Met ingang van 5 januari 2025 zoeken wij een nieuwe management assistent. Je biedt de (5) leden van het management team organisatorische en administratieve ondersteuning en samen met je (3) collega’s vorm je een professioneel team dat makkelijk werkzaamheden van elkaar overneemt en elkaar tijdens afwezigheid vervangt. Het secretariaat is onder andere (mede)verantwoordelijk voor:

• agendabeheer;
• algemene organisatorische werkzaamheden zoals post- en telefoonafhandeling en het verzorgen van correspondentie;
• ondersteuning diverse administratieve processen, zoals bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers, het registreren van promovendi, het bijhouden van het medewerkersoverzicht op de website;
• ondersteuning van sollicitatieprocedures, o.a. uitnodigingen en afhandelen van afschrijvingen;
• facilitaire zaken zoals zaalreserveringen, het toewijzen van kantoorruimte, werkplekbeheer, het bestellen van kantoorartikelen, het regelen van catering;
• organisatie van afdelingsevenementen;
• het boeken van dienstreizen en het coördineren van visumaanvragen;
• vraagbaak voor medewerkers: informatieverstrekking en indien nodig verder doorverwijzen binnen de organisatie.

• je hebt hbo werk- en denkniveau; minimaal een havo-/vwo diploma, aangevuld met een gerichte management ondersteunende opleiding of ervaring in een soortgelijke functie;
• je hebt minimaal 2 jaar management ondersteunende werkervaring;
• je hebt talent voor het werken met verschillende computerprogramma’s waaronder Microsoft Office;
• je beschikt over goede kennis en beheersing van de Engelse en Nederlandse taal in woord en geschrift, i.v.m. het internationale karakter van het Instituut;
• je houdt van werken in een dynamische omgeving, je hebt een dienstverlenende instelling en goede contactuele eigenschappen;
• je houdt van werken in teamverband, maar kunt ook zelfstandig werken.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 2.870,00 (Schaal 7) en maximaal € 3.771,00 (Schaal 7) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 4. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens en maximaal 0,5 fte (20 uur per week). Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Daarna is er uitzicht op een vast contract.
• Je kunt bij je start kiezen of je wil werken conform werkrooster a of b: a) maandag (8 uur), dinsdag (8 uur) en donderdag of vrijdag een halve dag (4 uur), of b) dinsdag (8 uur), vrijdag (8 uur) en maandag of donderdag een halve dag (4 uur). Eén van de 2 roosters wordt je vaste rooster. Een ander werkrooster dan deze 2 opties behoort niet tot de mogelijkheden.
• Omdat voor deze functie aanwezigheid op de werkvloer belangrijk is, is gedeeltelijk thuis werken helaas niet mogelijk.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• kinderdagverblijf aanwezig op VU campus
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

Vrije Universiteit Amsterdam

Athena Instituut
Het Athena Instituut pakt complexe maatschappelijke problemen aan, zoals klimaatverandering, gezondheidsongelijkheid en sociale onrechtvaardigheid. Dit doen we door het ontwerpen, faciliteren en analyseren van multistakeholderprocessen. Samen met alle betrokken actoren onderzoeken we hoe we systeemverandering in gang kunnen zetten.

Welkom bij de Faculteit der Bètawetenschappen
Bij de Faculteit der Bètawetenschappen van de Vrije Universiteit Amsterdam werken wetenschappers en studenten aan complexe maatschappelijke vraagstukken voor een duurzame en gezonde toekomst. Van bosbranden tot big data, van obesitas tot ondervoeding en van molecuul tot de maan: we richten ons op de volle breedte van de bètawetenschappen. Ons onderwijs en onderzoek is sterk experimenteel technisch, computationeel en interdisciplinair van aard.

We werken vanuit een waardengedreven, interdisciplinaire benadering aan nieuwe oplossingen. Door onderzoek, door valorisatie, en door het opleiden van maatschappelijk betrokken wereldburgers – die op hun beurt een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan een duurzame, gezonde toekomst.

Kom je werken bij Bètawetenschappen? Dan werk je samen met studenten, promovendi en wetenschappers bij de grootste bètafaculteit van Nederland. Je combineert een vakgerichte focus met een brede blik op de wereld. We zijn trots op ons collegiale werkklimaat dat zich kenmerkt door een gedreven en pragmatische instelling met betrokkenheid bij het grotere geheel. De faculteit telt ruim 11.000 studenten die studeren aan een van de 40 opleidingen. Er werken ruim 1.600 professionals, verdeeld over 10 wetenschappelijke afdelingen.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren.

Een kleine schrijfopdracht in het Engels kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.