Weet jij je snel in te werken in een complexe organisatie en kun je makkelijk schakelen tussen werkzaamheden? Ben jij organisatorisch sterk, pro-actief en zet je alle puntjes op de i? Lees dan verder!

Functieomschrijving
Als managementassistent in dit team heb je een belangrijke rol in het ondersteunen van een wetenschappelijke afdeling. Hier zijn enkele belangrijke aspecten van je rol:

• Eerste aanspreekpunt: Jij en je collega's fungeren als het eerste (online) aanspreekpunt voor een breed scala aan belanghebbenden, waaronder medewerkers, studenten, onderzoekers en bezoekers. Dit vereist goede communicatieve vaardigheden en een proactieve houding om vragen en verzoeken snel en effectief af te handelen.
• Administratieve verwerking: Het beheren van aanstellingen, mutaties van personeel, faciliteiten en financiën vereist een gedetailleerde aanpak om ervoor te zorgen dat alle gegevens correct en up-to-date zijn. Dit kan betrekking hebben op budgetbeheer en het bijhouden van financiële transacties. Uiteraard is er de mogelijkheid tot het volgen van trainingen voor de diverse systemen, mocht kennis of ervaring bij aanvang van de functie niet voldoende zijn.
• Agendabeheer en vergaderen: Het beheren van verschillende agenda's vereist een nauwkeurige planning om ervoor te zorgen dat afspraken soepel verlopen. Het bijhouden van verslagen van verschillende overleggen is essentieel voor het vastleggen van beslissingen en actiepunten. Dit vereist nauwkeurigheid en organisatorische vaardigheden.
• Sociale activiteiten: Organiseren van diverse sociale activiteiten voor de afdeling behoort tot een kernactiviteit van het secretariaat.
• Samenwerking: Samenwerking is een kernwaarde in je rol. Je werkt samen met je collega's om ervoor te zorgen dat alle taken efficiënt worden afgehandeld. Het delen van kennis en het bieden van ondersteuning wanneer dat nodig is, is cruciaal.
• Initiatief tonen: Je wordt aangemoedigd om proactief te zijn en initiatief te tonen bij alle werkzaamheden. Dit betekent dat je niet alleen reageert op verzoeken, maar ook actief zoekt naar manieren om processen te verbeteren en de algehele efficiëntie te vergroten

Functie-eisen
Onze toekomstige collega heeft bij voorkeur

• een afgeronde administratieve/secretaresse opleiding en een MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• ten minste drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• ervaring met MS Office en administratieve softwarepakketten;
• ervaring met het ondersteunen van financiële werkzaamheden;
• ervaring met het notuleren van vergaderingen;
• de eigenschap prioriteiten te herkennen, te kunnen schakelen tussen verschillende bezigheden en daarbij overzicht en samenhang te blijven zien.

Verder is schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse en Engelse taal een vereiste!

TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen
De faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen (CiTG) legt zich toe op internationaal toonaangevend onderzoek en onderwijs op het gebied van civiele techniek, toegepaste aardwetenschappen, verkeer en vervoer, watertechnologie en deltatechnologie. Het onderzoek is nauw verweven met ons onderwijs en beslaat wereldwijde maatschappelijke vraagstukken zoals Climate Change, Energy Transition, Resource Availability, Urbanisation en Clean Water. In onze onderzoeksprojecten werken we samen met een breed scala aan kennisinstituten, waarbij we onze wetenschappers helpen om open science in de onderzoekspraktijk te integreren. De faculteit CiTG bestaat uit 28 secties verdeeld over de 7 afdelingen: Materials Mechanics Management & Design, Engineering Structures, Geoscience and Engineering, Geoscience and Remote Sensing, Transport & Planning, Hydraulic Engineering en Watermanagement.

Klik hier om naar de website van faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen te gaan.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €2793 - €3771 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie
Voor meer informatie over deze vacature en de sollicitatieprocedure, neem contact op met Maaike Swarte (afdelingssecretaris Transport & Planning), m.p.swarte@tudelft.nl.

Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 12 januari 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.