Ben jij de administratieve duizendpoot die blij wordt van het werken in systemen én het werken met mensen? Lees dan snel verder! Als Medewerker Onderwijsbureau draag je in ons team bij aan een probleemloze studietijd voor studenten en een efficiënte werkomgeving voor docenten. Tijdelijk zoeken we voor één jaar versterking van ons team.

Functie-omschrijving
Binnen het onderwijsbureau ben je medeverantwoordelijk voor het ondersteunen van de staf en de studenten op het gebied van administratief/organisatorische uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van het onderwijs dat in het Nederlands en het Engels wordt aangeboden.

Je bent eerste aanspreekpunt voor docenten van ESSB en werkt aan goede administratie voor studenten. Ook werk je nauw samen met de andere teams binnen en buiten het Faculteitsbureau die opgesteld staan voor de ondersteuning van het onderwijsproces: het front office, de studieadviseurs, het secretariaat van de examencommissie, educational systems & process optimisation, de examenadministratie en de collega’s van de centrale tentamenorganisatie. Binnen het cluster Onderwijs word je onderdeel van onze ESSBees community.

Tot jouw belangrijkste werkzaamheden behoren:

• Logistieke en administratieve ondersteuning van docenten (bv. het verstrekken van informatie voor de start van een vak);
• Maken van groepsindelingen voor het onderwijs van de bachelor of master programma’s (studenten krijgen les in interactieve, kleine groepen);
• Verzorgen van de logistieke en administratieve ondersteuning bij toetsing (bv. het inschrijven van studenten voor tentamens);
• Administreren van de studentresultaten;
• Vragen van studenten beantwoorden en hulp bieden bij administratieve uitdagingen;
• In de zomer treffen we voorbereidingen voor de start van het nieuw academisch jaar (bv. geven van informatiesessies voor nieuwe studenten in het bachelorprogramma).

Een dag als Medewerker Onderwijsbureau kan er als volgt uitzien:

• Je start in de ESSBees omgeving om te kijken of er updates zijn, bijvoorbeeld nieuw beleid, nieuwe collega’s of andere nieuwtjes.
• Dan behandel je de mails die binnenkomen, dit kunnen cijfers zijn om te verwerken in Osiris, ruilverzoeken van de studieadviseur uitvoeren in de groepsindeling of uitzoeken waarom bijvoorbeeld het vak van een student niet aftekent in het studievoortgangsoverzicht.
• Daarna zie je in de 10 weken cyclus dat de groepsindelingen voor het volgend blok gemaakt moeten worden. Inmiddels is de lijst met tutoren al aangeleverd door de tutorcoördinator en begint de puzzel rondom de groepsindeling. Het is belangrijk dat je precies en accuraat werkt omdat het niet zo kan zijn dat er een tutor voor twee groepen op hetzelfde tijdstip ingeroosterd is. Wanneer de groepsindeling klaar is, geef je de ongebruikte lokalen terug aan de roosteraars en waar nodig vraag je nog om extra faciliteiten zoals een groter lokaal. Wanneer dit klaar is kun je de groepsindeling publiceren en een bericht aan de studenten uitsturen dat de groepsindeling rond is.
• Je dag eindigt met een teamvergadering in de Procescrew waar je actief aan deelneemt om te onderzoeken hoe het cijferverwerkingsproces kan worden verbeterd in het komende academisch jaar. Ter voorbereiding daarop heb je het proces met een collega in kaart gebracht en alle uitzonderingen zodanig zichtbaar gemaakt dat het werk makkelijk overdraagbaar is.

De ESSB stelt hoge eisen aan het niveau en de kwaliteit van de onderwijsondersteuning. Wij zoeken daarom een collega die trots is op zijn/haar/diens bijdrage. Jouw voldoening haal je uit een soepel verloop van de onderwijsondersteuning en tevreden studenten en docenten.

We zijn op zoek naar een persoon met het volgende profiel:

• Je hebt een HBO werk- en denkniveau en je hebt bij voorkeur ervaring in een functie met vergelijkbare taken en verantwoordelijkheden;
• Je wordt enthousiast van onze universitaire onderwijssetting en kan jezelf gemakkelijk verplaatsen in de behoeftes van studenten en docenten;
• Je bent pro-actief en je kunt snel switchen tussen verschillende taken en doelgroepen;
• Je werkt nauwkeurig en houdt van organiseren en plannen;
• Je bent een teamplayer en hebt een klantgerichte houding naar studenten en docenten;
• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en hebt een positieve instelling.

Voor een goede uitvoering van de functie beschik je eveneens over uitstekende vaardigheden op het gebied van MS Office en bij voorkeur van Canvas en Osiris. Je hebt een goede beheersing van de Engelse taal (minimaal op B2 niveau volgens het Common European Framework), zowel in woord en geschrift (een deel van het onderwijs is internationaal en volledig in het Engels).

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is in overleg. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 2.793 en € 3.771 bruto per maand, schaal 7, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB). De functie heeft een omvang van 0,6 fte - 1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van een jaar.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus University Rotterdam

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
De Erasmus School of Social en Behavioural Sciences kent een grote diversiteit aan wetenschappelijke disciplines: bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie. Tevens het Erasmus University College, IHS, en twee onderzoeksinstituten RISBO en DRIFT zijn aan de faculteit verbonden. Deze grote variatie is ook terug te zien in onze (internationale) bachelor- en masteropleidingen en in het onderzoek. De activiteiten van de faculteit zijn altijd gericht op mens en samenleving. Onze activiteiten zijn altijd gefocust op mensen en de maatschappij. Bij ESSB staat fundamenteel, internationaal georiënteerd onderzoek hoog in het vaandel. Maatschappelijk onderzoek ten behoeve van professionals, het beleid en de samenleving maakt ook onderdeel uit van de onderzoeksactiviteiten. De faculteit biedt een stimulerend onderzoeksklimaat waar belangrijke nationale en internationale onderzoeksubsidies worden binnengehaald. Aansprekende gastonderzoekers uit binnen en buitenland werken er voor kortere of langere tijd en er werken ambitieuze promovendi. Ons onderwijs is kleinschalig en werkt met innovatieve onderwijsvormen, zoals Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Zowel de Nederlandstalige als Engelstalige opleidingen worden jaarlijks goed gewaardeerd door studenten en alumni.

De opleidingen die binnen deze wetenschapsgebieden verzorgd worden, bedienen op dit moment bijna 4000 studenten. De ESSB telt daarnaast meer dan 400 medewerkers.