamwerk vaardigheden;
• een oplossingsgerichte, stressbestendige en flexibele werkhouding.

We bieden:

• een interessante functie in het bestuurlijke hart van de Universiteit Utrecht, als onderdeel van een hecht en betrokken team;
• volop mogelijkheden om je te ontwikkelen in het programma LOS (Leren, Ontwikkelen, Samenwerken);
• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.072,- tot maximaal € 4.103,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het bestuursbureau dat de directe ondersteuning levert aan het College van Bestuur en de medezeggenschap. Het bestuurssecretariaat verzorgt secretariële, logistieke en coördinerende taken voor het College van Bestuur, de Raad van Toezicht, de Universiteitsraad, het Lokaal Overleg en andere organen op universitair niveau. Binnen het bestuurssecretariaat zijn de management assistenten van de drie leden van het College van Bestuur en de Universiteitssecretaris ondergebracht. De leidinggevende van het bestuurssecretariaat is Els Noorda.