Benieuwd wat er allemaal gebeurt in het bestuurlijke hart van de TU Delft? Je ontdekt het als bestuursassistent. Ondersteun het CvB en bouw daarbij een indrukwekkend netwerk op.

Functieomschrijving
Wij zoeken een enthousiaste bestuursassistent om ons team te versterken. Onze huidige collega bestuursassistent gaat naar een deeltijdcontract van 3 dagen per week vanwege pensioenplannen. Ter invulling van de andere 2 werkdagen zoeken wij een nieuwe collega die 3 dagen per week wil werken. Dit zorgt voor een dag overlap met de huidige bestuursassistent, ideaal voor inwerken en overdracht. Wanneer onze huidige collega bestuursassistent met pensioen gaat is het doel dat je de functie fulltime overneemt, verdeeld over 4 of 5 werkdagen per week. 

Jouw hoofdtaak?
Het ondersteunen van de Rector Magnificus/Voorzitter van het College van Bestuur van de universiteit in een dynamische en uitdagende omgeving. Als bestuursassistent werk je met vier collega’s samen op het bestuurssecretariaat en zal je ondersteuning bieden aan bestuurssecretarissen. Flexibiliteit, integriteit en collegialiteit zijn hierbij essentiee.

Wat ga je doen?

• Complex agendabeheer, afhandelen van telefoon- en e-mail-verkeer, evenals bijhouden van informatiestroom uit andere kanalen.
• Het organiseren van binnenlandse en buitenlandse reizen.
• Ontvangst van gasten en diverse secretariële en organisatorische werkzaamheden.
• Dagelijks contact om de belangrijkste zaken te bespreken en werk uit handen te nemen waar mogelijk.
• Je vervult een belangrijke rol als intermediair tussen de Rector Magnificus/Voorzitter, de TU-organisatie en externe partijen.

Zie je zelf kansen om zaken efficiënter te maken? Neem dan gerust het initiatief!  

Functie-eisen
Je hebt minimaal een HBO werk- en denkniveau, aangevuld met een secretaresseopleiding, en daarnaast ten minste 5 jaren relevante ervaring, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving. Ook beschik je over een professionele houding en straal je dit uit in werkwijze en contacten met anderen. Samen met de vier directe collega’s zorg je voor continuïteit op het secretariaat. Discretie, integriteit en het nemen van verantwoordelijkheid zijn kernwaarden. Geen ‘9 tot 5’ mentaliteit. De Bestuursassistent heeft uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden; is klantvriendelijk en servicegericht; behoudt ook onder druk het overzicht; heeft een probleemoplossende houding; is zeer zelfstandig en houdt van aanpakken. De Bestuursassistent is tot slot representatief, accuraat, punctueel, leergierig, collegiaal, flexibel, zelfkritisch en pro-actief. Doorzettingsvermogen en een goed gevoel voor verhoudingen zijn essentieel. Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in zowel woord als geschrift is onontbeerlijk.

TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst – Bestuursbureau
Het Bestuursbureau functioneert in de kern van het beleidsmatige en bestuurlijke netwerk van de universiteit en ondersteunt het College van Bestuur bij de coördinatie van besluitvormingsprocessen op instellingsniveau. Het Bestuursbureau bundelt daarmee activiteiten en functies die zijn gericht op het leveren van de operationele en strategische ondersteuning bij het realiseren van bestuurlijke besluitvorming, inclusief medezeggenschap. Het Bestuursbureau als geheel staat onder leiding van de Secretaris van de Universiteit. Het Bestuursbureau is onderverdeeld in de secties Bestuurlijke Coördinatie, Ondersteuning Medezeggenschap, Secretariaten Bestuurlijke Samenwerking, Bestuurssecretariaat CvB, Diversity & Inclusion Office, Integrity Office en Internal Audit.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 22 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 8 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €3.186,- en een maximum van €4.255,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie
Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Dr. A.R. Groenhof via e-mail: a.r.groenhof@tudelft.nl; tel.: 015-27873615. 

Sollicitatieprocedure
Heb je interesse? Upload uiterlijk 27 november 2024 jouw motivatie en CV door gebruik te maken van het sollicitatieformulier.

• Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.