Voor de afdeling Real Estate & Facilities (RE&F) zoeken we een proactieve management assistent die onze directeur gaat ondersteunen. Jij bent degene die achter de schermen alles soepel laat verlopen, zodat de directeur zich volledig kan richten op andere werkzaamheden. Je bent een belangrijke speler binnen het Support Office en onderhoudt direct contact met het management team.

Ben jij klaar voor deze uitdagende rol? Lees snel verder en ontdek hoe jij het verschil kunt maken binnen RE&F!

Functie-omschrijving
Als managementassistent ondersteun je de directeur door het plannen en regelen van verschillende werkzaamheden, zodat deze zich volledig kan focussen op diens werk en taken. De managementassistente draait mee aan de top van de organisatie en werkt zelfstandig, proactief en sturend binnen het eigen takenpakket. Dit doe je o.a. door nauw samen te werken met de Officemanager.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directeur bij dagelijkse en operationele zaken en hebt een gevarieerd takenpakket. Dit omvat onder meer agendabeheer, communicatie en het zelfstandig uitvoeren van kleinere projecten. Daarnaast onderhoud je nauw contact met de managers van diverse afdelingen binnen RE&F en werk je samen met teams zoals HR, Communicatie en Finance. Je rapporteert direct aan de directeur en legt verantwoording af in het MT.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Voorbereiding MT-vergaderingen, verslaglegging MT-vergaderingen en monitoren actielijsten;
• Administratieve taken, algemene secretariaatstaken, agendabeheer van de directeur, correspondentie en presentaties maken;
• Je leest mee en acteert pro-actief op de mailbox van de directeur;
• Plannen en organiseren van o.a. vergaderingen en bijeenkomsten;
• Ondersteuning en opvolging in recruitmentprocessen;
• Planning, opvolging en uitvoering van dienst brede communicatie;
• Opstellen en versturen van maandelijkse nieuwsbrief;
• Kleine projecten zoals bijvoorbeeld het organiseren van teamuitjes.

• Een afgeronde mbo of hbo opleiding in de richting van directiesecretaresse, management, Hoger Management Support, Office Management of Management Assistant;
• Minimaal 4 jaar relevante werkervaring;
• Goede communicatieve vaardigheden, mondeling én schriftelijk in het Nederlands (minimaal B2-niveau) en Engels (minimaal B1-niveau);
• Gedegen kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Bij voorkeur affiniteit met vastgoed en facility management.

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is in overleg. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.186 en € 4.255 bruto per maand Schaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Real Estate & Facilities (RE&F). De functie heeft een omvang van 0,8 fte - 1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, en kan bij gebleken geschiktheid en bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus University Rotterdam

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
Wie is er niet onder de indruk van onze bruisende, mooie en gezellige campus? Real Estate & Facilities is verantwoordelijk voor alle gebouwen, het groen, de inrichting, toegankelijkheid en de veiligheid op onze campus. We werken aan een schone, hele en veilige campus; een mooie en inspirerende plek voor iedereen. Ook de facilitaire dienstverlening, de professionalisering van het inkoopproces en de harmonisatie van de werkprocessen maken deel uit van onze dienst. Onze missie is dat onze studenten, medewerkers en bezoekers zich welkom en thuis voelen op de campus. We zorgen ervoor dat onze huisvesting en gebouwen op orde zijn in de breedste zin van het woord. Als medewerker van Real Estate & Facilities werk je bij een veelzijdige dienst die zich bevindt in het kloppend hart van de Erasmus Universiteit Rotterdam!