Werk jij graag met mensen en ben je daar ook goed in? Ben je gastvrij, vriendelijk en behulpzaam? En zoek je net wat extra verantwoordelijkheid in je baan? Dan is deze functie waarin je niet alleen frontofficemedewerker bent maar ook pedel echt wat voor jou!

Voor de Facilitaire Organisatie, onderdeel van Campus & Community, zoeken wij medewerkers frontoffice/pedel voor de Campus Binnenstad.

Als medewerker frontoffice ben je het visitekaartje voor het gebouw en de campus. De frontoffice is het eerste aanspreekpunt in het gebouw. Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van alle frontoffice-gerelateerde taken, zoals het ontvangen en doorverwijzen van gasten, leveranciers, studenten en medewerkers, het verstrekken van informatie binnen het gebouw, het fungeren als contactpersoon tijdens calamiteiten en het registreren van meldingen. In je rol als gastheer/vrouw ben je vriendelijk en empathisch, sta je open voor verbeteringen, ben je laagdrempelig en altijd bereid om de klant of bezoeker op een plezierige manier te helpen.

Andere taken en verantwoordelijkheden zijn onder andere:

- Een centraal meldpunt zijn in het gebouw voor vragen en meldingen
- Het registreren en uitgeven van diverse middelen
- Het signaleren van onveilige situaties
- Het aannemen van post(-pakketten)
- Een coördinerende rol vervullen bij calamiteiten en bediening van de brandmeldcentrale
- Het uitvoeren van lichte administratieve werkzaamheden
- Het representatief houden van het gebouw en het opstellen van zalen
- Ondersteuning bij evenementen
- Toezicht houden op de huisregels
- Het lopen van opening- en sluitrondes

Je wordt hiërarchisch aangestuurd door de gebiedsmanager frontoffice en je werkt nauw samen met je collega's van de frontoffice, backoffice en gebouwbeheerders binnen de Campus.

Naast frontofficemedewerker ben je tevens pedel. Als pedel vervul je een ceremoniële functie tijdens academische plechtigheden.

Denk hierbij aan:

- Het ondersteunen en voorbereiden voor academische plechtigheden. Dit doe je volgens bepaalde regels zodat de plechtigheden goed verlopen
- Het begeleiden van een plechtigheid door gasten te ontvangen, het toelichten van de werkwijze van de plechtigheid, het controleren van technische voorzieningen (samen met onder andere de audiovisuele dienst) en het klaarleggen van stukken
- Daarnaast vervul je diverse andere werkzaamheden tijdens de academische plechtigheden zoals het voorgaan van deelnemers en hoogleraren en de aan- en afkondigingen van ceremoniële onderdelen.

De academische plechtigheden van de Rijksuniversiteit Groningen zijn het visitekaartje van de universiteit. Als pedel vervul je dus een belangrijke rol door te zorgen dat deze plechtigheden vlekkeloos verlopen.

- Minimaal mbo-4 niveau of 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
- Ervaring als gastheer/vrouw of in de hospitality is een pre.
- Administratieve kennis (zoals het werken met een facilitair informatie managementsysteem)
- Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal op minimaal B2 niveau.
- Uitstekende mondelinge communicatievaardigheden.
- Goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
- Je bent accuraat en klantgericht.
- Je kan goed omgaan met het werken volgens protocollen.
- Je bent in het bezit van een BHV- en Ploegleider certificaat of je bent bereid om deze te halen.
- Je kan goed omgaan met het werken volgens protocollen.
- Je bent flexibel en bereid om te werken volgens een wisselend rooster.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- Een salaris van minimaal € 2.715 en maximaal € 3.266 (schaal 5) bruto per maand bij een fulltime aanstelling.
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto- inkomen.
- Een uitstekend secundair arbeidsvoorwaardenpakket met een ruime verlofregeling en goede scholingsfaciliteiten. Daarnaast krijg je een toelage indien je op ongebruikelijke werktijden werkt.
- Een dienstverband in eerste instantie voor 1 jaar.

Dorien Agema, gebiedsmanager frontoffice
d.agema@rug.nl

Nieuwsgierig naar ons team in actie? Bekijk deze video!
Pedel