Functieomschrijving

Als bestuurssecretaris medezeggenschap maak jij onderdeel uit van de dienst Bestuurszaken (BZ) op een centrale positie binnen de VU, dichtbij het College van Bestuur (CvB). Je ondersteunt in deze functie de overleggen van het CvB met de medezeggenschap. Dat doe je door voorbereiding, realisatie en opvolging van de overleggen.

Je voert je werkzaamheden zelfstandig uit op organisatorisch, besluitvoorbereidend, en bestuurlijk gebied; zodanig dat de leden aan de overlegtafel optimaal worden ondersteund en geadviseerd in de besluitvorming. Je schakelt hiervoor zelf met de betrokken VU bestuurders, de leden van de medezeggenschap en hun ondersteuning, en afhankelijk van het dossier met de inhoudelijk betrokken VU collega’s. Je bewaakt en optimaliseert het medezeggenschapstraject binnen het bestuurlijke besluitvormingsproces.

In deze functie ben je onderdeel van het team bestuurssecretarissen, je voert werkzaamheden in afstemming met hen uit en vervangt elkaar bij afwezigheid. Daarnaast werk je veel samen met de secretarissen van de medezeggenschap en de collega’s van de afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken.

Jouw taken

• Secretaris van het CvB voor de overleggen met de medezeggenschap (Ondernemingsraad, Universitaire Studentenraad en de beide raden gezamenlijk verenigd in de Gezamenlijke Vergadering)
• Planning, voorbereiding van de overleggen voor het CvB, zoals opstellen van agenda’s en termijnagenda
• Opvolgen van acties naar aanleiding van overleggen inclusief gemaakte afspraken/besluiten en terugkoppeling geven aan betrokkenen
• Vanuit jouw rol bijdragen aan het verder optimaliseren van het medezeggenschapsproces binnen de universiteit
• Bijdragen aan het grotere geheel: Andere voorkomende werkzaamheden kunnen aan het takenpakket worden toegevoegd, zoals meewerken aan gezamenlijke opgaven binnen de afdeling Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning waar je onderdeel van uitmaakt

Functie-eisen en competenties

• WO werk- en denkniveau
• Kennis van en affiniteit met de (juridische aspecten) van bestuurlijke besluitvorming en in het bijzonder de rol van de medezeggenschap hierin
• Zorgvuldig, kan overzicht behouden en goed plannen en organiseren
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• Alerte, ondernemende en op samenwerking gerichte houding
• Integere werkhouding en in staat om met vertrouwelijke informatie om te gaan
• Werkt zowel zelfstandig als in teamverband, als spin in het web richting verschillende stakeholders

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

Een uitdagende functie binnen de VU. Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring op voltijdse basis minimaal €3.226,- (schaal 10) en maximaal €5.929,- (schaal 11) bruto per maand, CAO Nederlandse universiteiten. De functie is ingedeeld volgens doelgroep-profiel bestuurssecretaris 3. De functie staat open voor ten minste 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Bij goed functioneren behoort een vast dienstverband tot de mogelijkheden. Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• Maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling.
• Korting op (en/of exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen.
• Bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer.

Vrije Universiteit Amsterdam

Over de VU

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs, grensverleggend onderzoek en valorisatie, is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderwijs en onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren rond de 30.000 studenten en werken meer dan 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs, onderzoek en valorisatie.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en valorisatie. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Bestuurszaken (BZ)
De dienst Bestuurszaken (BZ) voert een breed pallet aan instellingsbrede taken uit en verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB), de faculteiten, de diensten en de Raad van Toezicht. De dienst werkt daarnaast nauw samen met de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie.

Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning (BBO)
De afdeling BBO is verantwoordelijk voor strategische- en beleidsadviezen aan het CvB, faculteiten en diensten, en de ondersteuning van bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Binnen BBO werken beleidsadviseurs, programmamanagers en bestuurssecretarissen. Allen zijn op dossierniveau werkzaam in de domeinen onderzoek, valorisatie, instellingsstrategie, externe betrekkingen (‘public affairs’), strategische samenwerkingen, bedrijfsvoering, wetenschappelijke integriteit en kennisveiligheid. Bij BBO werken circa 21 professionals vanuit hun specifieke expertise, van waaruit zij zelfstandig werken voor het CvB, de faculteiten én de diensten.