Het examensecretariaat speelt een cruciale rol in de reis die een student maakt. Vanaf de start tot aan afstuderen begeleid je studenten actief, vanuit een back-office functie. Je werkzaamheden omvatten o.a. het verwerken van resultaten en aanvragen, en het controleren van studievoortgang. Het is een dynamische functie waarin je veel contact hebt met studenten en docenten. Een uitdagende, tijdelijke rol voor 6 maanden!

Wat ga je doen?
Ons team bestaat uit acht collega’s, die nauw met elkaar samenwerken. Je hebt je eigen taken, maar er is altijd ruimte om met elkaar te sparren. Daarnaast werk je ook veel samen met onze vier ambtelijk secretarissen. Onze ideale nieuwe collega past in ons warme team, werkt gestructureerd, kan tegen een stootje en is, behalve goed in diens werk, ook fijn om mee samen te werken.

Als je bij ons komt te werken, zijn je taken onder andere:

• het beantwoorden van vragen van studenten over hun studievoortgang, via de mail en telefonisch;
• het administratief uitvoeren van besluiten van de examencommissie;
• verzoeken verwerken, bijvoorbeeld voor vrijstellingen;
• het maken en controleren van diploma’s en internationale diploma supplementen (IDS’en);
• diploma-uitreikingen organiseren en monitoren.

De werkzaamheden van het examensecretariaat zijn divers en verschillen per maand. Daarnaast zijn er ook vaste taken en processen, zoals de maandelijkse afstudeerronde. Als team vinden we het belangrijk om samen te werken op basis van vertrouwen. We werken vanuit duidelijke kaders, die goed omschreven zijn in handige handleidingen: dat werkt fijn wanneer je vastloopt in de werkzaamheden. Uiteraard staan je collega’s ook voor je klaar in persoon, of via Teams. Elke week hebben wij een teamoverleg, en daarnaast zijn er ook dagelijks informele bijpraatmomenten via Teams waaraan je kunt deelnemen.

• Je hebt bij voorkeur hbo-werk/-denkniveau.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je hebt een proactieve houding; je pakt zelf werkzaamheden op en stelt vragen.
• In drukke tijden houd je het hoofd koel en doe je de juiste dingen.
• Je kunt prioriteren en krijgt energie van het aanbrengen van structuur.
• Je bent collegiaal kritisch naar anderen en staat ook open voor feedback.

Wij bieden een gemoedelijke sfeer op kantoor, die we typeren als collegiaal en waar ruimte is voor gezellige teamoverstijgende activiteiten, zoals onze Kaneelbroodjesvrijdag. Binnen de keten Onderwijs- en studentzaken van de faculteit Geesteswetenschappen zijn er daarnaast ook ontspannen themawandelingen en interessante lezingen om aan deel te nemen. Daarnaast bieden wij:

• een functie voor 6 maanden;
• een werkweek van 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.186,- tot maximaal € 4.255,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten;
• een goede werk-/privé-balans en de mogelijkheid deels thuis te werken.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Neem voor meer informatie contact op met Annemarie Besselink (afdelingshoofd) via j.m.h.besselink@uu.nl.

De eerste gesprekken worden gepland in de week van 4 november.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.