Binnen de vakgroep Huisartsgeneeskunde, sector Huisartsopleiding, bestaat per 1 juni 2024 een vacature voor een Office-Assistent 4 in Maastricht (0,5 FTE). Werkdagen: dinsdag, woensdag en donderdag.

De onderwijsorganisatie van de Huisartsopleiding is in domeinen (aios, toetsing, opleiders etc) ingedeeld. Elk domein heeft een coördinator die inhoudelijk verantwoordelijk is en een medewerker studentzaken die verantwoordelijk is voor de ondersteuning en uitvoering van administratieve en organisatorische taken binnen dat domein.

De Office-Assistent staat ten dienste van alle domeinen en biedt daarmee extra ondersteuning. De betreffende domeinhouders worden zo in staat gesteld hun eigen functie efficiënter uit te voeren. De Office-Assistent is onze gastheer/vrouw en 1e aanspreekpunt voor medewerkers en gasten. De office assistent zorgt er tevens voor dat onze onderwijsruimtes en faciliteiten er netjes uitzien en op orde zijn.

Plaats in de organisatie:
De Huisartsopleiding is onderdeel van de vakgroep Huisartsgeneeskunde van Universiteit Maastricht. De Huisartsopleiding is een driejarige opleiding en leidt basisartsen op tot huisarts. De Huisartsopleiding heeft 2 onderwijslocaties, een in Maastricht en een in Eindhoven. Aanwezigheid is gewenst op dinsdag, woensdag en donderdag, 0,5 fte wordt verdeeld over deze dagen. De functie betreft locatie Maastricht.

Kernactiviteiten:
Informatie en Communicatie:

• De Office-Assistent van de Huisartsopleiding is (telefonisch) aanspreekpunt en verwijst naar de betreffende medewerker die de vraag kan beantwoorden.
• De office assistent beheert de algemene mailbox van de Huisartsopleiding en stuurt mails door naar de juiste medewerker of handelt zelf vragen af wanneer dat mogelijk is.
• Het opstellen en versturen van e-mails behorend bij toebedeelde taken bij de ondersteuning van de domeinen.
• Verder verzorgt de Office-Assistent de postverdeling en neemt zij contact op met de postkamer bij speciale (bulk)verzendingen of aangetekende stukken.

Hospitality:

• De Office-Assistent wordt gezien als de gastheer/vrouw en ontvangt gast(docent)en en is aanwezig tijdens evenementen.
• Verrichten van facilitaire ondersteuning. Hier valt expliciet onder: het operationeel en op orde houden van de faciliteiten in de algemene en de onderwijsruimtes. Hieronder vallen o.a. het openen en sluiten van onderwijsruimtes, en het op orde houden van de aios- en personeelskantine.
• Beheren en bestellen van artikelen voor keuken, kantine en kantoor.
• Melden van gebreken aan meubilair, verlichting, luxaflex bij Facility Service.

Administratieve ondersteuning

• De Office-Assistent beheert de digitale ‘afdelingsagenda’ als het gaat om reserveringen leaseauto en ns-businesskaarten.
• De Office-Assistent beheert de sleutels en zorgt voor naambordjes van de kantoren.
• Algemene secretariële werkzaamheden als scannen en kopiëren en ondersteunt administratief de domeinen.
• Maken van aanwezigheidslijsten van de OBP (=Ondersteunend en Beherend Personeel) medewerkers.

Organisatie

• Opvragen van offertes en maken van prijsafspraken en toezien op vastlegging van afspraken.
• In opdracht regelen van catering en facilitaire voorzieningen.
• Het curriculum van de Huisartsopleiding kent een aantal terugkerende grote ‘evenementen’ (bijv diploma-uitreikingen) uitgevoerd op externe locaties. De Office-Assistent zorgt mede voor de begeleiding op de dag van uitvoering.
• De Office-Assistent notuleert het OBP-overleg.

Wie zoeken wij?

• MBO-niveau secretarieel/facilitair
• Je hebt een hands-on mentaliteit.
• Je bent resultaatgericht en proactief
• Je bent zelfstandig, flexibel en accuraat.
• Je kunt goed samenwerken in een team en bent bereid ook anderen te helpen.
• Je bent geordend en houdt ervan dat alles netjes is.

Wat biedt de UM?
Als Office-assistent bij Faculty of Health, Medicine and Life Sciences kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 5 conform UFO-profiel Management/Office-assistent met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €2618,00 en €3149,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0,5 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier.

Universiteit Maastricht
Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Voor meer informatie over de UM klik hier.

Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML)
In de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) draait alles om gezond leven. Ons onderzoek en onderwijs is niet alleen gericht op herstel maar focust sterk op preventie, gezondheidsbehoud en gezondheidsbevordering. We zijn erop uit om met onze kennis en kunde daadwerkelijk te kunnen zorgen voor gezonde levens van individuele mensen én de maatschappij als geheel. In onderwijs, onderzoek en zorg is de FHML sterk verbonden met het academisch ziekenhuis Maastricht waarmee ze samen het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+) vormt.

De FHML wordt gevormd door een (inter)nationale community medewerkers en studenten en is de grootste faculteit van Maastricht University. De faculteit biedt een breed palet aan Nederlands- en Engelstalige bachelor- en masteropleidingen in vernieuwende onderwijsconcepten waarin de nadruk altijd ligt op het bouwen van bruggen naar de praktijk.

Het multidisciplinaire onderzoek van de FHML richt zich op een aantal zorgvuldig gekozen actuele thema’s. Naast onderzoek dat is gericht op het verkrijgen van nieuwe inzichten gaat het ook om onderzoek waarvan de resultaten direct vertaald kunnen worden naar concrete toepassingen en innovaties. De uitvoering van de verschillende onderzoeksprogramma's is georganiseerd in onze zes graduate schools en twee instituten.

Vakgroep/afdeling
Voor meer informatie over de huisartsopleiding raadpleeg www.huisartsgeneeskundemaastricht.nl of www.huisartsopleiding.nl.

Nieuwsgierig?
Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Matthijs Limpens, hoofd huisartsopleiding Maastricht, voor meer informatie; matthijs.limpens@maastrichtuniversity.nl of 06-39 19 99 72.

Solliciteren?
Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Office-assistent? Solliciteer dan nu, uiterlijk 21 mei 2024, op deze functie. Voeg aan je sollicitatie een CV en motivatiebrief toe.

De vacature staat open voor interne en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.