Coördinator Evenementen

Heb je een natuurlijk talent voor organiseren en wil je bijdragen aan spraakmakende evenementen bij TU Delft én een duurzame toekomst? Dan is de rol van Coördinator Evenementen jouw kans om het verschil te maken!

Functieomschrijving
Wat ga je doen?
Als Coördinator Evenementen ben jij de spil achter onze events. Samen met een dynamisch team van 10 collega's organiseer en coördineer je diverse evenementen. Van (internationale) congressen, corporate themabijeenkomsten tot academische plechtigheden zoals Opening van het academisch jaar en het ontvangen van hooggeplaatste delegaties.

Jij regelt alles van A tot Z en zorgt ervoor dat elk evenement niet alleen soepel verloopt, maar zeker ook de WOW-factor heeft.

Naast het coördineren van de operationele aspecten, bezit je ook een gezonde dosis aan nieuwsgierigheid en affiniteit om de nieuwste technologieën binnen de evenementenbranche te verkennen. Denk aan AI-tools voor het optimaliseren van bezoekersstromen, gepersonaliseerde bezoekerservaringen, en het verzamelen van data om evenementen nog succesvoller te maken.

Jij:

• Werkt samen met verschillende collega's van de adeling aan verschillende evenementen, die aansluiten bij de strategie van de directie communicatie en de bredere strategie van TU Delft.
• Denkt mee met de klant om social media strategisch in te zetten om evenementen te promoten en te laten groeien.
• Beheert de planning, organisatie en uitvoering van evenementen, zowel fysiek als digitaal.
• Werkt samen met een dynamisch team van creatievelingen en partners om het ultieme evenement neer te zetten.
• Analyseert data om evenementen continu te verbeteren en maximale impact te maken.
• Begrijpt dat evenementen vaak buiten kantooruren plaatsvinden en bent bereid soms in het weekend of de avonduren te werken.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Organisatie en coördinatie: Regelen van alle logistieke zaken zoals zaalreserveringen, catering en audiovisuele middelen. Opstellen en bijhouden van projectplannen en draaiboeken
• Creatieve inbreng: Meedenken over de invulling en strategie van evenementen.
• AI en technologie: Daar waar het kan, toepassen van innovaties om evenementen te optimaliseren en up-to-date blijven met vakontwikkelingen..
• Samenwerking: Briefen en aansturen van externe partners en leveranciers.
• Advisering: Sparringpartner voor interne opdrachtgevers en ondersteuning bij (inter)nationale delegaties. Sparringpartner/adviseur van de Projectleider.
• Communicatiemiddelen: Coördinatie van het ontwikkelen van diverse communicatiemiddelen t.b.v. de evenementen .

Functie-eisen
Wat heb je nodig?

• MBO+/HBO werk- en denkniveau: Met 2-4 jaar ervaring in event- en projectmanagement, bij voorkeur in het hoger onderwijs of soortgelijke sector.
• Technologische affiniteit: Ervaring met AI en de nieuwste technologieën binnen de evenementenbranche.
• Social media expertise: Je weet alles over online platforms en hoe je die inzet om evenementen te promoten.
• Taalvaardigheden: Je beheerst zowel Nederlands als Engels uitstekend.
• Organisatorisch talent: Je bent stressbestendig, werkt nauwkeurig en behoudt altijd het overzicht.
• Teamplayer mentaliteit : Heb jij een optimistische kijk op de wereld, zie je in een organisatorische tegenslag een kans voor een nieuwe ontwikkeling, samen met je collega’s?

TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst - Directie Communication
Impact voor een betere samenleving; dat is de missie van TU Delft. De Marketing & Communicatiemedewerkers van de directie Communication dragen daar steeds meer ‘accountable’ aan bij en daar zijn ze trots op! We begeleiden onze 28.000 studenten in hun ‘engineer journey’ van studiekiezers tot en met professionals in de maatschappij. Binnen de wetenschapscommunicatie benadrukken we de vraagstukken en onderzoeksresultaten in de maatschappelijke thema’s Klimaatactie, Energietransitie, Digitale Samenleving, Veerkrachtige Steden & Mobiliteit, en Gezondheid. Vanuit TU Delft Campus leggen we de verbinding naar bedrijven en beleidsmakers in ons innovatieve ecosysteem, waar onderzoeksresultaten versneld hun weg naar de samenleving vinden. En onder het motto #BetterTUgether! verbinden we onze bijna 8.000 TU Delft-collega’s. Zo versterken we samen het merk TU Delft, dat staat voor grensverleggend onderzoek, excellent onderwijs en baanbrekende innovaties.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 30-32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 8 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €3.186,- en een maximum van €4.255,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.

Additionele informatie
Voor meer informatie, neem contact op met Pouya Foroutan, Teamleider TU Delft Events: p.foroutan@tudelft.nl.  

Sollicitatieprocedure
Ben jij klaar om impact te maken bij TU Delft?

Denk out of the box en vermeld de URL van je sollicitatievideo of AI gegenereerde portfolio. Sowieso zien wij graag een creatieve motivatie wanneer je solliciteert.

Heb je interesse? Upload uiterlijk 27 januari 2024 jouw motivatie en CV door gebruik te maken van het sollicitatieformulier.

• Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.