Het Bestuursbureau van de Universiteit Leiden, directie Strategische Communicatie en Marketing zoekt een

Chef Kabinet (0,8 fte)
Vacaturenummer 15114
De Universiteit Leiden, in 1575 opgericht, is een van Europa’s meest vooraanstaande internationale onderzoeks- en onderwijsuniversiteiten. De Chef Kabinet regisseert diverse ceremoniële / protocollaire activiteiten en ontvangsten. Het betreft een uitdagende, afwisselende functie in een organisatie met een relevante maatschappelijke missie.

De werkzaamheden

• Organisatie van de universitaire plechtigheden waaronder de opening van het academisch jaar, de jaarlijkse Cleveringa oratie, en de viering van de dies natalis;
• Regie, organisatie van bezoeken en ontvangsten van binnen- en buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders op centraal niveau;
• Adviesrol naar faculteiten, instituten en expertisecentra over protocollaire aangelegenheden;
• Coördinerende rol bij uitreiking van universitaire penningen en prijzen;
• Voorbereiding van de besluitvorming door het college van bestuur bij aanvragen van koninklijke onderscheidingen. Tevens coördinatie en begeleiding van uitreikingsplechtigheden in overleg met betrokken gemeenten;
• In overleg met Public Affairs initiëren, aansturen, uitbouwen en onderhouden van interne -en externe relaties zoals gemeenten, ministeries, ambassades en het koninklijk huis
• Begeleiden van het college van bestuur bij officiële bezoeken en ontvangsten.

Je profiel

• Voor deze uitdagende functie zoeken wij een pro-actieve, representatieve, verbindende medewerker;
• Je beschikt over een HBO/academisch werk- en denkniveau en voldoet aan de vereiste ervaring opgedaan in een vergelijkbare functie;
• Bekendheid met een bestuurlijke omgeving is een pré;
• Vanzelfsprekend ben je sociaal vaardig en schakel je moeiteloos tussen informele werkrelaties en formele richtlijnen en omgangsvormen;
• Je kunt goed organiseren, hebt een ‘can-do’ mentaliteit en bent creatief.

Adequate uitoefening van deze functie binnen een complexe en dynamische omgeving stelt vooral aan de volgende competenties hoge eisen:

• Zelfstandigheid en initiatief
• Plannen en organiseren
• Organisatie- en persoonlijke sensitiviteit
• Flexibiliteit en stressbestendigheid
• Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands en Engels

Beschrijving organisatie
De Universiteit Leiden bestaat uit zeven faculteiten en is gevestigd in Leiden en Den Haag. De universiteit als geheel wordt bestuurd door het College van Bestuur (CvB). Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en draagt zorg voor de voorbereiding van beleid en de uitvoering van besluiten. De directie Strategische Communicatie en Marketing (SC&M) is onderdeel van het Bestuursbureau. Informatie over het Bestuursbureau is te vinden op: https://organisatie.leidenuniv.nl/bestuursbureau/

De chef kabinet is werkzaam bij de afdeling Corporate Communicatie binnen de directie SC&M. Andere SC&M afdelingen zijn Alumnirelaties en Fondsenwerving, Marketing en Interne Communicatie. Aard en inhoud van de functie brengen een veelheid aan interne en externe contacten mee. Directe samenwerking is er met het evenementenbureau en de het stafbureau (verantwoordelijk voor het coördineren van de bestuursvergaderingen van het College van Bestuur, het organiseren van promoties van promovendi en het geven van juridisch advies).

Wij bieden
Een uitdagende baan met inspirerende collega’s. Je werkt in een monumentaal pand in de binnenstad van Leiden. Het betreft een functie voor de duur van één jaar, bij goed functioneren wordt dit na een jaar omgezet in een vast dienstverband. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 4.492 en maximaal € 6.148 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 11).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, minimaal 6 weken vakantieverlof, pensioen bij het ABP en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover is na te lezen op https://www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Diversiteit
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te zijn waarin alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en al hun mogelijkheden kunnen ontwikkelen. We verwelkomen diversiteit in ervaringen en perspectieven omdat zij ons onderwijs en onderzoek verrijken en versterken.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Renée Merkx, directeur SCM, r.m.m.merkx@BB.leidenuniv.nl, telefoon 071-5276131.

Meer informatie over de Universiteit Leiden en het Bestuursbureau is te vinden op: https://www.universiteitleiden.nl.

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan deze pagina. Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 30 september 2024 worden gericht aan Renée Merkx.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.