Ben jij een coachende en betrokken leider die graag samen met een hecht team bijdraagt aan de studiereis van onze studenten, van de start tot het afstuderen? Bij de Universiteit Utrecht hebben we een uitdagende positie voor een meewerkend teamleider binnen het examensecretariaat van de faculteit Geesteswetenschappen. In deze dynamische rol combineer je teamleiderstaken met praktische en administratieve werkzaamheden, waarbij je nauw samenwerkt met collega's en studenten begeleidt in hun studievoortgang en afstudeerproces.

Wat ga je doen?
Het Examensecretariaat speelt een cruciale rol in de ondersteuning van studenten tijdens hun studie. Van aanpassingen in individuele studieprogramma’s tot het proces rondom afstuderen en diploma-uitreikingen. Gedurende de hele studies, begeleiden we studenten actief vanuit een backofficefunctie. Het uiteindelijke doel is om studenten een UU-koker met diploma erin mee te geven, op weg naar een mooie carrière!

In deze functie vervul je zowel teamleiderstaken als uitvoerende taken. Je werkt nauw samen met je team van acht collega’s, waarbij je hen coacht, motiveert en ondersteunt bij hun dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast werk je veel samen met onze vier ambtelijk secretarissen.

In de rol van teamleider zijn je taken en verantwoordelijkheden:

• Je bent verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van werkzaamheden en het coachend aansturen van de medewerkers binnen het team, je zorgt voor duidelijke kaders van waaruit gewerkt kan worden.
• Je bevordert samenwerking in het team en je laat hierin zelf het goede voorbeeld zien.
• Je ondersteunt en ontwikkelt in samenspraak met het team visie en beleid en je vertaalt dit naar een optimale dienstverlening.
• Je bent verantwoordelijk voor de hr-gerelateerde processen (werving en selectie, begeleiding bij ziekte, voeren van beoordelings- en ontwikkelingsgesprekken).
• Je maakt deel uit van het overleg van teamleiders Onderwijs- en Studentzaken (OSZ), werkt mee aan en adviseert over toekomstige ontwikkelingen van het team, OSZ en de faculteit.

De uitvoerende taken bestaan onder andere uit:

• het beantwoorden van vragen van studenten over hun studievoortgang, via de mail en telefonisch;
• het administratief uitvoeren van besluiten van de examencommissie;
• verzoeken verwerken, bijvoorbeeld voor vrijstellingen;
• de maandelijkse afstudeerronde verwerken;
• het maken en controleren van diploma’s en internationale diplomasupplementen;
• diploma-uitreikingen organiseren en monitoren.

De teamleider die we zoeken coacht het team op basis van vertrouwen, vindt samenwerking belangrijk, heeft oog voor de individuele teamleden, draagt bij aan een fijne en veilige werkomgeving en houdt van aanpakken. Verder breng je het volgende mee:

• Je hebt hbo-werk/-denkniveau en bij voorkeur ervaring als leidinggevende.
• Je hebt werkervaring in een administratieve functie in een digitale omgeving.
• Je bent collegiaal kritisch naar anderen en staat zelf open voor feedback.
• Je bent benaderbaar en een goede sparringpartner.
• Je werkt zorgvuldig en gestructureerd.
• Je bent oplossingsgericht en proactief en je kunt goed organiseren.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse en Engelse taal.

Wij bieden:

• een gemoedelijke sfeer op kantoor die we typeren als collegiaal en waar ruimte is voor gezellige teamoverstijgende activiteiten, zoals onze Kaneelbroodjesvrijdag en binnen OSZ zijn er ook ontspannen themawandelingen en interessante lezingen om aan deel te nemen;
• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.502,- tot maximaal € 4.812,- bij een fulltime dienstverband (schaal 9 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten
• een goede werk-/privé-balans en de mogelijkheid deels thuis te werken.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Neem voor meer informatie contact op met met Annemarie Besselink (afdelingshoofd) via j.m.h.besselink@uu.nl.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.