De afdeling
De onderwijsorganisatie van de faculteit is volop in ontwikkeling. Verder professionaliseren van de dienstverlening en optimalisatie en harmonisatie van onderwijs logistieke processen maken daar onderdeel van uit. In onze complexe organisatie is dat een spannend en uitdagend proces.
De afdeling Onderwijs Informatie Centrum (OIC) bestaat uit twee losse afdelingen die nauw samenwerken, OIC – Beheer (de afdeling waar deze vacature betrekking op heeft) en OIC – Logistiek (roostering en tentamens).

Het OIC - Beheer ondersteunt en faciliteert de onderwijsorganisatie en werkt nauw samen met de andere onderwijs ondersteunende afdelingen. Het bestaat uit een frontoffice waar vragen aan de balie, per telefoon en per e-mail beantwoord worden en een backoffice waar de studievoortgangsadministratie en diplomeringsactiviteiten plaatsvinden. Daarnaast bevindt zich in de afdeling het facultair functioneel beheer.
Het team bestaat uit 11 medewerkers die aan jou rapporteren. Zelf rapporteer je aan de Operationeel Manager Onderwijs van de faculteit.

De werkzaamheden

• Het afdelingshoofd OIC – Beheer:
• Geeft leiding aan het team, voert resultaats- en ontwikkelingsgesprekken met de medewerkers en faciliteert de gewenste ontwikkeling.
• Zorgt voor een goede verdeling van taken en een adequate bemensing.
• Draagt zorg voor een heldere en eenduidige dienstverlening aan studenten, waarbij klantvriendelijkheid voorop staat.
• Stelt een ontwikkelplan op voor het OIC - Beheer en overziet de uitvoering.
• Zorgt voor een nauwe samenwerking met de andere onderwijs(ondersteunende) afdelingen.
• Levert een bijdrage aan de beleidsontwikkeling binnen de onderwijsorganisatie en vertaalt vastgesteld beleid naar inrichting en werkwijzen van het OIC - Beheer.
• Initieert, ontwerpt, implementeert, bewaakt en optimaliseert werkprocessen en - procedures. Speciale aandacht gaat uit naar een nauwe samenwerking met de opleidingen en het harmoniseren van alle onderwijs logistieke processen waar nodig.
• Participeert in en levert een bijdrage aan overleggen binnen en buiten de faculteit.

Profiel
Wij zoeken een collega met:

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met het aansturen en uitvoeren van complexe administratieve en logistieke processen op het gebied van onderwijsadministratie.
• Je bezit natuurlijk leiderschap: faciliterend, coachend, verbindend en doortastend. Ervaring met leidinggeven aan functioneel beheer is een pre. We zoeken een mensen-mens, die overziet wat het team als geheel en de individuele teamleden nodig hebben om optimaal te functioneren.
• Analytisch en procesmatig denkvermogen; je bent in staat werkprocessen te analyseren en verbetermogelijkheden te ontwerpen en te implementeren.
• Klantvriendelijkheid en pro-activiteit hoog in het vaandel en je durft leiderschap te delen.
• Affiniteit met computersystemen om zo bestaande processen tegen het licht te kunnen houden en zo nodig te optimaliseren.
• Organisatiesensitiviteit en in staat om snel te schakelen.
• Vasthoudendheid en geduld.

Beschrijving organisatie
De Faculteit Rechtsgeleerdheid is met ruim 6.500 studenten en 650 medewerkers een van de grootste faculteiten van Nederland, die zich in alle verscheidenheid toch kenmerkt door kleinschaligheid. De faculteit richt zich op veelzijdig onderwijs en onderzoek van hoog niveau, nationaal én internationaal. Stimuleren van talent staat hoog in het vaandel van de faculteit die is ondergebracht in het prachtig gerestaureerde Kamerlingh Onnes Gebouw. Werken voor de Faculteit Rechtsgeleerdheid betekent werken in een inspirerende wetenschappelijke omgeving. Zie voor meer informatie https://www.universiteitleiden.nl/rechtsgeleerdheid.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 4.332,- en maximaal € 5.929,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 11). Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.
Belangrijk om te weten: omdat de afdeling volop in ontwikkeling is, bestaat de mogelijkheid om op den duur door te groeien naar schaal 12. Hierin speel jij zelf een grote rol.

Diversiteit
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.