De afdelingen Literatuur- en Taalwetenschap en Neerlandistiek van de Faculteit der Geesteswetenschappen zoeken een enthousiaste en ervaren Coördinator Bedrijfsvoering 4.

Midden in Amsterdam op loopafstand van de Dam, vind je in het PC Hoofthuis, de twee afdelingen Literatuur en taalwetenschappen (LTW) en Neerlandistiek (NRL), onderdeel van de Faculteit de Geesteswetenschappen. Hier wordt onder andere onderwijs gegeven en onderzoek gedaan binnen de vakgebieden van o.m. de Linguïstiek, Literary and Cultural Analysis, Nederlandse taal- en letterkunde en Taalbeheersing. Het team bedrijfsvoering ondersteunt het wetenschappelijk personeel en zorgt voor een goede facilitering van alle activiteiten binnen deze afdelingen. Het team bedrijfsvoering, bestaande uit het hoofd bedrijfsvoering en een collega coördinator bedrijfsvoering van een derde afdeling (MVTC), zoekt op de locatie van het PC Hoofthuis, versterking met het aantrekken van een nieuwe coördinator bedrijfsvoering. Je vervult in deze functie een centrale rol binnen de dagelijkse werkkring van wetenschappers, docenten, studenten en ondersteunende staf.

Wat ga je doen?
Als coördinator bedrijfsvoering draag je gezamenlijk met je collega’s zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie en uitvoering van de bedrijfsvoeringprocessen van de afdelingen LTW en NRL. Gezamenlijk is het team bedrijfsvoering de spil in een aantal processen, te weten:

• beleidsadvisering,
• personeelsmanagement,
• financieel management,
• overige facilitaire zaken op het terrein van ICT en huisvesting
• en de aansturing van de secretariaten van LTW en NRL.

De coördinator bedrijfsvoering verricht werkzaamheden binnen deze hoofdtaken met grote mate van zelfstandigheid onder directe verantwoordelijkheid van het hoofd bedrijfsvoering van de afdelingen LTW, NRL en MVTC.

Taken en verantwoordelijkheden:
Als onderdeel van het team bedrijfsvoering PC Hoofthuis:

• bekleed je een centrale functie binnen de twee afdelingen. Je beantwoordt alle voorkomende vragen op het vlak van de bedrijfsvoering en verwijst medewerkers door;
• speel je een centrale rol in het personeelsmanagement: je coördineert de jaargesprekkencyclus van de twee afdelingen, je ondersteunt de werving- en selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel;
• begeleid je de nieuwe medewerkers lopende het sollicitatieproces, tijdens het opmaken van het contract, en heet hen welkom, informeert en maakt medewerkers wegwijs binnen de organisatie;
• denkt mee over de huisvesting bij het ondersteunen van de individuele werkplek en het regelen van faciliteiten voor de medewerker. Zodat deze zich op de werkplek welkom voelt bij de UvA;
• controleer je af- en bijschrijvingen op de budgetten van de afdelingen, stel je financiële overzichten op voor de budgethouders, voer je doorbelasting van personele inzet uit en geef je instructies over financiën aan het wetenschappelijk personeel;
• ben je ICT contactpersoon van de afdelingen en vertegenwoordig je de afdelingen in het facultaire overleg;
• coördineert de taken van het secretariaat van de afdeling Neerlandistiek en voert regelmatig werkoverleg, onder eindverantwoordelijkheid van het hoofd bedrijfsvoering;
• neem je deel aan diverse overleggen en vergaderingen (waaronder indien gevraagd als notulist)
• signaleer je knelpunten en doet verbetervoorstellen ten aanzien van bedrijfsvoeringsprocessen.
• neem je graag als Ploegleider BHV het voortouw voor onze gebouwen, liefst met enige BHV-ervaring.

Wat vragen we van jou?
Je bent stressbestendig, doortastend en proactief in het oppakken van het brede scala aan werkzaamheden. Je bent heel goed in staat de juiste prioriteiten te stellen. Jouw plannings- en organisatievermogen is uitstekend, en je kunt indien nodig improviseren. Je hebt oog voor de diverse belangen binnen de organisatie en bent gericht op een goede samenwerking met collega’s met diverse achtergronden en vaardigheden.

Jouw ervaring en profiel:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Affiniteit en ervaring met de gevraagde werkzaamheden;
• Enkele jaren ervaring met personeels- en financiële systemen;
• Algemene kennis van ICT en gedegen kennis van het Microsoft pakket;
• Zelfstandig en proactief kunnen werken én goed samenwerken in teamverband;
• Sterk plannings- en organisatievermogen;
• Dienstverlenende instelling, communicatief sterk en met overtuigingskracht;
• Organisatiesensitief; goed in het bewaren van vertrouwelijkheid;
• Stressbestendig en een sterk ontwikkeld relativeringsvermogen;
• Uitstekend in het stellen van prioriteren en tijd bewaken;
• Goede beheersing van het Nederlands en Engels.

Ervaring met een universitaire organisatie en/of met bedrijfssystemen als SAP, evenals een gevorderde ICT-kennis vormen voor deze functie een pré.

Wat bieden we jou?
We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 november 2024. Bij gebleken geschiktheid wordt het contract hierna omgezet in een vaste dienstverband. Het dienstverband is voor 30,4 uur per week.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3.502 tot € 4.812 bruto per maand, op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. Op deze functie is het VSNU UFO-profiel Coördinator bedrijfsvoering 4 van toepassing. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Over ons
De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Vragen?
Voor vragen over de functie of de afdelingen kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:

• Bé Bernini, hoofd bedrijfsvoering LTW, NRL en MVTC, b.f.bernini@uva.nl

Sollicitatie
Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link tot 2 september 2024 online solliciteren. Je brief en cv ontvangen we graag in 1 pdf (te uploaden in het verplichte veld ‘CV’).

De eerste ronde sollicitatiegesprekken zal plaatsvinden in de eerste weken van september 2024.

Uitsluitend reacties die in het Nederlands zijn opgesteld worden in behandeling genomen; het sollicitatiegesprek wordt vanwege de aard van de werkzaamheden in het Nederlands gevoerd.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Wij stellen acquisitie niet op prijs.