Ben je dienstverlenend, vind je het leuk om bijeenkomsten te organiseren en staat gastvrijheid bij jou hoog in het vaandel? Weet jij het overzicht te houden in een dynamische omgeving? Dan is deze functie van evenementencoördinator binnen ons team wellicht iets voor jou. Maak samen met ons van elke bijeenkomst een succes!

Wat ga je doen?
Als evenementencoördinator inventariseer je de wensen van opdrachtgevers en adviseer je per mail of telefoon over de mogelijkheden van onze locaties. De evenementen varieren van oa. conferenties, lezingen, vergaderingen, diners en recepties.

Vanaf het eerste telefonische contact tot de eindevaluatie ben jij betrokken. Je reserveert ruimtes en coördineert alle facilitaire zaken via diverse systemen en hebt veel telefonisch en digitaal klantencontact. Je werkt samen met een fijn team van collega’s.

Jouw werkzaamheden op een rij:

• Je neemt zaalreserveringen en evenementenaanvragen aan en voert intakegesprekken om de wensen van de klant duidelijk te krijgen.
• Je maakt afspraken op locaties en denkt mee over de mogelijkheden en benodigde diensten.
• Je bent het aanspreekpunt voor de organisatie en coördineert ondersteuning als schoonmaak, AV-middelen en facilitaire zaken.
• Na afloop van evenementen verzorg je de evaluatie met opdrachtgevers en collega’s.
• Op een klantvriendelijke, professionele manier zorg je samen met het team voor een efficiënte uitvoering van je werk.

Je verzorgt de evenementen voor met name de locaties in de regio binnenstad. Je bent ook bent ook inzetbaar voor de locaties van de regio Utrecht Science Parc (USP). Jouw werkplek wisselt dus van de mooie binnenstad van Utrecht tot het altijd bruisende USP.

Jij hebt:

• minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
• ervaring als evenementencoördinator of een soortgelijke functie;
• een beschikbaarheid van minimaal 28 per week; werkdagen in overleg afgestemd. Incidenteel wordt jouw aanwezigheid verwacht bij een activiteit in de avonduren of in het weekend;
• uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als in het Engels.

Iedereen is anders, en juist de verschillen in mensen helpen ons om onze diensten te verbeteren. Ben je geïnteresseerd in deze functie? Dan zijn wij benieuwd naar wie jíj bent!

Wij bieden:

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 28 tot 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.899,- tot maximaal € 3.809,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Campus & Facilities (C&F) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, de inrichting en het in stand houden van de universitaire campus en biedt een breed scala aan facilitaire producten en ondersteunende diensten. De directie C&F is één van de directies van de Universitaire Bestuursdienst en heeft als taak ervoor te zorgen dat medewerkers, studenten en bezoekers van de Universiteit Utrecht optimaal ondersteund worden in hun werk- en studie-omgeving. Campus & Facilities hecht grote waarde aan duurzaamheid in haar dienstverlening en in de eigen bedrijfsvoering.

Neem voor meer informatie contact op met Monique van der Hoek (Teamleider FSC zaalreserveringen en evenementen) via m.vanderhoek2@uu.nl of (06) 41 55 34 61.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.