Wil je graag bijdragen aan een goede administratie en organisatie van onderwijs, word je enthousiast van veel afwisselende taken en heb je dienstverlening aan docenten en studenten hoog in het vaandel staan? Ben je op je plek binnen een omgeving waar interdisciplinair en innovatief onderwijs centraal staat? Wees dan welkom bij ons team! Wij zoeken een Medewerker Studentenzaken voor het Instituut voor Interdisciplinaire Studies (IIS). De afdeling bestaat uit verschillende collega’s met een breed scala aan verantwoordelijkheden. Wij zoeken op dit moment een collega voor onze Education Desk.

Wat ga je doen?
Als Medewerker Studentenzaken bij de Education Desk van het IIS ben je het eerste aanspreekpunt voor studenten, docenten en medewerkers. De functie is veelzijdig omdat je je zowel met de processen van onderwijsondersteuning als secretariële taken bezighoudt. Je waarborgt samen met je collega’s het efficiënte verloop van de administratieve onderwijsprocessen. Je voorziet alle betrokken partijen van de benodigde informatie, je biedt hulp en advies en gaat complexe vraagstukken niet uit de weg.

Om vragen van studenten en collega’s te kunnen beantwoorden, heb je kennis nodig van de regels binnen de organisatie. Je signaleert wanneer bepaalde informatie onduidelijk is en komt met voorstellen voor verbetering. Je kunt je goed inleven in wat studenten en docenten aan informatie nodig hebben en bent proactief in het geven van informatie. Daarnaast bied je ondersteuning aan de examencommissies binnen het IIS en speel je een rol bij de afhandeling van studentenverzoeken en de organisatie en verslaglegging van vergaderingen en hoorzittingen. Bij piektijden of bij ziekte vragen we ook dat je collega’s uit het team kunt ondersteunen waar nodig. Om die reden is het denkbaar dat je ook op andere vlakken binnen het team werkzaamheden zal verrichten.

Wat worden jouw taken?

• Aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, docenten en bezoekers;
• Adviseren van studenten met een complexe adviesbehoefte;
• Agendabeheer en telefoon- en baliediensten;
• Administratieve ondersteuning: diplomering, cijferregistratie, vakaanmelding en systeembeheer;
• Ondersteunende werkzaamheden voor de verschillende opleidingen van het Instituut voor Interdisciplinaire Studies (IIS) en de examencommissies;
• Organisatie van tentamens;
• Archiveren van studentendossiers en tentamens;
• Zelfstandig afhandelen van correspondentie en informatievoorziening aan studenten;
• Bijdragen aan de afhandeling van examencommissieverzoeken zoals vrijstellingen, uitzonderingen en studieplangoedkeuringen;
• Plannen en notuleren van vergaderingen en hoorzittingen;
• Regelen van zalen en apparatuur voor vergaderingen en onderwijs en het verzorgen van catering;
• Helpen bij het organiseren van diploma-uitreikingen;
• Signaleren van afwijkingen in gegevens inzake studentenzaken en schrijven van een toelichting hierop;
• Verzamelen van gegevens over o.a. studieresultaten, onderwijs en examens en het opstellen van (delen van) rapportages hierover ten behoeve van managementinformatie;
• Aanpassen van nieuwe (wettelijke) regelingen naar interne (administratieve) voorschriften en procedures.

Je bent energiek en enthousiast en vindt het leuk om betrokken te zijn bij de ondersteuning van het onderwijs van het Instituut voor Interdisciplinaire Studies. Je deinst niet terug voor een complexe organisatie, bent proactief en kunt heel nauwkeurig werken, zowel in teamverband als zelfstandig. Je houdt van contact met studenten en docenten, kunt goed organiseren en je bent in staat om te schakelen met mensen op verschillende niveaus. Onze ideale kandidaat heeft bij voorkeur minimaal twee jaar werkervaring in een verantwoordelijke functie met veel verschillende taken.

Ervaring en profiel
Je hebt:

• minimaal hbo werk- en denkniveau;
• minimaal twee jaar werkervaring als secretaresse, managementassistent of op een relevante (onderwijs-) administratieve functie;
• uitstekende organisatorische kwaliteiten;
• een proactieve houding en je kunt zelf prioriteiten stellen;
• uitstekende communicatieve vaardigheden;
• kennis van het werken met Word, Teams, Zoom, Outlook, Excel en je bent in staat je nieuwe systemen snel eigen te maken;
• geen moeite met snel schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden en je kunt goed improviseren;
• bekendheid en ervaring met informatiesystemen (bijvoorbeeld SIS of SAP);
• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Je bent:

• stressbestendig, zorgvuldig en punctueel;
• in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te kunnen werken;
• enthousiast en servicegericht.

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 24-28 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zo snel mogelijk, in overleg. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 3.072 tot € 4.103 (schaal 8). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Medewerker Studentenzaken 2 is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

We bieden een uitdagende werkplek met afwisselende werkzaamheden en voldoende ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling bij een inspirerende organisatie. Wij koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en geven je de ruimte om door te vragen. Veelkleurig, eigenzinnig, dynamisch, internationaal georiënteerd en ambitieus zijn typische eigenschappen van UvA-medewerkers. Werken bij de UvA betekent werken in een kritisch, onafhankelijk, creatief, innovatief en internationaal klimaat, met een open sfeer en een sterke betrokkenheid bij Amsterdam en de (internationale) samenleving.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• Verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;
• Verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschap voor de wetenschappelijke staf;
• Verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• De mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Faculteit der Natuurw., Wiskunde & Informatica

De Universiteit van Amsterdam (UvA) is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 43.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 PhDs, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Het Instituut voor Interdisciplinaire Studies (IIS) is een dynamische onderwijsorganisatie waar met veel enthousiasme en creativiteit wordt gewerkt aan vernieuwend onderwijs. Het IIS verzorgt interdisciplinaire opleidingen zoals de bachelors Bèta-gamma en Future Planet Studies en de masters Brain and Cognitive Sciences en Forensic Science. Daarnaast ontwikkelt het IIS uiteenlopende programma’s voor het interdisciplinair honours- en keuzeonderwijs en zet het IIS Onderwijslab jaarlijks verschillende innovatieve projecten op. Bij het Instituut voor Interdisciplinaire Studies kom je terecht op een uitdagende werkplek met afwisselende werkzaamheden en ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling. Er is een open sfeer en intercollegiale samenwerking is belangrijk.

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.