De afdeling commerciële zaken van het Allard Pierson, onderdeel van de Bibliotheek UvA/HvA, zoekt een enthousiaste en gemotiveerde planner/accountmedewerker zaalverhuur voor 32 uur per week.

De afdeling commerciële zaken is verantwoordelijk voor de verhuur van zalen, de horeca en Espressobar, de museumwinkel en de kassa & publieksservice en valt onder de sector Development. Je werkt nauw samen met het hoofd commerciële zaken, de medewerker commerciële zaken/kassa, de coördinator publieksservice, onze dutymanagers en publieksservicemedewerkers.

Wat ga je doen

Je voornaamste taak is het verkopen van onze prachige locatie aan de Oude Turfmarkt in hartje Amsterdam voor zakelijke evenementen en bijeenkomsten. Jij bent voor opdrachtgevers het eerste aanspreekpunt. Je takenpakket beslaat het gehele verhuurtraject: van acquisitie, marketing, offrering, onderhandeling en planning (incl. de coordinatie collega's van interne en externe leveranciers) tot relatiebeheer, administratie en aftersales. Het verder op- en uitbouwen van een klantenkring is een belangrijk aandachtspunt.

Werkzaamheden:

• boeken van zalen en ruimtes voor zowel interne als externe bijeenkomsten en evenementen;
• beantwoorden en in behandeling nemen van aanvragen via e-mail en telefoon;
• inplannen en voorbereiden van (zakelijke) evenementen;
• actief contact onderhouden met klanten (telefonisch en per e-mail);
• maken van offertes en contracten voor evenementen en arrangementen, zowel intern als extern;
• coordineren en inschakelen van interne en externe leveranciers (techniek, catering, beveiliging, schoonmaak);
• interne draaiboeken voor bijeenkomsten en evenementen maken t.b.v. publieksservice en dutymanagers;
• rondleidingen geven aan zakelijke klanten en overige klanten;
• houden van intakegesprekken met klanten;
• afhandelen van de facturatie en administratie van bijeenkomsten en evenementen;
• onderhouden van contacten/after sales;
• meedenken over de b-to-b marketing van het Allard Pierson als evenementenlocatie;
• bijdragen aan beleidsontwikkeling op het gebied van zaalverhuur.

Wij zoeken een ervaren en enthousiaste planner. Je bent klantgericht, sales driven en weet hoe belangrijk het is om een goede service te verlenen. Van het onderhouden van contacten met diverse partijen (in- en extern) word je vrolijk. Je bent een spin in het web van de afdeling commerciële zaken en houdt het overzicht. Je raakt niet van de kook van deadlines, integendeel, het maken van planningen en het bewaken van deadlines zijn voor jou gesneden koek.

Je hebt minimaal hbo opleidings- of werk- en denkniveau en ervaring met:

• het plannen en voorbereiden van evenementen;
• eventsoftware, bij voorkeur Yesplan;
• het maken van offertes en je bent financieel bewust.

Daarnaast ben je:

• zeer nauwkeurig en kun je goed organiseren;
• communicatief en sociaal vaardig;
• marktgericht en je bekijkt de werkzaamheden ook door een zakelijke bril.

Je denkt in oplossingen en hebt een positieve werkhouding. Verder heb je affiniteit met musea en cultuur en woon je in Amsterdam of omgeving.

Onze kernwaarden (open, professioneel, vooruitstrevend) en kerncompetenties (klantgericht, samenwerken, leervermogen) zijn het fundament onder onze dienstverlening. Daarnaast beschik je voor deze functie over de volgende competenties:

• je hebt leervermogen;
• je bent klantgericht;
• je bent ondernemend,
• je bent efficiënt en
• je kunt samenwerken.

We bieden een parttime dienstverband van 32 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid behoort een vast dienstverband tot de mogelijkheden.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2.471 tot €3.336 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Op deze functie is de UFO-profiel medewerker contractmanagement 4, salarisschaal 7 van toepassing. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Bij het Allard Pierson wordt bij indiensttreding gevraagd een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Naast het salaris en de gezellige en flexibele werkomgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld:

• 232 verlofuren per jaar (bij een 38-urige werkweek) en extra vakantiedagen tussen Kerst en de jaarwisseling;
• een breed cursusaanbod dat je kosteloos kunt volgen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof (voor partners) met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Universiteitsbibliotheek

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Over de Bibliotheek UvA en HvA

De Bibliotheek is een inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten, onderzoekers en docenten, off- en online. Wij ondersteunen onderwijs en onderzoek en geven onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en onderzoek.

Het Allard Pierson, als onderdeel van de Bibliotheek, beheert de erfgoedcollecties van de UvA en stelt deze collecties beschikbaar voor onderwijs en onderzoek, en presenteert ze aan een breder publiek.

Wij brengen 'kennis verder' en helpen de kwaliteit van het hoger onderwijs in Amsterdam te verbeteren en dragen zo bij aan het studiesucces van onze studenten.

Hier kun je meer lezen over werken bij de Bibliotheek.