Jij vindt het leuk om collega’s te helpen en hebt er geen moeite mee om snel te schakelen van het ene verzoek naar het volgende. Met jouw energie en inzet zorg je er samen met je collega’s van het secretariaat voor dat alles op rolletjes loopt.

Functieomschrijving
Jij zorgt er met jouw bijdrage voor dat het dagelijkse reilen en zeilen van de vakgroep effectief en efficiënt verloopt. Hierin heb je een uitvoerende rol. Je hebt dan ook een breed en gevarieerd takenpakket dat onder andere bestaat uit:

• Voeren van agendabeheer voor hoogleraren en het inplannen van complexe vergaderingen en bijeenkomsten;
• Het organiseren, voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen en het bewaken van de uitvoering van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Post, correspondentie en archivering;
• Het administratief verwerken van declaraties;
• Bewaken en uitvoeren van de processen bij medewerkers die in dienst komen of uit dienst treden;
• Coördinatie en organisatie van bijeenkomsten of evenementen en bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen en beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen alsook een adequate en tijdige afhandeling daarvan.

Functie-eisen
Je herkent prioriteiten, kunt schakelen tussen verschillende bezigheden zonder het overzicht te verliezen, je bent vrolijk, gastvrij en flexibel en je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken en je beschikt over een groot leervermogen. Daarnaast:

• Heb je minimaal MBO+ werk- en denkniveau;
• Heb je uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Heb je ervaring met MS Office en kun je makkelijk andere (administratieve) systemen aanleren;
• Ben je in staat prioriteiten te stellen en taken tijdig af te ronden;
• Ben je betrouwbaar, discreet, flexibel en accuraat;
• Ben je servicegericht;
• Is ervaring binnen een dynamische en complexe omgeving zoals de universiteit een pré;
• Ben je beschikbaar op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag.

Wat biedt de UM?
Als Management Assistent bij Faculty of Health, Medicine and Life Sciences kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 6 of 7 conform UFO-profiel Management/Office-assistent met bijbehorende salarisinschaling op basis van opleiding en ervaring tussen € 2.618,00 en € 3.636,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0,8 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier.

Universiteit Maastricht
Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Voor meer informatie over de UM klik hier.

Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML)
In de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) draait alles om gezond leven. Ons onderzoek en onderwijs is niet alleen gericht op herstel maar focust sterk op preventie, gezondheidsbehoud en gezondheidsbevordering. We zijn erop uit om met onze kennis en kunde daadwerkelijk te kunnen zorgen voor gezonde levens van individuele mensen én de maatschappij als geheel. In onderwijs, onderzoek en zorg is de FHML sterk verbonden met het academisch ziekenhuis Maastricht waarmee ze samen het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+) vormt.

De FHML wordt gevormd door een (inter)nationale community medewerkers en studenten en is de grootste faculteit van Maastricht University. De faculteit biedt een breed palet aan Nederlands- en Engelstalige bachelor- en masteropleidingen in vernieuwende onderwijsconcepten waarin de nadruk altijd ligt op het bouwen van bruggen naar de praktijk.

Het multidisciplinaire onderzoek van de FHML richt zich op een aantal zorgvuldig gekozen actuele thema’s. Naast onderzoek dat is gericht op het verkrijgen van nieuwe inzichten gaat het ook om onderzoek waarvan de resultaten direct vertaald kunnen worden naar concrete toepassingen en innovaties. De uitvoering van de verschillende onderzoeksprogramma's is georganiseerd in onze zes graduate schools en twee instituten.

Vakgroep Health Services Research
Je gaat aan de slag bij de vakgroep Health Services Research. Bij de vakgroep werken ongeveer 100 interne en 110 externe medewerkers die zich bezighouden met wetenschappelijk onderzoek en het opleiden van studenten: https://www.maastrichtuniversity.nl/research/health-services-research

Nieuwsgierig?
Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Brigitte Caenen via 088-3887597 of b.caenen@maastrichtuniversity.nl voor meer informatie.

Solliciteren?
Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Mangement Assistent? Solliciteer dan nu, uiterlijk 11 augustus 2024, op deze functie.
De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op 20 augustus 2024. De tweede gesprekken worden gehouden op 3 september 2024.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.