Houd jij van:

• werken in een klein team waar jij de spil bent binnen een groot en divers netwerk?
• flexibiliteit en afwisseling in je werk?
• het plannen, organiseren en coördineren van vergaderingen en evenementen?
• het bewaken en optimaliseren van administratieve processen?

Dan is de functie van Managementassistent bij het Institute for Advanced Study (IAS) van de Universiteit van Amsterdam iets voor jou!

Wat bieden we
We bieden een internationale werkomgeving in een historisch gebouw in het hart van de stad waar je samen met gedreven collega’s een verschil kunt maken en waar jouw inbreng, creativiteit en ambitie op prijs wordt gesteld.

Voor deze functie bieden we een dienstverband van 30 tot 38 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3.186 tot € 4.255 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de gezellige en flexibele werkomgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld:

• 232 verlofuren per jaar (bij een 38-urige werkweek) en extra vakantiedagen tussen Kerst en de jaarwisseling;
• een breed cursusaanbod dat je kosteloos kunt volgen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof (voor partners) met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Wat ga je doen
Als managementassistent bied je secretariële ondersteuning aan het management van het IAS, bestaande uit de directeur en de instituutsmanager. Je werkt nauw samen met het kleine, hechte IAS-team, dat bestaat uit de Instituutsmanager, Hospitality & Events Manager en Communicatieadviseur. Samen zorgen jullie voor een inspirerende en gastvrije omgeving waar baanbrekend interdisciplinair onderzoek kan plaatsvinden.

Jouw taken omvatten onder andere:

• Dagelijks aanspreekpunt zijn voor onze (internationale) Fellows, leden van de interdisciplinaire onderzoeksgroepen die bij het IAS werken, en deelnemers aan de verschillende evenementen die het IAS organiseert.
• Samen met de Hospitality & Events Manager ervoor zorgen dat alles binnen het IAS op rolletjes loopt en ondersteunen waar nodig bij evenementen en operationele taken.
• Beheer van de complexe agenda van de directeur, waarbij je de bredere planning van het instituut meeneemt.
• Voorbereiden, plannen en notuleren van vergaderingen met externe stakeholders, en overzien opvolging van gemaakte afspraken en deadlines.
• Administratieve processen bijhouden en blijven verbeteren, proactief nodige acties signaleren (zoals verlenging termijnen van Associates) en zorgen dat documenten en archief op orde en toegankelijk zijn voor het team.
• Goede communicatie – in het Engels and Nederlands - en coördinatie met facilitaire diensten en secretariaten.

Wat neem je mee

• Je kunt goed prioriteiten stellen en snel schakelen tussen dagelijkse ad-hoc taken en structurele werkzaamheden.
• Je hebt een scherp oog voor het continu verbeteren van processen en dienstverlening.
• Je beheert complexe agenda’s efficiënt, plant zorgvuldig en zorgt voor adequate opvolging van acties.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel het Nederlands als Engels om met uiteenlopende externe contacten te communiceren en om programma’s, uitnodigingen en officiële brieven op te stellen;
• Je bent digitaal vaardig en ervaren met MS Office, Teams en, idealiter, Trello.
• Je bent flexibel, vriendelijk en service gericht
• Je werkt goed samen met collega’s, maar kunt ook zelfstandig taken oppakken.
• Idealiter, BHV-certificaat, of de bereidheid om deze te halen.

Over ons
De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Over de afdeling
Het Institute for Advanced Study (IAS) is een onderdeel van de Universiteit van Amsterdam (UvA) waar interdisciplinair wordt gewerkt om complexe wetenschappelijke en maatschappelijke vraagstukken te onderzoeken. Voor een indruk van onze activiteiten zie hier.

Vragen
Voor vragen over de functie kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:
Julia Hoffmann (Instituutsmanager IAS) via j.hoffmann@uva.nl

Sollicitatie
Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand. Je kunt via onderstaande link solliciteren.

De reactietermijn sluit op 7 oktober 2024. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen, die niet via de link worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Wij stellen acquisitie niet op prijs.