FUNCTIEOMSCHRIJVING

In deze functie ben je, in samenwerking met je collega's van het team Evenementen, verantwoordelijk voor de succesvolle voorbereiding, uitvoering en evaluatie van corporate en UM-brede evenementen die bijdragen aan de strategische doelen en doelstellingen van Universiteit Maastricht (UM) en de faculteiten op het gebied van Marketing & Communicatie (M&C). Voorbeelden van (grootschalige) evenementen die dit team jaarlijks organiseert zijn Bachelor-en Master Open Dagen, de Opening Academisch Jaar Ceremonie, de Dies Natalis Ceremonie en de UM Nieuwjaarsreceptie. Daarnaast is Team Evenementen verantwoordelijk voor de organisatie van verschillende adhoc evenementen voor het College van Bestuur (CvB) zoals bijvoorbeeld het afscheid van een CvB lid en een personeelsfeest.

Als evenementen coördinator werk je intensief samen interne relaties zoals je collega’s van het team Evenementen, collega’s van de overige M&C afdelingen, Facility Services en met evenementen coördinatoren die in de faculteiten werkzaam zijn. Daarnaast ben je betrokken bij het opbouwen en onderhouden van relaties met externe partners zoals cateraars, AV bedrijven en evenementenlocaties.

Je rapporteert aan de Evenementenmanager.

Je verantwoordelijkheden:

• Het organiseren, uitvoeren en opvolgen van corporate en UM-brede evenementen, zowel in huis als elders.
• Het evalueren van corporate en UM-brede evenementen aan de hand van kwantitatieve en kwalitatieve methodes en het doen van verbeter voorstellen.
• Belast met de functionele supervisie van alle medewerkers die evenementen ondersteunen (leden van het student ambassadeurs team, student-assistenten en stagiairs) en regelt de werkzaamheden van ingehuurde medewerkers.
• Contact onderhouden met redacteur over communicatie (zowel intern als extern) ter promotie van evenementen.
• Management van Open Dag registratie platform
• Actief lid van UM-breed evenemententeam.
• Het bewaken van het evenementen budget.
• Aanwezig zijn op de dag van het evenement om toezicht te houden op de situatie en voor het oplossen van eventuele problemen (ook op enkele zaterdagen en avonden).
• Het actief onderhouden van een extern netwerk om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen en mogelijkheden op het gebied van evenementenorganisatie.

De functie is onderdeel van de afdeling Marketing & Communicatie, die zich samen met de collega’s in de faculteiten inzet voor de positionering van de Universiteit Maastricht, de communicatie met studenten, medewerkers en partners en de werving van nieuwe studenten. De afdeling bestaat zes teams, te weten: digitale innovatie, evenementen, interne communicatie, marketing & studentenwerving, redactie en woordvoering & mediarelaties. Deze functie valt binnen het team Evenementen, dat uit 5 personen bestaat.

FUNCTIE-EISEN
De ideale kandidaat heeft:

• Een afgeronde relevante HBO opleiding
• Minimaal twee jaar relevante werkervaring in de congres- en/of (zakelijke) evenementenbranche.
• Affiniteit met online eventmanagement en online tools.
• Een hands-on, klantgerichte en flexibele instelling.
• Een zeer goed oog voor detail en werkt gestructureerd en nauwkeurig.
• Organisatietalent: goed in plannen, stressbestending, creatief, proactief, oplossingsgericht, kan uitstekend zelfstandig én in teamverband werken.
• Geen ‘9 tot 5’ mentaliteit.
• Goede sociale en communicatieve vaardigheden.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal in woord en geschrift.

Wat biedt de UM?
Als Evenementen Coördinator bij de Maastricht University Office kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 8 conform UFO-profiel Management-/Office Assistent, niveau 1, met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen € 3.072,00 en € 4.103,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Startdatum: zo snel mogelijk.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0.8 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier.

Universiteit Maastricht
Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Voor meer informatie over de UM klik hier.

Maastricht University Office (MUO)
Maastricht University Office (MUO) is een netwerkorganisatie om gezamenlijke activiteiten van de UM zowel intern als naar buiten te faciliteren en te bevorderen. MUO bestaat uit 7 afdelingen en meerdere initiatieven en projecten. Zij werkt daarbij voor en nauw samen met het College van Bestuur, de faculteiten en servicecentra.

Marketing & Communicatie
De afdeling Marketing & Communicatie (M&C) zet zich in voor de positionering van de Universiteit Maastricht, de communicatie met studenten, medewerkers en partners en de werving van nieuwe studenten. De afdeling bestaat ongeveer 40-45 fte, verdeeld over zes teams.

Nieuwsgierig?
Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan vanaf 15 augustus contact op met Julienne Erckens, Event Manager, via j.erckens@maastrichtuniversity.nl voor meer informatie.

Solliciteren?
Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Evenementen Coördinator? Solliciteer dan nu, uiterlijk 4 september 2024, op deze functie.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.