Werk jij graag in een internationale en academische omgeving? Word jij enthousiast als je de onderwijsorganisatie mag ondersteunen in de uitvoering? Wil jij waardevolle werkervaring opdoen en ook (indirect) een bijdrage leveren aan het onderwijs? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Vind je het leuk om in een interdisciplinaire omgeving te werken en wil je werken voor verschillende onderwijsprogramma’s? Het Education Service Centre is op zoek naar een ambitieuze management assistent. Je komt te werken in het team Education Service Center en bedrijfsvoering Onderwijs.

Wat ga je doen?
De werkzaamheden bestaan voornamelijk uit:

• HR-taken: invoeren en proces bewaken van aanstellingen/mutaties/verlengingen;
• Financiele taken: controle van inkomende facturen en declaraties, het opstellen van facturen en overboekingsverzoeken;
• Beheer van databestanden: het verwerken van vakkenlijsten, overzichten medewerkers en gesprekscycli, het reserveren van zalen of buitenlocaties en de logistiek rondom evenementen;
• Daarnaast ben je back-up voor collega’s van het secretariaat en verricht je algemene secretariële- en organisatorische werkzaamheden waaronder post- en telefoonafhandeling, het verzorgen van correspondentie, notuleren en agendabeheer, het plannen/organiseren van vergaderingen of evenementen.

Dit betekent dat je onder andere:

• Een belangrijke bijdrage levert aan o.a. de personeelsregistratie en het wegwijs maken van medewerkers en gasten;
• Vragen beantwoordt en jouw collega’s helpt bij het reserveren van ruimtes, verzorgen van catering, de organisatie en notuleren van bijeenkomsten en bijhouden van voorraden;
• Het eerste controlepunt bent voor aangeleverde facturen en declaraties;
• Zelfstandig de stroom van binnenkomende e-mails afhandelt en archiveert;
• De Instituutsmanager en Coördinator Bedrijfsvoering ondersteunt bij processen en werkzaamheden rondom financiën, ICT en huisvesting;
• Nauw samenwerkt met jouw collega-management assistente en elkaar helpt bij piek en afwezigheid;
• Medeverantwoordelijk bent voor deeltaken van de ICT contactpersoon, zoals uitgave en inlevering van laptops van medewerkers en beheren van mailinglijsten.

Wat neem je mee?
Je kunt goed prioriteiten stellen, voelt je betrokken en het is belangrijk dat je efficiënt en effectief kan werken. Je herkent situaties waarin pro-activiteit en snel schakelen gewenst is. Ook heb je een servicegerichte -en positieve instelling. Je herkent jezelf in onderstaande punten:

• Minimaal een afgeronde Mbo-opleiding;
• Goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• Enige werkervaring op het gebied van personeelsbeheer en/of financieel beheer;
• Prioriteiten kunnen stellen;
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken;
• Een collegiale en dienstverlenende instelling;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Ervaring met verschillende softwareprogramma’s zoals MS Office en Microsoft Teams.

Ons aanbod
We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 23-30 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zo snel mogelijk. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. De werktijden zijn flexibel en je kan de uren ook over 5 dagen verdelen.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 2.693 tot € 3.636 (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Management Assistent is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• Verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;
• Verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschap voor de wetenschappelijke staf;
• Verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• De mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Over ons
De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 PhDs, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Het Education Service Centre (ESC) van de FNWI is verantwoordelijk voor de organisatie, logistiek en administratie van het onderwijs en een deel van de studentbegeleiding. Wij ondersteunen daarmee de docenten en onderzoekers van de onderzoeksinstituten die samen de negen bacheloropleidingen en vijftien masteropleidingen van de FNWI verzorgen. Het ESC bestaat uit zeven afdelingen, te weten een afdeling Onderwijsadministratie en Servicedesk, een afdeling Opleidingsondersteuning, een afdeling Studieadvies, een projectteam Onderwijskwaliteit, een team ICT, een Stafdienst en het Teaching & Learning Centre (TLC).

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Vragen?
Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:

• Steffanie Igel, Instituutsmanager Onderwijs
• s.igel@uva.nl
• T: +31 0205255453

Sollicitatie
Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in een .pdf bestand voor 19 mei 2024. Wij werven tot een geschikte kandidaat is gevonden.

• Een CV met weergave in maanden (niet alleen jaren) met betrekking tot opleiding en ervaring;
• Motivatiebrief.

De UvA is op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen verplicht om voor niet-wetenschappelijke functies binnen de EU te werven. Behoor je niet tot één van de EU landen (inclusief Noorwegen en Zwitserland) dan heeft het geen zin om te solliciteren. Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.