Het Onderwijsinstituut van de faculteit Letteren is op zoek naar een enthousiaste en ervaren spin in het web, die als coördinerend Management/Office-Assistent (MOA), samen met de andere secretariaatsmedewerkers, de ondersteuning verzorgt van de Bachelor en Masteropleidingen van International Relations & International Organization (IRIO), Geschiedenis en Griekse en Latijnse Talen en Culturen (GLTC), alsmede twee Research Masters, een Erasmus Mundus master en twee minoren. Op het secretariaat zijn zes mensen werkzaam. De leidinggevende van het secretariaat is de clustercoördinator. Als coördinerend MOA ben je aansturend en meewerkend voorman/vrouw van het secretariaat. Samen met je team ben je verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de diverse onderwijs- en administratie processen. Het secretariaat kent een vaste agenda en jaarlijkse activiteiten en handelingen, toch is elke dag anders. Ongestoord een klus afmaken komt zelden voor. Je moet snel kunnen schakelen tussen verschillende soorten werkzaamheden en vragen.

Tot je kerntaken behoren
- Het overzien en bewaken van de onderwijsprocessen en de daarbij horende tijdlijn voor de ondersteunende werkzaamheden.
- Signaleren van knelpunten en verbeterpunten in administratieve processen/systemen en daarover adviseren.
- Het initiëren en voorzitten van het wekelijks werkoverleg secretariaat.
- Het coördineren van de werkzaamheden van de medewerkers op het secretariaat.
- Coachen en vakinhoudelijk begeleiden van minder ervaren collega’s.
- Samen met je team verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van onder meer de onderwijsadministratie, het organiseren van reguliere vergaderingen en bijeenkomsten en de informatieverstrekking aan stafleden en studenten.
- Het ondersteunen van de clustercoördinator bij werkzaamheden op het terrein van data-verzameling en data-analyse.
- Afstemmen van werkwijzes met de andere coördinerende MOA’s.

Organisatie
De Faculteit der letteren bouwt voort op een lange traditie van vier eeuwen. Onze missie is een top faculteit te zijn op het gebied van onderwijs en hoogwaardig onderzoek, met een sterke internationale oriëntatie en stevig geworteld in Noord-Nederland. De faculteit creëert en deelt kennis door middel van excellent onderwijs en hoogwaardig onderzoek. Wij leiden meer dan 5000 Nederlandse en internationale studenten op in een moderne, brede en internationale instelling die toekomstgerichte, mondige en intellectueel onafhankelijke afgestudeerden voortbrengt.
Het onderwijsinstituut (OWI) zorgt voor een optimale ondersteuning bij de organisatie en uitvoering van al het onderwijs. Daarnaast is het OWI verantwoordelijk voor de kwaliteitszorg van de opleidingen. De opleidingen en wetenschappelijke staf zijn verdeeld over vijf clusters, met aan het hoofd een clusterbestuur, daarbij vanuit het OWI ondersteunt door een cluster coördinator. Ter ondersteuning van de clusters zijn er 4 secretariaten. OWI zoekt een coördinerend Management/Office-Assistent voor secretariaat A.

- Je hebt bij voorkeur een afgeronde Hbo-opleiding, maar tenminste een relevante MBO-4 niveau opleiding.
- Je hebt ervaring met en kennis van onderwijsorganisatie.
- Je hebt ervaring met het op verbindende wijze aansturen van collega’s.
- Je bent in staat om overzicht te houden en te prioriteren.
- Je hebt een goede beheersing van het Engels en Nederlands, zoals mondeling als schriftelijk.
- Je bent snel en handig met Excel, Googleapplicaties en managementinformatiesystemen.
- Je bezit persoonlijke eigenschappen die goed aansluiten bij bovenstaande functieomschrijving, zoals: zelfstandig kunnen werken, pro-actief zijn, interculturele vaardigheden bezitten, goed kunnen werken in teamverband, jouw en andermans grenzen bewaken en stressbestendig zijn.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten

- Een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 3.186 tot maximaal € 4.255 (schaal 8) bruto per maand bij volledige werktijd.
- Het UFO-profiel dat van toepassing is bij deze vacature is: Management/Office-assistent 1.
- Een aanstelling voor de duur van één jaar met een werktijd omvang van 0,8 fte.

Lies Feringa, Cluster coordinator/OWI
e.m.feringa@rug.nl