Je komt te werken voor de afdeling Transport and Planning (T&P) in de faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen (CiTG). Hoe kunnen we verkeersopstoppingen oplossen? Hoe kunnen we transport betrouwbaarder maken? Hoe verminderen we de milieu-impact van transport en logistiek? Dit zijn slechts enkele voorbeelden van vragen waar onze dynamische afdeling zich mee bezighoudt.

Als managementassistent in dit team heb je een belangrijke rol in het coördineren en ondersteunen van een wetenschappelijke afdeling. Hier zijn enkele belangrijke aspecten van je rol:

1. Eerste Aanspreekpunt: Jij en je collega's fungeren als het eerste (online) aanspreekpunt voor een breed scala aan belanghebbenden, waaronder medewerkers, studenten, onderzoekers en bezoekers. Dit vereist goede communicatievaardigheden en een proactieve houding om vragen en verzoeken snel en effectief af te handelen.
2. Agendabeheer: Het beheren van verschillende agenda's kan een uitdagende taak zijn, vooral in een internationale omgeving. Dit vereist een nauwkeurige planning om ervoor te zorgen dat afspraken soepel verlopen.
3. Administratieve Verwerking: Het beheren van aanstellingen, mutaties van personeel, faciliteiten en financiën vereist een gedetailleerde aanpak om ervoor te zorgen dat alle gegevens correct en up-to-date zijn. Dit kan betrekking hebben op budgetbeheer en het bijhouden van financiële transacties.
4. Vergaderen en verslaglegging: Het bijhouden van verslagen van verschillende overleggen is essentieel voor het vastleggen van beslissingen en actiepunten. Dit vereist nauwkeurigheid en organisatorische vaardigheden.
5. Samenwerking: Samenwerking is een kernwaarde in je rol. Je werkt samen met je collega's om ervoor te zorgen dat alle taken efficiënt worden afgehandeld. Het delen van kennis en het bieden van ondersteuning wanneer dat nodig is, is cruciaal.
6. Initiatief tonen: Je wordt aangemoedigd om proactief te zijn en initiatief te tonen bij alle werkzaamheden. Dit betekent dat je niet alleen reageert op verzoeken, maar ook actief zoekt naar manieren om processen te verbeteren en de algehele efficiëntie te vergroten. Het vermogen om te multitasken, efficiënt te communiceren en nauwkeurig te werken zijn sleutelvaardigheden in deze rol. Het is ook belangrijk om up-to-date te blijven met de laatste ontwikkelingen binnen de afdeling en de wetenschappelijke gemeenschap als geheel om effectief te kunnen ondersteunen.

Onze toekomstige collega heeft bij voorkeur

• een afgeronde administratieve/secretaresse opleiding en een HBO werk- en denkniveau;
• ten minste drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• ervaring met MS Office en administratieve softwarepakketten;
• ervaring met het ondersteunen van financiële werkzaamheden;
• ervaring met het notuleren van (Engelse) vergaderingen;
• de eigenschap prioriteiten te herkennen, te kunnen schakelen tussen verschillende bezigheden en daarbij overzicht en samenhang te blijven zien.

Verder is schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is een belangrijke vereiste!

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op verlenging.
• Een functieomvang van 24 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €2.693,- en een maximum van €3.636,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
• Gezien de samenstelling van het huidige team is de woensdag een vaste werkdag. 

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen

De faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen (CiTG) legt zich toe op internationaal toonaangevend onderzoek en onderwijs op het gebied van civiele techniek, toegepaste aardwetenschappen, verkeer en vervoer, watertechnologie en deltatechnologie. Het onderzoek is nauw verweven met ons onderwijs en beslaat wereldwijde maatschappelijke vraagstukken zoals Climate Change, Energy Transition, Resource Availability, Urbanisation en Clean Water. In onze onderzoeksprojecten werken we samen met een breed scala aan kennisinstituten, waarbij we onze wetenschappers helpen om open science in de onderzoekspraktijk te integreren. De faculteit CiTG bestaat uit 28 secties verdeeld over de 7 afdelingen: Materials Mechanics Management & Design, Engineering Structures, Geoscience and Engineering, Geoscience and Remote Sensing, Transport & Planning, Hydraulic Engineering en Watermanagement.

Klik hier om naar de website van faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen te gaan.