Management/Office-assistent Stichting Pedagogisch Onderwijs (0,4-0,5 fte)

Ben jij een bevlogen management-/office assistent die energie krijgt van plannen en organiseren? Weet jij als geen ander hoe je het overzicht behoudt over je taken en deadlines? Ben jij een betrouwbare partner voor het management en wil je belangrijk zijn voor de ondersteuning van wetenschappelijk personeel? Ga aan de slag als managementassistent bij een van de faculteiten/diensten van de Rijksuniversiteit Groningen.

Voor de faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen (GMW) zijn we op zoek naar een proactieve en leergierige management-/office assistent die kritisch kan denken, het leuk vindt om een sparringpartner en spin in het web te zijn en in staat is om zelfstandig én samen te werken in een complexe omgeving. Een organisatorisch talent die een steentje wil bijdragen aan de organisatie van onderzoek en onderwijs bij een top 100 universiteit.

Waarom zou jij deze functie willen vervullen?

1. Spil in het team: de functie van management-/office assistent is een uitdagende rol waarin je je organisatorische vaardigheden kunt benutten en verder ontwikkelen. Als onmisbare schakel in een internationaal team van wetenschappers en ondersteuners zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. In een complexe omgeving is het behouden van overzicht cruciaal, en in deze rol breng je efficiëntie en structuur in het dagelijkse werkproces.
2. Betrokkenheid bij betekenisvol werk: in deze rol ben je een betrouwbare partner voor het management door ondersteuning te bieden bij de administratie en organisatie van onderzoek en onderwijs en een grote bijdrage te leveren aan de bedrijfsvoering.

Als managementassistent vervul je een belangrijke rol met de volgende taken
- Informatieverstrekking aan (aspirant-) studenten en docenten.
- Administratieve ondersteuning (o.a. agendabeheer, beheer e-mailverkeer, financiële administratie m.b.t studenten, ondersteuning en inrichting Digitale LeerOmgeving).
- Plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen.
- Proactief zijn in het oplossen van onverwachte situaties en uitdagingen ten behoeve van een soepele gang van zaken.

Hier kom je te werken
Bij de Rijksuniversiteit Groningen zorgen we ervoor dat iedereen het beste uit zichzelf kan halen. We zijn een grote universiteit waar niet alleen gepassioneerde onderzoekers en docenten werken, maar waar ook juist ondersteunend personeel een waardevolle bijdrage levert. Onze universiteit is actief betrokken bij de samenleving en we vinden het belangrijk om goed voor onze omgeving te zorgen. Talent, ambitie en prestatie van de 34.000 studenten en 6.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd.

De faculteit GMW is sterk in onderzoek en onderwijs op het gebied van gedrag, denken, leren en samenleven van mensen. We werken aan sociale vraagstukken en problemen die mensen ervaren in het dagelijks leven. Centraal staat de individuele en maatschappelijke veerkracht en de vraag hoe we deze kunnen vergroten. We richten ons hierbij op de onderwerpen migratie, milieu en klimaat, gezondheid, opvoeding en onderwijs, bescherming van kwetsbare minderheden en duurzame samenwerkingsverbanden. Bij de faculteit GMW werken ruim 650 medewerkers.

Afdeling SAS
Bij de faculteit GMW werk je als management(-/office) assistent op de afdeling Secretarieel Administratieve Serviceverlening (SAS). Dit is een gezamenlijke afdeling met één afdelingshoofd. Hoewel jij zelfstandig werkt in het optimaal ondersteunen van de wetenschappelijke staf en hun ontlast bij administratieve en organisatorische werkzaamheden, heb je een team van management(-/office) assistenten naast je om elkaar te ondersteunen.

Je zult regelmatig deelnemen aan cursussen om efficiënt te blijven werken en om als professional zoveel mogelijk up-to-date te blijven. Natuurlijk is er ook ruim aandacht voor gezellige activiteiten samen met andere ondersteunende afdelingen en/of wetenschappers.

Stichting Pedagogisch Onderwijs (SPO)
SPO biedt twee hbo-opleidingen (Pedagogiek en de Lerarenopleiding Pedagogiek), en premasters voor instromen in de masters Pedagogiek & Onderwijswetenschappen en Orthopedagogiek aan (zie https://spo-groningen.nl/over-spo/). De ondersteuning voor de opleidingen vindt plaats vanuit een klein team dat in dienst is van de faculteit, bestaande uit drie management(-/office) assistenten en een studiecoördinator. Vanwege het vertrek van één van de management(-/office) assistenten is deze vacature ontstaan.

Voor deze afwisselende rol zoeken we een enthousiaste collega die het volgende in huis heeft

- Je hebt minimaal mbo-niveau 4 afgerond, een opleiding in de richting van managementassistent/secretaresse is een pre.
- Secretariële of administratieve ervaring is een pre.
- Kennis en ervaring met MS Office en Google Apps en digitaal vaardig waardoor je nieuwe programma’s snel oppakt.
- Je hebt een goede beheersing en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid van het Nederlands (C2)
- Je bent accuraat, daadkrachtig, dienstverlenend en kunt snel schakelen in de hectiek van de dag.
- Je bent klantbetrokken, in staat nieuwe kennis en informatie op te nemen en toe te passen en kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.

We bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten

- Een salaris afhankelijk van kennis en relevante werkervaring van minimaal € 2.872 tot maximaal € 3.454 (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd.
- Een eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantietoeslag van het jaarlijks bruto-inkomen.
- 232 Verlofuren op basis van een 38-urige werkweek (fulltime). Door de keuze werkweek kun je ervoor kiezen om meer (of minder) te werken en daardoor meer (of minder) verlofuren op te bouwen.
- Een tijdelijk dienstverband voor de duur van een jaar. Tegen het einde van voornoemde periode vindt een resultaat- en ontwikkelingsgesprek plaats. Bij een positieve evaluatie vindt omzetting van het dienstverband naar onbepaalde tijd plaats.
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals o.a. scholingsmogelijkheden en reductie op de aanvullende zorgverzekering van Menzis.

Werkdagen: in onderling overleg.

Ingangsdatum:1 maart 2025.

Majorie Verschuren, afdelingshoofd SAS
+316-15573982
m.j.d.verschuren@rug.nl

Marian Froma, management assistent SPO (ma-t/m woe)
+316-46507945
spo@rug.nl

Je kunt solliciteren door je sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae aan de hand van het sollicitatieformulier op te sturen vóór 27 januari 2025.

De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.