Werk jij graag in een internationale en dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Voor onze afdeling Materials Science and Engineering (MSE) zijn we op zoek naar een nieuwe collega in het secretariële team. Ben jij iemand met passie en talent voor digitaal administratief werk en communicatief vaardig? Lees dan zeker verder.

Functieomschrijving
We zoeken iemand die goed kan omgaan met complexe digitale systemen, stevig in zijn of haar schoenen staat. Als management-/ Office assistent vorm je een dynamisch supportteam met je collega’s. Samen vormen jullie de ruggengraat van onze afdeling MSE. Geen dag is hetzelfde, want als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers kun je allerlei uiteenlopende vragen verwachten. Je komt in contact met veel collega’s, ze lopen even bij je langs of sturen een vraag per email.
Jouw kerntaken:

• Je biedt samen met het team allround ondersteuning aan de wetenschappelijke afdeling op het gebied van digitale administratie, organisatie van evenementen en secretariaat;
• Je begeleidt (internationale) gasten en nieuwe medewerkers, bijvoorbeeld door hen te helpen bij huisvesting en andere praktische zaken voorafgaand aan hun komst;
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor ’ wetenschappers, technici, bezoekers en overige collega’s. Dit maakt dat je te maken krijgt met een breed scala aan vragen en verzoeken;
• Je beheert de social media-kanalen van de afdeling MSE. Dit omvat het delen van updates over onderzoeksteams en het promoten van openstaande vacatures op LinkedIn;
• Je coördineert de interne communicatie, zoals het organiseren van introducties voor nieuwe medewerkers en het up-to-date houden van relevante informatie voor het team;
• Je verzorgt (Engelstalige) notulen tijdens maandelijkse vergaderingen en volgt de voortgang van actiepunten op.

In samenwerking met je collega’s bepaal je prioriteiten en stem je de verdeling van taken af. Daarna werk je zelfstandig verder en neem je proactief initiatief om nieuwe taken op te pakken. Deze rol biedt je een mooie gelegenheid om je vaardigheden in te zetten en bij te dragen aan onze afdeling.

Afdeling Materials Science and Engineering
Je komt te werken op de afdeling Materials Science and Engineering (MSE), een afdeling van Faculteit Mechanical Engineering. MSE doet innovatief en wereldwijd gerenommeerd onderzoek gericht op het ontwikkelen, produceren, karakteriseren en manipuleren van materialen. De afdeling heeft een platte structuur met korte communicatielijnen en bijbehorende omgangsvormen.

Het TU Delft secretaressenetwerk ZieSO organiseert regelmatig leerzame en leuke activiteiten, waardoor je op een eenvoudige manier wegwijs raakt binnen de TU Delft.

Functie-eisen
We zoeken een pro-actieve integere collega met een goede mate van verantwoordelijkheidsgevoel. Complexiteit van digitale systemen laat je niet snel uit het veld slaan. We verwachten een zelfstandige, servicegerichte en flexibele instelling. Ben je iemand die goed kan samenwerken met mensen van verschillende nationaliteiten, en makkelijk in de omgang is, dan zijn wij op zoek naar jou!.

Daarnaast vragen wij;

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Goede beheersing van de Nederlandse/Engelse taal in woord en geschrift. De TU is een internationale tweetalige organisatie, hiervoor is deze goede beheersing een vereiste.
• Ervaring met Office 365.
• Interesse in werken met diverse ICT systemen voor o.a. Human Resources en Finance
• Ervaring met notuleren (ENG/NL).
• Ervaring met social media / LinkedIn
• Een beschikbaarheid van tenminste 24 uur per week.

TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Faculteit Mechanical Engineering
Van chip tot schip. Van machine tot mens. Van idee naar oplossing. Vanuit de wil om de omgeving te begrijpen en te achterhalen welke mechanismen daaraan ten grondslag liggen, richten onderzoek en onderwijs zich op fundamenteel begrip, ontwerp, productie, toepassing en verbetering van producten, materialen, processen en (mechanische) systemen.

De faculteit ME is een dynamische en innovatieve faculteit met een internationale scope en high-tech lab-faciliteiten. Omdat we zo groot en veelzijdig zijn, kunnen we unieke dwarsverbanden leggen en vakgebieden combineren. Dit vindt zijn weerslag in uitstekend en modern onderwijs dat studenten opleidt tot maatschappelijk betrokken en verantwoordelijke ingenieurs en onderzoekers. De kennis en inzichten die we opdoen, vertalen we in oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, bijdragen aan een duurzame samenleving en aan de ontwikkeling van welvaart en welzijn. Dat is wat ons verbindt in grensverleggend onderzoek, inspirerend onderwijs en (inter)nationale samenwerking.

Klik hier om naar de website van faculteit Mechanical Engineering te gaan.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is1 jaar Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 24-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €2793 - €3771 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie
Wil je meer informatie over de functie en sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Olaf Voorwinde via o.k.voorwinde@tudelft.nl.

Sollicitatieprocedure
Ben je enthousiast geraakt door het lezen van onze vacature? Wacht niet! Wij leren jou graag kennen en nodigen je van harte uit om uiterlijk te solliciteren op 26 januari 2025. Graag ontvangen wij van jou:

• Je motivatiebrief graag vermelden hoeveel uur per week je beschikbaar bent.
• Je CV via de sollicitatie button.

Je kunt je sollicitatie richten aan Olaf Voorwinde.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.