Zit plannen, regelen en organiseren in je bloed? Werk je graag in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om medewerkers en studenten verder te helpen?
We zoeken een enthousiaste, gedreven en flexibele collega die het leuk vindt om samen met de collega management/office assistant te zorgen dat alles op rolletjes loopt.
FunctieomschrijvingHet secretariaat is het hart van de onderzoeksgroep waar mensen binnenlopen met allerlei vragen. In de rol van management/office assistant ben je de spin in het web. Samen met je collega management/office assistant ben je verantwoordelijke voor alle voorkomende secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van de onderzoeksleiders en bijbehorende groepen: 'Computational Biology', 'Synthetic Biology', "Nanoscopy for Nanomedicine" en 'Medical Image Analysis'. Deze groepen zijn met name actief in het focusgebied 'Biomedical Imaging and Modelling'.
Samen met je collega management/office assistant heb je de vrijheid om alle taken, werkzaamheden en procedures op een efficiënte wijze in te richten. Daarnaast werk je ook samen met het BmE-management/office assistant team.
Taken Een indruk van je dagelijkse taken:
- Je ondersteunt de betreffende hoogleraren en de bijbehorende groepen op administratief en organisatorisch gebied. Bijvoorbeeld met het:
- Plannen en notuleren van vergaderingen en andere bijeenkomsten.
- Beheren van agenda's.
- Organiseren van reizen.
- Afhandelen van reserveringen.
- Verzorgen van declaraties.
- Eenvoudige personele wijzigingen in het HR-systeem.
- Je behandelt ingekomen e-mails en daar waar mogelijk handel je deze ook zelfstandig af of onderneem je de nodige acties.
- Je houdt (wetenschappelijke) publicaties in diverse systemen bij en beheert het (digitale) archief van de groep.
- Je ontvangt en regelt zaken voor nieuwe collega's.
- Je helpt studenten bij administratieve vragen.
- Je verleent ondersteuning met betrekking tot de organisatie van afstudeercommissies (MSc), promoties en eindpresentaties.
- Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals: groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.
- Je vangt bij afwezigheid van je collega zaken op, zodat alles door kan gaan.
Dit is een greep uit het brede en divers takenpakket. Een belangrijk aspect dat niet direct in een taak te omschrijven is, betreft het sociale aspect van deze rol: je bent de 'go-to-person' en hiermee essentieel.