Wil jij een rol spelen in de internationale ervaringen van studenten en bijdragen aan hun academische en persoonlijke groei? Als Exchange Coördinator Europa bij de Universiteit Utrecht begeleid jij zowel inkomende als uitgaande studenten. Je bent hun aanspreekpunt van aanmelding tot vertrek. Samen met een hecht team werk je aan grensverleggende samenwerkingen en ondersteun je studenten in hun internationale avontuur. Iets voor jou? Lees verder!

Wat ga je doen?
Als exchange coördinator ben je verantwoordelijk voor alle communicatie met en begeleiding van de inkomende en uitgaande studenten gedurende het hele aanmeldingstraject voor de regio Europa. Hiernaast ben je aanspreekpunt voor de Key user Osiris voor de exchange processen. Je taken bestaan uit het volgende:

• Je werkt nauw samen met de andere drie exchangecoördinatoren en ondersteuners. 
• Je werkt graag zelfstandig, maar functioneert ook goed in een klein en hecht team. 
• Je communiceert met de inkomende en uitgaande studenten per mail, telefonisch en tijdens spreekuren.  
• Je werkt samen en stemt af met de facultaire International Offices.  
• Je bent verantwoordelijk voor het relatiebeheer en samenwerkingsovereenkomsten met universiteitsbrede partner universiteiten in de regio Europa.
• Je draagt binnen de Universiteit Utrecht bij aan de implementatie van het Erasmus without Paper programma.
• Je hebt affiniteit met Osiris en bent proceseigenaar van het uitgaand en inkomend aanmeldproces. Je werkt hierin samen met de keyuser Osiris. Dit is ongeveer 4 uur per week.

Voor deze functie zoeken wij een collega die het volgende meebrengt:

• Je hebt een hbo- of wo-diploma met minimaal 2 jaar relevante werkervaring.
• Je hebt aantoonbare ervaring met interculturele communicatie.
• Je hebt een goede beheersing van de MS Office programma's Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Kennis van Osiris is een pre.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. Je spreekt en schrijft verzorgd en secuur en je weet daarbij de juiste toon te vinden – zowel in het Nederlands als in het Engels (beide minimaal C1-niveau).
• Je bent nauwkeurig en kritisch: je ziet kleine fouten in een document, maar signaleert ook grotere problemen en reageert hier proactief op.
• Je hebt een vriendelijke en dienstverlenende uitstraling naar studenten en collega’s.
• Je bent goed bestand tegen drukte en piekbelasting: je weet van aanpakken en deinst niet terug voor een overvolle mailbox.
• Je hebt affiniteit/ervaring met het (internationale) studentenleven, met de Universiteit Utrecht, en/of met Erasmus+ (bijvoorbeeld omdat je zelf met een Erasmus+ beurs op uitwisseling bent geweest).
• Je werkt graag zelfstandig, maar functioneert ook goed in een klein en hecht team – je communiceert goed over gedeelde werkzaamheden.

Wij bieden:

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.186,- tot maximaal € 4.255,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek (SO&O) is één van de ondersteunende directies en maakt onderdeel uit van de Universitaire Bestuursdienst. De directie SO&O ondersteunt het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht bij de ontwikkeling en uitvoering van het strategisch beleid ten aanzien van studenten, onderwijs, onderzoek en valorisatie en is verantwoordelijk voor de universiteitsbrede ondersteuning van en informatievoorziening aan studenten.

Het team Student Life and International Mobility (SLIM) van de directie SO&O ondersteunt studenten en studentenorganisaties met advies, voorzieningen en diensten. Het team zorgt ervoor dat studenten zich welkom en thuis voelen aan de Universiteit Utrecht en in het studentenleven. Ook zorgt het team ervoor dat studenten met een Erasmus+ beurs op uitwisseling of stage kunnen gaan naar het buitenland.

Het mobiliteitsteam is deel van SLIM en bestaat uit 10 medewerkers die zich onder andere bezighouden met inkomende en uitgaande uitwisseling van studenten met internationale partnerinstellingen, en met beursaanvragen. Voor het exchange team zoeken we een coördinator Europa die samen met de twee support officers en de 3 andere coördinatoren het exchange team vormt.