Wil jij bijdragen aan internationale uitdagingen voor onze studenten? Houd jij van administratieve klussen en van faciliteren? Krijg je energie van het werken in dynamische en gezellige omgeving? Dan maken we graag kennis met jou! Wij zoeken twee nieuwe Support Officers (32-40 uur) die het team Student Life & International Mobility van de Universiteit Utrecht komen versterken.

Wat ga je doen?
Je gaat het Erasmus+ team ondersteunen met de administratie rondom de Erasmus+ beurzen, en het contact met studenten en facultaire collega’s. De volgende werkzaamheden maken onderdeel uit van het takenpakket dat je samen met de andere Support Officer uitvoert:

• Je beantwoordt e-mail: je onderhoudt veelvuldig contact met studenten en (facultaire) collega’s (in het Nederlands en in het Engels) via het mailsysteem TopDesk, en zorgt ervoor dat hun vragen tijdig beantwoord worden. Je bent hierbij vriendelijk en behulpzaam, maar let ook goed op dat de regels van de verschillende beursprogramma’s worden nageleefd.
• Je verzorgt administratieve verwerking en ondersteuning van aanmeldingen voor de Erasmus+ beurzen en de Travel Green Grant (in Osiris).
• Je controleert documenten van studenten en medewerkers voor de Erasmus+ beurzen binnen en buiten Europa en signaleert eventuele fouten en problemen. Je administreert documenten zorgvuldig.
• Je voert verschillende beursbetalingen uit.
• Je beantwoordt tijdens het spreekuur telefonische vragen van studenten over hun Erasmus+ beurs.
• Je onderhoudt contact met facultaire collega’s en verzorgt eventueel workshops over het Erasmus+ beurzenproces.
• Je draagt zorg voor een heldere communicatie op de website en in (geautomatiseerde) mailings.
• Je reflecteert op technische processen en komt proactief met voorstellen voor verbeteringen.
• Je houdt de jaarkalender en handleidingen van de voor jouw werk relevante procedures bij.

Voor deze functie zoeken wij een collega die het volgende meebrengt:

• Je hebt een hbo- of wo-diploma, of een mbo-diploma en tenminste één jaar relevante werkervaring.
• Je hebt een goede beheersing van de MS Office programma's Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Kennis van Osiris en/of web-editing (Drupal CMS) is een pre.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. Je spreekt en schrijft verzorgd en secuur, en je weet daarbij de juiste toon te vinden – zowel in het Nederlands als in het Engels (beide minimaal C1-niveau).
• Je bent nauwkeurig en kritisch: je ziet kleine fouten in een document, maar signaleert ook grotere problemen en reageert hier proactief op.
• Je hebt een vriendelijke en dienstverlenende uitstraling naar studenten en collega’s.
• Je bent goed bestand tegen drukte en piekbelasting: je weet van aanpakken en deinst niet terug voor een overvolle mailbox.
• Je hebt affiniteit/ervaring met het (internationale) studentenleven, met de Universiteit Utrecht, en/of met Erasmus+ (bijvoorbeeld omdat je zelf met een Erasmus+ beurs op uitwisseling bent geweest).
• Je werkt graag zelfstandig, maar functioneert ook goed in een klein en hecht team – je communiceert goed over gedeelde werkzaamheden.

Wij bieden:

• twee functies voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.870,- tot maximaal € 3.771,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek (SO&O) is één van de ondersteunende directies en maakt onderdeel uit van de Universitaire Bestuursdienst. De directie SO&O ondersteunt het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht bij de ontwikkeling en uitvoering van het strategisch beleid ten aanzien van studenten, onderwijs, onderzoek en valorisatie en is verantwoordelijk voor de universiteitsbrede ondersteuning van en informatievoorziening aan studenten.

Het team Student Life and International Mobility (SLIM) van de directie SO&O ondersteunt studenten en studentenorganisaties met advies, voorzieningen en diensten. Het team zorgt ervoor dat studenten zich welkom en thuis voelen aan de Universiteit Utrecht en in het studentenleven. Ook zorgt het team ervoor dat studenten met een Erasmus+ beurs op uitwisseling of stage kunnen gaan naar het buitenland.

Het mobiliteitsteam is deel van SLIM en bestaat uit 10 medewerkers die zich onder andere bezighouden met inkomende en uitgaande uitwisseling van studenten met internationale partnerinstellingen, en met beursaanvragen. Voor specifiek het Erasmus+ sub-team zoeken we 2 Support Officers. Dit Sub-team bestaat naast de 2 Support Officers uit de Erasmus+ Institutional Coördinator en een International Mobility & Scholarship Coordinator.