Voor het secretariaat van het Centrum voor Studie en Documentatie van Latijns Amerika (CEDLA) van afdeling Geschiedenis, Europese studies, Religiewetenschappen en CEDLA (GER) van de Faculteit der Geesteswetenschappen, zoeken we een enthousiaste management assistent.

Als management assistent speel je een centrale rol in de CEDLA community en maak je deel uit van een internationaal team van wetenschappers, docenten, studenten en ondersteunende staf gericht op de bestudering van Latijns Amerika. De functie is in een zeer internationaal gerichte omgeving waar naast Nederlands vooral veel Engels maar ook Spaans en Portugees gesproken wordt. Het CEDLA bevindt zich op een mooie locatie midden in Amsterdam. Zie ook: https://www.cedla.nl/

Je maakt deel uit van een kundig en collegiaal team management assistenten van de afdeling GER.

Wat ga je doen?
Je bent het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers binnen de organisatie en voor contacten van buiten. Zo ondersteun je de directeur en de collega’s en treed je op als gastvrouw/-heer voor bezoekers. Je verricht algemene secretariële en administratieve taken in samenwerking met de medewerker Onderwijszaken en de webmaster van CEDLA en maakt deel uit van het managementassistententeam van afdeling GER.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Zelfstandig uitvoeren van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden (denk aan: behandeling inkomende e-mail, post en telefoon, het boeken van zalen en catering, het aanschaffen van kantoorartikelen en meubilair, postzaken, etc.);
• fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers;
• verzorgen van het relatiebeheer voor het expertisecentrum (correspondentie, onderhouden van het adressenbestand);
• ondersteunen van management door verzamelen van informatie en opstellen van (concept)stukken, zoals jaarverslagen en input of uitwerken van memo’s;
• het organiseren en inhoudelijk notuleren van vergaderingen en werk- en trainingsbijeenkomsten voor het CEDLA en de beurzenstichting;
• verantwoordelijk voor voorbereiden en begeleiden van evenementen (seminars, lezingen e.d.), regelen van accommodatie en tickets voor internationale gasten, informeren van PR kanalen;
• ICT-contactpersoon (bestellen software/hardware, collega’s helpen met ICT gerelateerde vragen);
• ondersteuning bij sollicitaties;
• gebouw- en werkplekbeheer (interne verhuizingen).
• het organiseren van de cyclus van jaargesprekken inclusief bewaking van archivering van verslagen van jaar- en beoordelingsgesprekken;
• het ondersteunen van hoofd en assistent bedrijfsvoering bij personeelswerk en/of financiën, zoals het opstellen van aanmeldings- en mutatieformulieren of het verzamelen van gegevens voor financiële overzichten en begrotingen

Wat vragen we van jou?
Je bent doortastend en proactief in het oppakken van zaken en verplaatst je in de positie en de behoefte van degene die jij ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen. Jouw plannings- en organisatievermogen is ijzersterk, en je kunt indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en bent goed in staat om samen te werken met collega’s met diverse achtergronden en vaardigheden.

Jouw ervaring en profiel:

• een hbo werk- en denkniveau;
• ervaring in een soortgelijke functie is een pre;
• aantoonbaar ICT-vaardig: goede kennis van MS Office en Teams en online sollicitatietools en in staat deze slim toe te passen in eigen en andermans werkzaamheden;
• accuraat en planmatig kunnen werken, zowel zelfstandig als in teamverband; consciëntieuze werkhouding;
• goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en discreet kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie;
• dienstverlenende instelling, sociaal en communicatief sterk;
• uitstekende beheersing van Nederlands en Engels en minimaal basiskennis Spaans.

Wat bieden we jou?
We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang zsm. Het dienstverband is voor 24 uur per week.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 2.693 tot € 3.636 bruto per maand, op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Over ons
De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Vragen?
Voor vragen over de functie of afdeling kun je tijdens kantooruren contact opnemen met het secretariaat CEDLA: ced-sec1@uva.nl.

Sollicitatie
Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. Je kunt tot en met 25 augustus via onderstaande link online solliciteren. Je brief en cv ontvangen we graag in 1 pdf (te uploaden in het verplichte veld ‘CV’).

De eerste ronde sollicitatiegesprekken zal plaatsvinden op 30 augustus 2024.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Wij stellen acquisitie niet op prijs.