Ambtelijk secretaris faculteitsbestuur en faculteitsraad (0.5 fte)

Bij de afdeling Bestuursondersteuning van de Faculteit Governance and Global Affairs (Den Haag) is in verband met vervanging tijdens zwangerschapsverlof van 9 september 2024 tot en met 7 maart 2025 een ambtelijk secretaris. Heb je ervaring als secretaris óf heb je een relevante studieachtergrond en wil je ervaring opdoen in het secretarisvak, stuur dan je reactie op deze vacature.

Dit ga je doen
Als ambtelijk secretaris ben je verantwoordelijk voor de optimale ondersteuning van de beleids- en besluitvorming van de facultaire bestuurs-, advies- en medezeggenschapsorganen. Je organiseert bestuurlijke vergaderingen binnen de faculteit, zoals van het faculteitsbestuur en de faculteitsraad.

• Je treedt op als ambtelijk secretaris van verschillende overleggen zoals het faculteitsbestuur, de overlegvergadering tussen het faculteitsbestuur en de faculteitsraad, het maandelijkse beraad met alle bestuurders in de faculteit en de periodieke bestuurlijke overleggen met de instituutsbesturen en centredirecteuren;
• Ten behoeve van de vergaderingen bereid je de agenda’s en vergaderstukken voor in afstemming met verschillende collega’s en verspreid je de vergaderstukken onder de deelnemers;
• Je bent de notulist/ griffier voor verschillende overleggen en zorgt voor verspreiding van de verslagen en besluiten(lijsten);
• Je bewaakt de actielijsten en zorgt voor tijdige opvolging van acties;
• Je ondersteunt de faculteitsraad als ambtelijk secretaris;
• Ten behoeve van de vergadercyclus stel je in afstemming met verschillende collega’s een (inhoudelijke) vergaderkalender op en bewaak je de deadlines;
• Je zorgt er in samenwerking met de collega’s van het bestuurssecretariaat voor dat het bestuurlijke archief toegankelijk en up to date blijft;
• Je bewaakt het proces van de benoemingen leden van commissies.

Hier ga je werken
Het doel van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA) is bijdragen aan de samenleving. Dit doet de faculteit met hoogwaardig interdisciplinair onderwijs en (nieuwe) wetenschappelijke kennis. Of het nu gaat om terrorisme, veiligheid, artificial intelligence of een bestuurlijke oplossing voor de woningcrisis, bij FGGA komen hedendaagse vraagstukken uitgebreid aan bod.
In hartje Den Haag, waar belangrijke beslissingen worden genomen, komen studenten en professionals samen om kennis en vaardigheden op te doen. Er wordt veel samengewerkt met universitaire en maatschappelijke partners, wat ervoor zorgt dat studenten de universiteit verlaten met een glimlach en alvast met één been in de toekomst, klaar om een substantiële bijdrage te leveren aan de maatschappij.
FGGA is één van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden. Deze jonge, ondernemende, vernieuwende en innovatieve organisatie heeft drie wetenschappelijke instituten, twee centers, ruim 3700 studenten en 425 medewerkers. Voor meer informatie over de faculteit klik hier.

De functie is ingebed binnen de Afdeling Bestuursondersteuning van de faculteit. Deze afdeling staat onder leiding van de bestuurssecretaris van de faculteit. Naast de ambtelijk secretaris zijn er een coördinator bestuurssecretariaat en facilitaire zaken en drie managementassistenten werkzaam binnen de afdeling. De afdeling is een onmisbare schakel in het stroomlijnen van bestuurlijke processen en de ondersteuning van faculteitsbestuursleden. Het faculteitsbestuur van de Faculteit Governance and Global Affairs bestaat uit de decaan, de portefeuillehouder bedrijfsvoering, de vice-decaan/ portefeuillehouder onderwijs en het student-lid/assessor. Ook met deze collega’s werk je nauw samen.

Dit breng je mee

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding of WO-bachelor in de richting Rechtsgeleerdheid, Bestuurskunde, Politieke Wetenschappen, of een vergelijkbare richting.
• Ervaring als secretaris bij een hoger onderwijsinstelling (of soortgelijke ondersteuning van een bestuur) en/ of medezeggenschapsorgaan is een pré; Bestuurlijke ervaring als student-lid in een faculteitsbestuur of als bestuurslid van een studievereniging (van de genoemde studierichtingrichtingen) is eveneens een pré;
• Je hebt affiniteit met een academische werk- en leeromgeving en met bestaande wet- en regelgeving in het hoger onderwijs;
• Je bent in staat om informatie helder en op de doelgroep afgestemd op schrift te stellen;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je bent in staat om goed te plannen en te organiseren en kunt goed werken met strakke deadlines;
• Je bent organisatiesensitief, nauwkeurig, resultaatgericht, proactief, flexibel en stressbestendig en een teamspeler;
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en handelt integer;

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur de vervanging (van 9 september 2024 tot en met 7 maart 2025). De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3.377,- en maximaal € 4.640,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 9);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Je werkdagen zijn dinsdag, donderdag en vrijdag (ochtend of middag). Dit zijn de dagen waarop de meeste bestuurlijke overleggen plaatsvinden of voorbereid worden. De urenverdeling over de dagen kan in overleg met de leidinggevende nader worden vastgesteld. Op dinsdagen en donderdagen werk je in ieder geval op locatie (Wijnhaven). Hybride werken behoort tot de mogelijkheden die je met je leidinggevende afstemt;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.
Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Anne Christine de Haan LL.M., hoofd bestuursondersteuning/bestuurssecretaris via a.m.c.de.haan@fgga.leidenuniv.nl.

Solliciteren kan tot 7 augustus 2024. Sollicitaties nemen wij direct in behandeling. Gesprekken vinden plaats op 9 augustus 2024 (ochtend).
Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.