Als Universiteitsbibliotheek (UB) ondersteunen wij de gemeenschap van de Universiteit Maastricht (UM) bij het bereiken van hun academische doelen op het gebied van onderzoek en onderwijs. Open Science is onderdeel van deze doelstellingen. Het is een internationaal initiatief dat zich richt op het transparanter en impactvoller maken van onderzoek. De UM heeft haar eigen Open Science-beleid ontwikkeld als leidraad om onderzoekers te helpen hun wetenschap opener te maken. Hiervoor werken we samen met de Open Science Community Maastricht (OSCM), die bestaat uit pleitbezorgers van Open Science verspreid over alle UM-faculteiten. Ben jij een enthousiaste en proactieve managementassistent die ons Open Science-team optimaal ondersteunt om deze belofte waar te maken? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Functieomschrijving
Als managementassistent binnen het Open Science-team van de UB krijg je een veelzijdige, afwisselende baan met diverse administratieve, organisatorische en planningstaken binnen een inspirerende internationale organisatie. Een baan die perfect bij je past als je enerzijds zeer servicegericht bent, maar ook beschikt over een gezonde dosis ondernemerschap en doorzettingsvermogen. Met jouw werk als managementassistent draag je bij aan het goed functioneren van de organisatie door het bieden van adequate secretariële en administratieve ondersteuning en het plannen en organiseren van diverse activiteiten en evenementen voor zowel academici binnen de Open Science Community Maastricht als ondersteunend personeel binnen de UB.

Je bent verantwoordelijk voor:

• Ondersteuning van het Open Science-team door middel van proactieve en accurate administratieve en organisatorische ondersteuning;
• Opstellen en bijwerken van de planning van diverse diensten en (opleidings)activiteiten;
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten en evenementen;
• Zelfstandig opstellen en verwerken van correspondentie (e-mails, brieven, aantekeningen, rapporten);
• Het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en het afhandelen van taken die voortkomen uit genomen besluiten (incl. bewaken van deadlines en opvolgen met relevante stakeholders om op koers te blijven).

Functie-eisen
Wij zoeken jou als je proactief, goed georganiseerd, volhardend, gestructureerd en accuraat bent. Je kunt goed prioriteiten stellen en hebt een vriendelijke, stevige persoonlijkheid. Je neemt initiatief, kunt een veelheid aan verschillende taken aan en bewaakt en anticipeert goed op processen binnen het Open Science-team. Je bent flexibel, werkt graag zelfstandig, maar werkt ook graag samen. Daarnaast ben je in staat om dingen snel te leren en op te pakken, beschik je over een goed gevoel voor gastvrijheid, gevoel voor humor en het vermogen om zaken te relativeren. Omdat de Open Science-beweging en de UB erg dynamisch zijn, zijn wij op zoek naar een bouwer. Iemand die processen overziet, verbetert en het Open Science-team helpt mee te innoveren met de organisatie en (inter)nationale ontwikkelingen.

Verder heb je:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau met een administratieve/organisatorische achtergrond.
• Relevante werkervaring in een soortgelijke functie.
• Affiniteit met wetenschappelijk onderzoek, bij voorkeur ook met de Open Science-beweging (zie https://www.maastrichtuniversity.nl/research/open-science).
• Uitstekende beheersing van MS Office-applicaties zoals Outlook, Word, Excel, Powerpoint.
• Ervaring of affiniteit met websitebeheer.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat biedt de UM?
Als managementassistent in het Open Science-team van de Universiteitsbibliotheek kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 7 conform UFO-profiel Management-/Office assistent, functieniveau 2 met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €2693,00 en €3636,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0.6 FTE (22,8 uur). Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier.

Universiteit Maastricht
Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Voor meer informatie over de UM klik hier.

Universiteitsbibliotheek
Supporting your academic goals, daar staan we als Universiteitsbibliotheek voor. We staan nauw in verbinding met de academische wereld en zijn binnen deze community cruciaal voor student, docent en onderzoeker in de digitale transitie. We dragen bij aan het UM Open Science beleid, dé beweging die de impact van de wetenschap nog meer vergroot, door onze service te richten op het openstellen en transparant maken van wetenschappelijke informatie. De UB is ook zelf volop in ontwikkeling en dit biedt onze professionals alle ruimte om hun ondernemerschap te tonen en mee te groeien. Dit doen we met een zeer gedreven en heel collegiaal team waarbij aandacht is voor ieders wellbeing. Kom jij deel uitmaken van dit team?

Wil je eerst meer weten over de dienstverlening van de UB, bekijk dan onze video. Of neem een kijkje op de website en ontdek onze informatie- en dienstverlening.

Nieuwsgierig?
Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Mariëlle Prevoo via marielle.prevoo@maastrichtuniversity.nl voor meer informatie.

Solliciteren?
Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe managementassistent voor het Open Science team? Solliciteer dan nu, uiterlijk 5 augustus 2024, op deze functie.
Voeg aan je sollicitatie een CV, motivatiebrief toe.

De eerste sollicitatiegesprekken vinden bij voorkeur plaats op 20 augustus. De tweede gesprekken worden bij voorkeur gehouden op 29 augustus.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.