De Human-Technology Interaction groep van de TU/e is op zoek naar een enthousiaste management assistent voor drie dagen per week (waarbij de woensdag vast staat en de overige twee dagen in overleg worden bepaald). Onze afdeling bestaat uit ongeveer 18 vaste medewerkers en 34 promovendi. Je komt te werken in een gezellig secretariaat met twee andere collega's. Het team is internationaal en de werksfeer is informeel - we vormen een fijne en hechte groep! Dankzij de centrale rol van het secretariaat binnen de afdeling is het werk gevarieerd en dynamisch. Dit vraagt om flexibiliteit, stressbestendigheid, een oplossingsgerichte aanpak, zelfstandigheid en een sterke teamspirit.

Functie inhoud

Als management assistent ondersteun je alle leden van de groep. Je hebt daarbij onder andere de volgende taken:

• Centraal aanspreekpunt van alle medewerkers;
• Vergaderingen voorbereiden en notuleren;
• Complex (elektronisch) agendabeheer (inclusief met externen);
• Reserveringen van zalen, lunches, vergaderarrangementen, verblijf van buitenlandse gasten, etc.;
• Controle op de financiële stromen binnen de groep;
• Verwerking van aan onderwijs gerelateerde documenten;
• Afhandeling van de e-mail en post gericht aan de groep en haar leden;
• Bestellen van kantoorbenodigdheden etc.;
• Organiseren van groepsactiviteiten.

Gezien je rol als aanspreekpunt voor de groep vinden we het belangrijk dat je op de drie afgesproken dagen per week fysiek aanwezig bent. Tijdens rustigere periodes, zoals in de zomer, is er in overleg met je leidinggevende de mogelijkheid om deels thuis te werken.

• MBO werk- en denkniveau aangevuld met de management assistent of secretariële opleiding;
• Aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en het Engels;
• Handig met Outlook, Excel en Word;
• Organisatievermogen en in staat prioriteiten te stellen;
• Een flexibele en servicegerichte houding, integer, initiatiefrijk en stressbestendig;
• Goede sociale en communicatieve vaardigheden met iedereen, in het bijzonder met je directe collega's op het secretariaat.

• Een functie met een omvang van 0,6 fte. Het betreft een tijdelijke aanstelling via Euflex voor de periode van één jaar met mogelijk uitzicht op een vaste aanstelling;
• Een maandsalaris van minimaal € 2.844,- tot maximaal € 3.420,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (conform schaal 6 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• Naast 8% vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3% van het jaarsalaris;
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical;
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans;
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching;
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet;
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Renata Vis, management assistente, via e-mail: hti@tue.nl of telefonisch: 040 - 247 2889.

Voor overige informatie kun je contact opnemen met Eleni Tzouvaras, HR-adviseur, via e-mail: HRadvice.IEIS@tue.nl.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd in deze vacature? Via de solliciteer-knop ontvangen we graag je CV en motivatiebrief, samengevoegd in één document, tot uiterlijk 3 november. We kijken uit naar je sollicitatie!