Ben jij die ervaren management assistent, die gewend is om agenda’s en mailboxen te beheren? En vind je het leuk om in een internationale omgeving werkzaam te zijn, lees dan snel verder! Wij zijn per direct op zoek naar een ervaren Management/Office-assistent Faculteitsbestuur (0,8-1,0 fte)

Wat ga je doen?
Samen met je directe collega ondersteun je het Faculteitsbestuur en ben je aanspreekpunt voor zowel medewerkers, relaties als gasten van het Faculteitsbestuur en de Directeur Onderwijs. Je schakelt daarbij snel tussen de verschillende soorten werkzaamheden, vragen en houdt oog voor de verschillende stijlen en behoeftes van medewerkers. Met je kennis van systemen en processen weet je hoe je voor een optimale dienstverlening zorgt. Je hebt overzicht over de taken die voorhanden zijn, dan wel in de nabije toekomst moeten worden opgepakt. Met name het maken van afspraken doe je vlot en foutloos. Daarnaast behoren onderstaande taken tot je verantwoordelijkheid

- Het uitvoeren van secretariële en bestuurlijk-organisatorische taken.
- Het beheren van agenda’s en mailboxen, het onderhouden van (online) contact met diverse collega’s (zowel intern als extern) en het anticiperen op komende afspraken.
- Het ondersteunen bij de voorbereiding van overleggen, regelen van geschikte vergaderlocaties en het boeken van gepaste catering.
- Het notuleren bij de wekelijkse vergaderingen van het Faculteitsbestuur en incidenteel bij andere overleggen. De vergaderingen en verslaglegging vinden veelal in het Engels plaats.
- Het oplossen van onverwachte situaties en operationele vraagstukken in de ondersteuning.
- Het uitvoeren van enkele HR-gerelateerde zaken, zoals het plannen en administratief afhandelen van Resultaat & Ontwikkelingsgesprekken.

Waar ga je werken?
Als management/office assistent bij Campus Fryslân werk je voor een internationale faculteit van de RUG, gevestigd in Leeuwarden. In veel gevallen is de voertaal Engels. De Campus heeft in totaal ruim 80 medewerkers, zowel uit binnen- als buitenland. We zijn gevestigd in het prachtige gebouw De Beurs, op loopafstand van het station. Samen met zo’n 350 studenten en 40 promovendi vormen we een kleinschalige gemeenschap waar het prettig werken is.

RUG/Campus Fryslân is een van de elf faculteiten van de RUG en kent zelf verschillende afdelingen, waar de ondersteunende Professional Staff er een van is.

Wie ben jij?
Om de rol van management-/office assistent zo goed mogelijk te kunnen vervullen, moet aan een aantal functie-eisen worden voldaan, te weten

- Je hebt een secretariële opleiding op mbo+-niveau afgerond.
- Je hebt minimaal vijf jaar secretariële werkervaring, het liefst in een onderwijsorganisatie.
- Je kunt goed omgaan met MS Office en leert snel, waardoor je ook programma’s als AFAS en Corsa vlug onder de knie hebt.
- Je hebt een flexibele en proactieve instelling.
- Je bent accuraat, secuur en discreet.
- Je werkt geordend, ziet het werk liggen kunt goed plannen.
- Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken en maakt makkelijk contact.
- Je Nederlands en je Engels zijn uitstekend (minimaal B2-niveau), zowel mondeling als schriftelijk.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- Een salaris van minimaal € 2.870 en maximaal € 3.771 (conform schaal 7 cao-NU) bruto per maand bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
- Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan flexibele werktijden en een goede verlofregeling. In overleg is een thuiswerkdag mogelijk
- Een tijdelijke aanstelling voor 12 maanden, met uitzicht op een aanstelling in vast dienstverband bij goed functioneren.

Piet Bouma, directeur bedrijfsvoering RUG/Campus Fryslân
p.bouma@rug.nl