Wij zoeken een proactieve en enthousiaste collega voor een gecombineerde functie als medewerker van het onderwijssecretariaat Geesteswetenschappen. Samen met ons betrokken team lever je een belangrijke bijdrage aan ons onderwijs en ondersteun je toekomstige studenten in hun studietraject.

Wat ga je doen?
Ons team van 13 collega’s zet zich in voor de ondersteuning van onze 22 bacheloropleidingen. Wij organiseren meeloopdagen, matchingsactiviteiten, introducties en het tutoraat. Daarnaast begeleiden we het selectieproces van de bacheloropleiding Philosophy, Politics and Economics.

Voor onze 32 masterprogramma's zijn we verantwoordelijk voor de toelatings- en selectieprocedures, cursusinschrijving en introductieactiviteiten bij de start van de opleiding. Dit vormt de kern van jouw takenpakket in deze functie.

Jaarlijks leggen we het onderwijsaanbod vast in het studie-informatiesysteem Osiris. Verder zorgen wij voor de voorzieningen voor studenten tijdens tentamens en beheren we de roostering van alle onderwijsactiviteiten.

Jouw functie bestaat uit twee rollen: Contactcoördinator mastertoelating (0,6 fte) en Assistent Admissions Officer (0,2 fte).

Als contactcoördinator mastertoelating zorg je ervoor dat de communicatie met aankomende master- en internationale bachelorstudenten helder, klantgericht en wervend verloopt tijdens het aanmeld- en toelatingsproces. Dit is een jaarlijks proces sat op 1 oktober start met het ATI (Aanmelden, Toelaten en Inschrijven) traject voor de bachelor- en masteropleidingen en als eindpunt de introductie in september. De werkzaamheden bestaan uit:

• key-usertaken ATI-masterproces;
• monitoren en coördineren van de communicatie in de aanmeldprocedures (formats voor mailberichten en brieven in Osiris actueel houden, voorbereiden afstemmingsoverleg met International Student Admissions);
• deelname UU Key-useroverleg (viermaal per jaar);
• coördinatie en inventarisatie van wensen en verbeteringen voor het proces, en organiseren van de testronde;
• in samenwerking met het International Office, organisatie van de Welcome Week;
• in samenwerking met studentcommunicatie en opleidingen, verzorgen van de welkomstbrieven aan de nieuwe studenten;
• ondersteuning mastertoelating voor 1 of 2 masterprogramma’s;
• coördinatie cursusinschrijving master;
• analyseren en interpreteren van managementinformatie.

Als Assistent Admissions Officer zorg je voor een goed georganiseerd toelatings- en selectieproces voor onze opleidingen, in afstemming met de facultaire Admissions Officer. Je taken zijn onder andere:

• het beantwoorden en prioriteren van mails;
• beantwoorden van vragen van aankomende studenten over het toelatingsproces, inclusief toelichting geven op afwijzingen;
• contact met de opleidingen over het toelatingsproces;
• coördinatie van de procedure voor toekennen van beurzen;
• input leveren voor het universitaire ATI-overleg.

In deze nieuw vorm te geven functie verwachten we een proactieve en creatieve instelling. Samen met de Admissions Officer zal het takenpakket worden vormgegeven.

We streven naar een optimale kwaliteit van dienstverlening. Binnen ons team werken we veel samen en wordt een kritische houding gewaardeerd. Je denkt graag mee aan initiatieven die jou en het team doen groeien.

We waarderen een kritische houding, maar tegelijkertijd ben je bereid te luisteren en sta je open voor verandering en verdere verbetering. Wij staan op onze beurt weer open voor initiatieven die jouw ontwikkeling en die van het team ondersteunen. Wij zoeken een collega:

• met hbo-werk- en -denkniveau;
• met een dienstverlenende, positieve en proactieve instelling;
• die goed in het Nederlands en Engels (mondeling en schriftelijk) met onze docenten en studenten kan communiceren;
• die plezier schept uit het ondersteunen van diverse processen, goed kan plannen en organiseren en stevig in de schoenen staat;
• die graag in een team werkt, maar ook een hoge mate van zelfstandigheid toont;
• die idealiter bekend is met het universitaire proces van aanmelden, toelaten en inschrijven en ervaring heeft met Osiris;
• die affiniteit heeft met de inrichting en ondersteuning van systemen;
• die ziet waar kansen liggen op het gebied van communicatie met de specifieke doelgroep.

Wij bieden:

• een positie voor een jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 uur en een salaris van minimaal € 3.502,- en maximaal € 4.812,- (schaal 9 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

De bedrijfsvoering van de faculteit is georganiseerd in meerdere ketens. Eén van deze ketens is de keten Onderwijs en Studentzaken (OSZ), waar het team van de onderwijscoördinatoren onder valt. Samenwerken binnen het team en de faculteit op basis van vertrouwen is van essentieel belang. Verder streven we binnen de faculteit naar toekomstbestendige beleidslijnen.

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Brigitta Bauhuis (Teamleider onderwijssecretariaat Geesteswetenschappen) via B.J.M.Bauhuis@uu.nl of (030) 253 58 25, aanwezig van di t/m vr.

De gesprekken worden gepland in de eerste week of tweede week van december.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.