Vind je het een mooie uitdaging om er in teamverband voor te zorgen dat studenten op tijd kunnen afstuderen? Hou je van verantwoordelijkheid nemen en je kennis en expertise te delen? Vind je het leuk om een kijkje in de keuken te krijgen van de werkzaamheden van een Examencommissie? En ben je eraan toe een stap te zetten richting coördinatie? Dan is dit de kans om jouw vaardigheden te benutten en een verschil te maken als coördinator diplomering bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Universiteit van Amsterdam.

Zorg voor een vloeiend diplomeerproces voor onze studenten!
Het team Diplomering bestaat uit een coördinator, twee collega’s die hun diplomeertaken combineren met baliewerkzaamheden en twee collega’s die het team zes maanden fulltime ondersteunen. Wegens het vertrek van de huidige coördinator zijn we per (bij voorkeur) 1 maart 2025 op zoek naar een opvolger.

Dit ga je doen

• Je beoordeelt samen met je collega’s diploma-aanvragen, communiceert met studenten over hun aanvraag en maakt diploma’s gereed;
• Je levert een grote bijdrage aan de diploma-uitreikingen waarbij je concreet resultaat ziet met blije studenten;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor teamleden en collega’s en zorgt voor een taakverdeling in het team waarbij jij de voortgang en kwaliteit bewaakt;
• Je draagt bij aan een goede samenwerking met andere betrokkenen, zoals Bureau Examencommissie, de Onderwijsbalie en de Tentamenservice;
• Je denkt actief na over procesverbetering, zowel binnen het eigen team als binnen de UvA als geheel en draagt zorg voor de implementatie hiervan;
• Je neemt vanuit je rol deel aan diverse overleggen;
• In rustige periodes ondersteun je je collega’s van Bureau Examencommissie, bijvoorbeeld bij beroeps- en fraudezaken.

Omdat de diploma-aanvragen piektijden kennen, zal met name de zomer een drukke periode zijn. Het is in deze functie niet mogelijk om langer dan 2 weken afwezig te zijn in de zomervakantie.

In deze functie val je hiërarchisch onder het hoofd van het ESC en functioneel onder de coördinator Bureau Examencommissie.

Dit vragen we van jou

• Je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding en je hebt enkele jaren relevante werkervaring (bij voorkeur in een administratieve functie of een andere ondersteunende functie in het hoger onderwijs);
• Je bent gestructureerd, goed in staat overzicht te bewaken en werkt nauwkeurig;
• Je bent erg handig met systemen en haalt er ook plezier uit om op een efficiënte manier in systemen te werken. Bij voorkeur heb je al ervaring met SIS, InProces, Topdesk en/of ServiceNow en Excel;
• In drukke tijden houd jij je hoofd koel en zet je gerust een tandje bij, om vervolgens in rustigere tijden aan zaken te kunnen werken die meer aandacht vragen;
• Je bent een echte teamspeler. Je haalt er veel energie uit om met anderen samen goede resultaten te boeken en plezier te hebben in wat jullie gezamenlijk doen. Tegelijkertijd ben je ook iemand die zelfstandig kan werken;
• Je houdt ervan om lastige casussen uit te pluizen;
• Je hebt ervaring met het signaleren van verbetermogelijkheden in processen en het gebruik van systemen en het implementeren van verbeteringen;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en je beheerst zowel het Nederlands als het Engels.

Dit bieden we jou
Het betreft een arbeidsovereenkomst van 30 uur voor de duur van één jaar, met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid en ongewijzigde financiële- en organisatorische omstandigheden wordt het contract omgezet in een vaste arbeidsovereenkomst. Indien gewenst is het mogelijk je werktijd uit te breiden met 2 uur per week om 96 extra verlofuren per jaar op te sparen.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3.537,- tot € 4.860,- bruto per maand (salarisschaal 9) op basis van volledige werktijd (38 uur per week), exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering.

Hier ga je werken
Met ruim 5.000 studenten en 550 medewerkers is de Faculteit der Rechtsgeleerdheid een van de grotere juridische faculteiten van Nederland. De Faculteit verzorgt de bacheloropleidingen Rechtsgeleerdheid, Fiscaal recht en – samen met twee andere faculteiten – de Engelstalige en interdisciplinaire opleiding Politics, Psychology, Law and Economics (PPLE). Daarnaast biedt zij elf masteropleidingen met verschillende varianten aan. Het onderzoek van de faculteit vindt plaats in een verscheidenheid aan onderzoeksgroepen, programma’s en centra. De Faculteit heeft een internationaal profiel en kiest voor een maatschappelijke benadering van het recht.

Als coördinator diplomering maak je deel uit van het team Bureau Examencommissie van het Education Service Centre (ESC). Het ESC bestaat uit circa 40 medewerkers en draagt zorg voor alle student- en onderwijsondersteuning voor de faculteit. Het gaat dan om zaken als toelating van studenten, inrichting van het Studenten Informatie Systeem (SIS), vakaanmelding, cijferregistratie en diplomering, roostering van de onderwijsprogramma’s, informatieverstrekking aan studenten en docenten, vakevaluaties, (studie)begeleiding van bachelor- en masterstudenten en administratieve ondersteuning van de Examencommissies. Kenmerkend van het ESC dat er met veel betrokkenheid, enthousiasme en kwaliteitsbewustzijn wordt samengewerkt aan het zo goed mogelijk laten lopen van processen voor onze studenten en docenten.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Herken jij je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw motivatiebrief en cv graag tegemoet. Je kunt reageren tot en met 5 januari 2025. De gesprekken vinden plaats op maandag 13 januari. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorkeur boven de externe kandidaat. Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met:

• Merle Goedkoop
• Coördinator Bureau Examencommissie
• E: m.m.i.goedkoop@uva.nl