Ambtelijk secretaris bij het Instituut Psychologie

Ben jij een juridisch talent met een liefde voor onderwijs? Het Instituut Psychologie van de Universiteit Leiden zoekt een ambtelijk secretaris voor de examencommissie. Je ondersteunt bij de naleving van de Onderwijs- en Examenregeling, bereidt vergaderingen voor, beoordeelt verzoeken van studenten en helpt bij besluitvorming. Daarnaast draag je bij aan procesverbeteringen, zodat tentamens en examens optimaal verlopen.

Jouw werkzaamheden

• Voorbereiden en notuleren van de tweewekelijkse vergaderingen van de examencommissie.
• Alle informatie verzamelen die nodig is voor de beslissingen van de examencommissie en deze aanleveren aan de secretarissen en leden.
• Controleren of de verklaringen van de studentendecaan kloppen, bijvoorbeeld als een student een functiebeperking heeft.
• Beoordelen van verzoeken van studenten die later willen afstuderen dan gepland.
• Helpen bij het maken van besluiten door de secretarissen.
• Assisteren bij beroepsprocedures door alle relevante informatie te verzamelen, gesprekken te plannen en brieven te schrijven.
• Onder toezicht van de secretarissen mandaatbesluiten opstellen.
• Samenwerken met verschillende afdelingen binnen de universiteit om ervoor te zorgen dat besluiten goed worden uitgevoerd.
• Overzicht houden van lopende zaken en ervoor zorgen dat alles binnen de wettelijke termijnen gebeurt.
• Inkomende post en e-mails van studenten registreren en archiveren.

Hier ga je werken
De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers.

Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen. Bezoek onze website voor een impressie: welkom bij de Leidse Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden.

Instituut Psychologie
Het Instituut Psychologie leidt vanuit toonaangevend gedragswetenschappelijk onderzoek en onderwijs nieuwe generaties op om bij te dragen aan de uitdagingen van onze samenleving, nu en in de toekomst. Dit gebeurt door samen te werken; zowel binnen als buiten ons instituut op het gebied van Psychologie en aanverwante onderzoeksgebieden, zowel fundamenteel als toegepast. Ook de brede bacheloropleiding en een grote diversiteit aan masterspecialisaties dragen hieraan bij. Binnen het instituut en de academische gemeenschap heerst een betrokken en gepassioneerde sfeer. De thema’s Gezondheid en Welzijn, Sociaal-cognitief-affectieve Besluitvorming, Ontwikkeling en Leren en Geavanceerde Gedragswetenschappelijke Methoden geven richting aan onderzoek en onderwijs. Het instituut vindt het belangrijk dat dit gebeurt in een veilige en inclusieve omgeving en dat er ruimte is voor nieuwe ontwikkelingen als open science, erkennen en waarderen en interdisciplinariteit, die verankerd liggen in de strategie. Het instituut met circa 5.000 studenten en 600 medewerkers, omvat het Instituutsbureau, de Afdeling Bacheloronderwijs en de 6 eenheden voor onderwijs en onderzoek: Gezondheids-, Medische en Neuropsychologie, Klinische Psychologie, Cognitieve Psychologie, Ontwikkelings- en Onderwijspsychologie, Sociale en Organisatiepsychologie, en Methoden en Statistiek.

Instituutsbureau
Samen met je collega-ambtelijk secretarissen werk je in het Instituutsbureau. Het bureau heeft als missie om het bestuur, de medewerkers en studenten van het Instituut Psychologie optimaal te adviseren en te ondersteunen. Er werken zo'n 35 mensen op verschillende gebieden zoals studieadvies, marketing & communicatie, onderwijs- & studentenzaken, onderwijs- & onderzoeksbeleid en bestuursondersteuning.

De examencommissie zorgt ervoor dat de Onderwijs- en Examenregeling van de opleiding Psychologie wordt nageleefd. Ze zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de organisatie van tentamens en examens. Ook checken ze of studenten de benodigde kennis en vaardigheden hebben om hun diploma te halen.

Vanwege toenemende drukte bij de Examencommissie is het Instituut Psychologie op zoek naar een ambtelijk secretaris. Je hebt kennis en toewijding en je vindt het leuk om processen waarbij de examencommissie betrokken is te verbeteren. Het instituut is constant in beweging, met enthousiaste en toegewijde collega's in een academische omgeving.

Dit is een dynamische startersfunctie waarin je vooral je twee collega-ambtelijk secretarissen zult ondersteunen.

Dit breng je mee

• Je hebt minimaal een hbo-diploma in een juridische richting of een WO-bachelor in Rechtsgeleerdheid.
• Je kent de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) of je bent bereid om deze te leren.
• Je kunt goed communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels.
• Je kunt snel schakelen tussen verschillende mensen en onderwerpen.
• Je blijft scherp en presteert goed onder druk.
• Je hebt sterke analytische vaardigheden.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen, maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een gezellige en hechte werkomgeving met fijne collega's.
• De kans om te werken bij een instituut dat helpt bij het oplossen van grote en kleine sociale vraagstukken en dat zich inzet voor een duurzame samenleving, met psychologie als brede basis.
• Mogelijkheden om je juridische vaardigheden te ontwikkelen en ervaring op te doen in onderwijsrecht en bestuursrecht.
• Een contract van 10 maanden, volgens de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris ligt, afhankelijk van je opleiding en ervaring, tussen €3.072,- en €4.103,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (38 uur per week, UFO-profiel secretaris 3, salarisschaal 8).
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, een eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantietoeslag van 8%, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om je arbeidsvoorwaarden aan te passen aan je persoonlijke situatie (hier vind je meer info).
• Een fijne werkomgeving waar je veel collega's van het Instituutsbureau tegenkomt, met werkplekken die zijn ontworpen voor verschillende activiteiten. Je kunt ook een paar dagen per week thuiswerken, hiervoor biedt de universiteit de faciliteiten en vergoedingen.
• Mogelijkheid om dichtbij je werk te parkeren tegen een kleine vergoeding.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Harm Derks, hoofd Instituutsbureau via h.t.j.p.derks@fsw.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot 31 augustus 2024 Sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid.