Ambtelijk Secretaris/Teamleider Examensecretariaat Geesteswetenschappen

Vind je het leuk om administratieve en beleidsmatige taken te combineren? Voel je je prettig in een ondersteunende functie waarin je ook een sterk adviserende rol hebt en ben je niet bang voor procedures? Kun je goed plannen en coördineren, en communiceer je makkelijk en helder met veel verschillende collega’s? Dan is deze vacature iets voor jou!

Wat ga je doen?
Binnen de faculteit Geesteswetenschappen is de borging van de kwaliteit van toetsen en examens belegd bij tien examencommissies. De examencommissie bepaalt of een student aan de exameneisen voldoet en kan afstuderen, besluit over vrijstellingen, het goedkeuren van cursussen van andere universiteiten en andere verzoeken van studenten. Ook behandelt de examencommissie beroepszaken en meldingen van fraude en plagiaat.

Voor al deze taken worden de examencommissies zowel inhoudelijk als praktisch gezien goed ondersteund door de Ambtelijk Secretarissen en het Examensecretariaat.

Wij zijn nu op zoek naar een Ambtelijk Secretaris (0,7 fte) / Teamleider Examensecretariaat (0,3 fte). Voor interne kandidaten is het mogelijk te reageren op de combinatie van deze twee functies óf om te reageren op één van beide functies. Externe kandidaten kunnen reageren op de combinatie van functies of alleen op de rol van Ambtelijk Secretaris.

Als Ambtelijk Secretaris werk je in een team van vier; samenwerken staat centraal. Het takenpakket is breed en omvat onder andere de volgende werkzaamheden:

• controleren van examens;
• het voorbereiden en afhandelen van studentverzoeken aan de examencommissies, zoals verzoeken om vrijstelling en om goedkeuring van vakken van buiten de Universiteit Utrecht;
• het coördineren van fraude- en plagiaatzaken en beroepsprocedures;
• het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en het bewaken en opvolgen van actiepunten;
• ondersteunen bij het uitbrengen van het Bindend Studieadvies (BSA);
• adviseren t.a.v. Onderwijs- en Examenregeling en examenprogramma’s;
• opstellen van formats, brieven en het jaarverslag;
• bijdragen aan verbetering van processen en procedures;
• ondersteunen en adviseren van de commissieleden bij de uitvoering van kwaliteitsborging van toetsing en beoordeling;
• vraagbaak en sparringpartner zijn voor examencommissies, o.a. op het gebied van wet- en regelgeving.

Het Examensecretariaat zorgt voor de administratieve ondersteuning en de uitvoering van beslissingen van de Examencommissie/Ambtelijk Secretaris. Het betreft bijvoorbeeld de aanpassingen in het individuele studieprogramma van de student, maar ook het hele proces rondom afstuderen en de uitreikingen. Het uiteindelijke doel is om studenten een mooie UU-koker mee te kunnen geven met een diploma erin, op weg naar een mooie carrière! Op het Examensecretariaat werken 8 collega’s nauw samen.

In de rol van teamleider zijn je taken en verantwoordelijkheden:

• Je bent verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van werkzaamheden en het coachend aansturen van de medewerkers binnen het team.
• Je bevordert samenwerking in het team en je laat hierin zelf het goede voorbeeld zien.
• Je ondersteunt en ontwikkelt in samenspraak met het team visie en beleid en je vertaalt dit naar een optimale dienstverlening.
• Je coördineert, bewaakt en stuurt bij (waar nodig) in de voortgang van werkzaamheden en in de realisatie van het beleid/afdelingsplan.

• Je hebt een heldere en zorgvuldige communicatiestijl, zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Je kunt complexe zaken analyseren en je komt snel tot de kern van een zaak.
• Je bent een volwaardige gesprekspartner voor collega’s en niet bang om zelf beslissingen te nemen.
• Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Je bent oplossingsgericht en proactief.
• Je werkt zorgvuldig en gestructureerd.

Voor de rol van Ambtelijk Secretaris:

• een afgeronde academische opleiding en enkele jaren werkervaring in het hoger onderwijs;
• belangstelling voor juridische onderwerpen;
• een netwerk binnen de Universiteit Utrecht, op de hoogte zijn van wet- en regelgeving in het hoger onderwijs en ervaring met Osiris zijn een pre.

Voor de rol van Teamleider:

• Je beschikt over hbo-denk- en -werkniveau en je hebt een goede uitdrukkingsvaardigheid (mondeling en schriftelijk) in de Nederlandse en Engelse taal (B2).
• Je behartigt de belangen van het team en de individuele medewerker en je weet het team goed te positioneren in de faculteit en in de universiteit.
• Je draagt er zorg voor dat het team en de individuele medewerker optimaal kan functioneren en zich kan blijven ontwikkelen.
• In je werk en in je relatie tot je teamleden vind je vertrouwen, kwaliteit, van elkaar leren, betrokkenheid en prettig samenwerken belangrijk. Je hebt visie hoe dit binnen een team te realiseren.
• Je hebt ervaring met leidinggeven en je hebt een coachende leiderschapsstijl.
• Je bent toegankelijk, je zoekt de samenwerking en verbinding met andere teams en andere betrokkenen actief op.
• Je bent daadkrachtig en stressbestendig.
• Je kunt goed overzicht houden en je weet dit te vertalen naar planning en coördinatie van de werkzaamheden en waar nodig naar verbetering van processen.
• Je bent nauwkeurig, dienstverlenend en positief.

Wij bieden:

• een functie (70% Ambtelijk Secretaris, 30% Teamleider) voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 38 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.345,- tot maximaal € 5.278,- bij een fulltime dienstverband (schaal 10 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op maandag 7 oktober.