Het Facility Services office (afdeling University Services and School Managementsupport) is op zoek naar een Management / Office-Assistent voor het faculteitsbestuur van Tilburg Law School.

Als Management / Office-Assistent van het bestuur van de faculteit ben je een steunpilaar voor de directeur bedrijfsvoering en vice-decanen. Je levert zowel secretariële als organisatorische ondersteuning in de vorm van o.a.: 

• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor de directeur bedrijfsvoering en vice-decanen;
• Complex agendabeheer van de bestuursleden; 
• Het voeren van correspondentie (voornamelijk per e-mail) en het beheer van de functionele mailbox;
• Het organiseren en notuleren van diverse bestuurs- en raadsvergaderingen; 
• Het verrichten van diverse administratieve werkzaamheden; 
• Het plaatsen van diverse bestellingen zoals catering en attenties; 
• Het boeken van reizen;
• Archivering. 

Als spin in het web ondersteun je de faculteit daarnaast ook bij actuele projecten zoals bijvoorbeeld de geplande (interne) verhuizing in 2024 / 2025. 

Naast je reguliere takenpakket maak je onderdeel uit van het BHV-team en fungeer je als beeldschermconsulent. Uiteraard zorgt Tilburg University dat jij de benodigde trainingen krijgt zodat jij deze taken (zelfstandig) uit kunt voeren. 

Jouw kwalificaties 
Wij zijn op zoek naar een ervaren, zelfstandige en communicatief vaardige Management / Office-Assistent die accuraat te werk gaat en beschikt over de nodige bestuurlijke sensitiviteit. Daarnaast treed je je omgeving met een open houding tegemoet en heb je affiniteit met communicatie. Je hebt ten minste een vooropleiding op MBO-niveau (bij voorkeur in secretariële richting) en je mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands zijn uitstekend. 
Tilburg University is een internationale universiteit, stevig verankerd in de regio en daarom tweetalig. Van onze medewerkers verwachten we dat zij voldoen aan het taalniveau passend bij de functie. Voor Management / Office-Assistent is goede schrijf- en luistervaardigheid in het Engels dan ook vereist. 
Vanzelfsprekend is je kennis van de verschillende Microsoft Office programma’s (waaronder Microsoft Teams) helemaal up to date.

Jouw talenten

• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan, en beschikt over goede zelfkennis.  
• Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving. Tijdens ziekte en vakantie neem je ook de werkzaamheden van je directe collega(’s) over.
• Je bent flexibel: Jouw werkdagen zijn bij een deeltijdfunctie in overleg in te vullen, je bent in ieder geval beschikbaar op woensdag. 

Het betreft een functie voor 0.6 / 0.7 fte van de volledige werktijd. 

Het salaris bedraagt minimaal €2.693 en maximaal €3.636,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Management / Office-Assistent 2 en salarisschaal 7 van de Cao Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring.  

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd.  

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar. Bij een parttime dienstverband is dit naar rato.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

Tilburg University | University Services

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Services