Wat maakt onze vacature nou zo leuk en onderscheidend? Ten eerste, een mega leuke afdeling, met zo’n 100 collega’s die zich bezig houden met de communicatie en onderwijsmarketing van de universiteit. Ten tweede hebben wij Femke! Een super leuke, hardwerkende collega managementassistent waar je nauw mee samen gaat werken. And last but not least, een heel zelfstandige baan waarin jij het overzicht houdt, plant, creatief organiseert en waar je ook nog eens mag werken aan je eigen groei en ontwikkeling. We staan altijd open voor nieuwe initiatieven en ideeën. Of je nu een week, maand of een jaar bij ons werkt.

Samen met Femke run je het secretariaat van de directie Communicatie & Marketing. We zoeken iemand die dit type werk écht leuk vindt, iemand die een lange werkrelatie wil aan gaan. Werk om helemaal in op te gaan, zodat je af en toe vergeet dat je aan het werk bent. Zelfs als je een complexe agenda afspraak weer moet verzetten, omdat er andere afspraken toch prioriteit hebben. Iemand die graag organiseert, plant maar ook graag verbindt, vandaar het woord community in de titel. Zonder jou en Femke draait alles in de soep.

Het secretariaat staat voor hoogwaardige dienstverlening; de tijd van teksten uittypen, koffie halen en secretaresse-dag is geweest.

Wat ga je doen?

• Je verzorgt samen met Femke de secretariële en organisatorische ondersteuning voor vier MT-leden en de directeur.
• Je bent een verbindende factor voor de teams en mag aansluiten bij hun weekstart (in het Engels).
• Je ondersteunt projecten en kan mooie presentaties in PowerPoint maken.
• Je regelt (samen) het mailverkeer in de centrale secretariaatsmailbox.
• Je maakt afwisselend met Femke actie- en besluitenlijsten voor bijvoorbeeld de tweewekelijkse MT-vergaderingen. Daarbij houd je ook nog in de gaten of de MT-leden hun acties wel oppakken.
• Je biedt ondersteuning bij indiensttreding, afscheid, jubileum en pensioen. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het organiseren van sociale activiteiten voor de teams. Denk aan uitjes zoals een kanotocht of een pingpong competitie.
• Het ontvangen van gasten (hospitality).

Naast de bovenstaande taken, is er ruimte om ook andere werkzaamheden naar je toe te trekken. Wij zoeken vooral een professionele collega waarmee het leuk is om samen te werken. Dat betekent voor ons open, toegankelijk en gericht op meedenken en meedoen. Wij komen heel graag in contact met jou!

Wat breng je mee?

• Je hebt hbo werk- en denkniveau en een mbo-diploma op zak.
• Je hebt enkele jaren werkervaring in een functie als bijvoorbeeld secretaresse, managementassistent, personal assistant, office/hotelmanager of event coördinator.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels.
• Je bent secuur en een kei in plannen en organiseren.
• Het Officepakket, vooral Outlook heeft nauwelijks geheimen voor jou.
• Je bent beschikbaar voor minimaal 32 uur per week. Minder uren is helaas niet mogelijk, maar meer uren wel! In verband met de huidige bezetting werk je in ieder geval op de vrijdag. Je kan in overleg 1 of 2 dagen vanuit huis werken en de overige werkdagen op kantoor, waar je een vaste kamer deelt met Femke in het Bestuursgebouw.

Het betreft een dienstverband voor de duur van één jaar (0,8 - 1,0 fte). Bij goed functioneren, word je dienstverband omgezet naar onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.764,- (schaal 7/8 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Binnen de universiteit vinden wij eigen ontwikkeling belangrijk en krijg je de mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen door middel van trainingen/cursussen. 

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

De Bestuursdienst biedt voor managementassistenten de mogelijkheid om zich volop  te ontwikkelen in het programma LOS (Leren, Ontwikkelen, Samenwerken).

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Communicatie & Marketing (C&M) van de Universitaire Bestuursdienst (UBD) ondersteunt het College van Bestuur en de faculteiten en diensten bij het ontwikkelen en implementeren van beleid rondom communicatie en onderwijsmarketing van de universiteit. Strategie, beleid en uitvoer komen samen bij C&M.