Sta jij voor kwalitatief goede managementondersteuning? Sta je stevig in je schoenen en is 'verbinden' jouw tweede natuur? Dan ben jij diegene die we zoeken!

Jij geeft leiding aan ongeveer 20 management-/office-assistenten van diverse secretariaten binnen de Universitaire Bestuursdienst. Jij zorgt ervoor dat het soepel verloopt, de dienstverlening aansluit en lost knelpunten op waar nodig. Je bent een ervaren professional die vakkennis combineert met het motiveren en inspireren van teams.

Wat ga je doen?
Als afdelingshoofd secretariaten van de Universitaire Bestuursdienst ben je de verbinder die faciliteert een optimale samenwerking en soepele processen binnen je team en met de directies. Jij zorgt ervoor dat het team optimaal hun werk kan doen en maakt duidelijke afspraken over de behoefte aan dienstverlening voor elk secretariaat. Met een coachende stijl weet je anderen te motiveren en te begeleiden, maar je neemt de leiding wanneer de situatie daarom vraagt.

Hieronder een overzicht van je belangrijkste taken:

• leidinggeven aan en coachen van ongeveer 20 management- en office-assistenten;
• afspraken maken met je teamleden over werktijden, verlof en taken binnen het team;
• zorgen voor de scholing en professionele ontwikkeling van je teamleden;
• jaarlijkse beoordelingsgesprekken voeren en voorbereiden van werkoverleggen;
• wervingen begeleiden en contact onderhouden met hr, re-integratiedeskundigen en bedrijfsmaatschappelijk werk;
• regelmatig overleggen met belanghebbenden om de kwaliteit van de dienstverlening te toetsen en eventuele knelpunten op te lossen.

Je hebt oog voor de eigenheid van het werk op de verschillende secretariaten. Je kent je teamleden goed, hierdoor weet je wat hen bezighoudt, uitdaagt of dwarszit.

Je werkt nauw samen met Marloes, jouw collega-afdelingshoofd. Samen verzorgen jullie de aansturing van de secretariaten in de verschillende directies en vervangen elkaar bij afwezigheid. Je leidinggevende is Christelle, manager van het Cluster Staf Bedrijfsvoering van de Directie Campus & Facility. Bij ons vind je dynamiek en uitdaging, tijd om te sparren en ook plezier te hebben in de hectiek.

• Je hebt een afgeronde opleiding op hbo-niveau.
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring als leidinggevende.
• Je weet wat het werk van een management/office-assistent inhoudt, bijvoorbeeld omdat je zelf als management-/office-assistent hebt gewerkt of ervaring hebt met leidinggeven aan secretariële teams.
• Je weet als geen ander te balanceren tussen de belangen van jouw medewerkers, de afdelingen waar zij werken en de directies.
• Je bent organisatiesensitief, stressbestendig, flexibel en je beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden.

Wij bieden:

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.345,- tot maximaal € 5.278,- bij een fulltime dienstverband (schaal 10 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Neem voor meer informatie contact op met Christelle Pater manager van het Cluster Staf Bedrijfsvoering via c.a.g.pater@uu.nl of (06) 28151885.

Wil je informeel eens contact hebben met Marloes Strijk, over de vacature? Ze vertelt je graag meer, stuur haar gerust een appje via: 06-39 194 538

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.