Ben jij een ervaren onderwijsondersteuner met kennis en waardering voor de universitaire cultuur die blij wordt van dienstbaar te zijn aan de – wisselende leden van de – Examencommissie? Kun jij goed notuleren en uitstekend communiceren met zowel studenten, docenten als collega-ondersteuners? Vind jij het fijn om werk te structureren, planningen te maken en te bewaken en om een zinvol archief te onderhouden?

Graag nodigen wij je dan uit om te solliciteren op de functie van Ambtelijk Secretaris Examencommissie. Per 1 december 2024 t/m juni 2025 zijn wij op zoek naar een fijne collega die ons gaat helpen tijdens het zwangerschapverlof van onze collega.

Wat ga je doen
Als organisator van de vergaderingen van de examencommissie en de opleidingscommissie bereid je deze samen met de voorzitter voor. Daarnaast notuleer je de vergaderingen en zorg je ervoor dat de notulen en besluiten correct worden gearchiveerd en opgevolgd. Ook bereid je studentenverzoeken voor ter besluitvorming door de examencommissie. Je houdt de procedurele voortgang van de besluitvorming over deze verzoeken in de gaten en communiceert hierover met studenten, docenten en andere belanghebbenden. Bij standaardbesluiten handel je, namens de examencommissie, verzoeken van studenten af. In overleg met je collega's toets je voorgenomen standpunten en besluiten aan de relevante precedenten, besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen. Je informeert en adviseert de examencommissie hierover. Verder ondersteun je de aanwijzing van examinatoren door de examencommissie en beheer je het archief van de commissie. Je bereidt tijdig het jaarverslag van de commissie voor ter aanvulling en vaststelling door de voorzitter. Daarnaast bewaak je de voortgang van de werkzaamheden zoals vastgelegd in de jaarplanning. Tot slot maak je actief deel uit van het team Beleid & Kwaliteit, waarin collegiaal overleg, informele intervisie en het ondersteunen van collega’s centraal staan.

Wat neem je mee
Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands en zeer goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Engels. Daarnaast heb je sterke plannings- en coördinerende vaardigheden, waarbij je goed in staat bent om tijdsplanningen en afspraken te bewaken. Je hebt kennis van de geldende regelgeving, procedures, precedenten en kaders en bent in staat deze te raadplegen en te interpreteren, waarna je de commissie hierover kunt informeren en adviseren. Bovendien ben je bereid om je te committeren aan gemaakte afspraken en weet je collega's hierin mee te nemen. Je hebt een sterk analytisch vermogen en goed inzicht in werkprocessen en organisatiestructuren. Je combineert een servicegerichte houding met doorzettingsvermogen en standvastigheid. Tot slot heb je ervaring of affiniteit met de sociale wetenschappen.

Daarnaast beschik je over:

• Een denkniveau op hoger onderwijsniveau, aangetoond door opleiding en/of ervaring;
• Inzicht in de sociale verhoudingen binnen een universitaire omgeving;
• Ervaring met onderwijsondersteuning, met een focus op notuleren en formele correspondentie;
• Je bent:Betrouwbaar en nauwkeurig, met een zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie;
• Bewust van de rol en onafhankelijkheid van de examencommissie ten opzichte van het opleidings- of instituutsmanagement;
• Stressbestendig, geduldig en flexibel in je werkhouding.

Wat bieden we jou
We bieden een tijdelijk dienstverband voor 20 uur per week (24 is bespreekbaar) voor de periode van 1 december 2024 t/m juni 2025. Het UFO-profiel Secretaris 2 is van toepassing.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €3.502 tot €4.812 bruto per maand op basis van volledige werktijd (38 uur per week en zal per 1 januari 2025 worden verhoogt met 1%), volgens salarisschaal 9. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder

• een uitdagende functie met afwisselende werkzaamheden en volop ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling bij een inspirerende organisatie;
• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Over ons
De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen speelt een leidende rol in het adresseren van de grote maatschappelijke uitdagingen waar de wereld, Nederland en Amsterdam mee worden geconfronteerd, nu en in de toekomst.

De onderwijsinstituten ‘College Sociale Wetenschappen (CSW)’ en ‘Graduate School of Social Sciences’ (GSSS) maken onderdeel uit van FMG en zijn samen verantwoordelijk voor zes bachelor- en elf masteropleidingen en een aantal niet-reguliere programma's, zoals zomerprogramma's en deficiëntieonderwijs. Bij elkaar volgen meer dan 4000 studenten onderwijs aan het CSW en de GSSS.

CSW en GSSS hebben een gezamenlijk Onderwijsbureau. Dit Education Office Social Sciences bestaat uit een aantal centrale ondersteunende diensten (zoals ICT-ondersteuning, Beleid & Kwaliteit, onderwijsadministratie, International Office, Admissions Office, Communicatie, enz.) en 5 ondersteunende opleidingsteams. Voor het team Beleid & Kwaliteit zoeken we, in verband met een zwangerschapsverlof een tijdelijke collega.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Vragen
Voor vragen over de functie of de afdeling kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:

Karen Schiffner, Beleidsmedewerker onderwijs en kwaliteitszorg, tevens teamleider van Beleid & Kwaliteit

E: k.schiffner@uva.nl

T: +31 2 525 3764

Sollicitatie
Herken jij je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand.

De reactietermijn sluit op 23 oktober. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen, die niet via de link worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.

De sollicitatiegesprekken vinden naar verwachting plaats in de week van 28 oktober, gelieve hier rekening mee te houden.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Wij stellen acquisitie niet op prijs