Heb jij ervaring als Management/Office-Assistant en zie jij het als een uitdaging om jouw kwaliteiten tijdelijk elders in te zetten? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wij zoeken
Een Management/Office-Assistant die werkzaamheden zal verrichten voor onder andere de basiseenheden ‘Centrum voor Energy Conversion’, ‘Nuclear Energy’ en die de instituutsdirecteur gaat ondersteunen. Het is een leuke, uitdagende en veelzijdige functie. Elke dag is anders en je bent moeiteloos in staat om te schakelen tussen de werkzaamheden en vragen. Je ondersteunt op diverse terreinen zoals HR, financiën, maar ook op het gebied van administratief ondersteunende werkzaamheden.

Wat ga je doen
De Management/Office-Assistant verricht organisatorische, administratieve en secretariële taken. De werkzaamheden bestaan onder meer uit

- Organiseren en notuleren van vergaderingen en technische werkbesprekingen, voornamelijk in het Engels, voor de basiseenheden.
- Diverse zaken op HR-gebied, waaronder ondersteuning bij werving/registratie nieuwe medewerkers, overzien van administratie van ziekteverzuim en verlof, plannen van functioneringsgesprekken, urenregistraties voor projecten.
- Bijhouden van de financiën van de basiseenheden.
- Archiveringswerkzaamheden (publicaties, andere output, resultaten studenten en promovendi).
- Ondersteuning van zakelijk coördinator (door bijvoorbeeld het opstellen gastvrijheidsovereenkomsten).
- Algemene secretariële werkzaamheden (telefoon, agendabeheer, post, correspondentie, etc.).
- Faciliteren en beheren werkplekken.
- Organiseren van bijeenkomsten en events.
- Ondersteunen van reisplanning staf bijv. voor congresbezoek.
- Aanspreekpunt voor medewerkers, PhD’s en studenten voor allerhande praktische zaken.
- Ontvangen gasten en nieuwe medewerkers.
- Website beheer van de afdelingen.

Organisatie
(ESRIG) is een onderzoeksinstituut binnen de Faculteit Science and Engineering dat nationaal en internationaal vooroploopt in energie- en duurzaamheidsonderzoek. Het instituut wordt gedragen door gedreven mensen die een bijdrage willen leveren aan een duurzamere wereld. Het bestaat uit 6 groepen (basiseenheden) met in totaal ruim 140 medewerkers en wordt geleid door een directeur. Ondersteunende diensten zijn gebundeld in het instituutsbureau.

- Havo/vwo of daarmee vergelijkbare opleiding en secretariële/office management werkervaring.
- Kennis van en ruime ervaring met MS Office en de capaciteit om snel bekend te raken met andere (eigen) ondersteunende softwaresystemen die binnen de universiteit gebruikt worden.
- Veelzijdigheid, zelfstandigheid, accuratesse, organisatietalent en kunnen bewaren van overzicht.
- Werk zien en naar je toe trekken, hulpvaardigheid, servicegerichtheid en betrokkenheid bij enerzijds het werk en anderzijds de medewerkers.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlands en een goede beheersing van het Engels (taalniveau minimaal B2).
- Sociale vaardigheden, goed samenwerken en met plezier deel uitmaken van een team bestaande uit mensen met verschillende (culturele) achtergronden.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten

- Een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.844 tot maximaal € 3.420 (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd bijbehorend UFO profiel Management/Office-Assistant 3.
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen.
- Een tijdelijk contract voor de periode van 12 maanden.