Wil jij een cruciale rol spelen in de vlekkeloze organisatie van tentamens aan de TU Delft? Sluit je dan aan bij ons hechte team!

Functieomschrijving
Als procescoördinator Exam Logistics kom je te werken in het team Education Logistics (EL). Team EL is onderdeel van het Education Service Centre (ESC). Het ESC zorgt voor de onderwijslogistiek van de TU Delft, zoals (digitaal) toetsen, het roosteren van onderwijsprogramma’s en toetsen, en de onderwijshuisvesting. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor de onderwijs- en studentenadministratie, waaronder toelating, inschrijving, cijferregistratie en studievoortgang voor alle studenten van de TU Delft. Binnen het ESC werken circa 100 medewerkers, verdeeld over de teams Contact Centre, Student Administration, Study Programme Administration en Education Logistics.

Binnen het team EL werken we aan drie processen, te weten roostering, tentaminering en onderwijshuisvesting. Het procesteam tentaminering verzorgt de logistieke organisatie rondom schriftelijke en digitale tentamens voor de gehele TU Delft. Voor de coördinatie van de tentamens vindt er afstemming plaats met de tentamenroosteraar, collega’s van onderwijshuisvesting, collega’s van andere afdelingen en met docenten. Het procesteam zorgt dat de tentamens tijdig klaar staan en ondersteunt bij problemen tijdens het tentamen (op afstand). Je werkt daarin nauw samen met drie andere teamleden, waarbij jij een coördinerende rol vervult.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Het inzichtelijk maken van processen, deze analyseren en oplossings- en verbetervoorstellen doen;
• Het oppakken van verbeterplannen en het ondersteunen van de procesmanager bij het optimaliseren en standaardiseren van werkprocessen. Hierbij heb je oog voor service, kwaliteit en de slimme inzet van informatiesystemen;
• Het maken van procesbeschrijvingen en procedures;
• Het implementeren van geïnitieerde verbetervoorstellen tot concrete resultaten in samenspraak met de procesmanager;
• Het oppakken van complexe vraagstukken die afwijken van de standaardprocedures. Bij afwijkingen bijt jij je in de unieke casus vast. Jij haalt de benodigde informatie op bij (facultaire) collega’s en studenten en bespreekt de mogelijke oplossingen met de procesmanager;
• De regie pakken bij acute problemen en knelpunten, bijvoorbeeld tijdens tentamens;
• Ondersteunen van collega’s in de dagelijkse activiteiten;
• Het maken van (kwartaal) rapportages over de afgenomen tentamens;
• Rond en in de tentamenweken is er sprake van 'piekdrukte' in het team en kan er extra inzet (mogelijk ook in de avond(en)) van jou gevraagd worden. Ook kan er tijdens tentamenweken geen verlof worden opgenomen.

Functie-eisen
Als persoon zien we graag een leergierige, communicatief sterke en initiatiefrijke collega die zowel zelfstandig als in teamverband kan werken. Je stelt jezelf proactief en betrokken op om je de afdeling en de processen eigen te maken. Je baseert je niet op aannames, maar bent kritisch, je stelt je assertief op en vraagt inhoudelijk door om tot de kern te komen. Je hebt een sterk analytisch vermogen om procesproblemen te doorgronden en hebt het vermogen je analyses goed inzichtelijk voor anderen te maken. Daarbij doorzie je welke gevolgen proceswijzigingen hebben, terwijl je gericht blijft op resultaten en de klant niet uit het oog verliest. Je zorgt voor een goed overzicht op alle lopende acties en resultaten en bent in staat om een bondige en duidelijke wijze verslaglegging te doen. Voor jou geldt ‘afspraak is afspraak’ en je bent in staat om met strakke deadlines te werken. Je slaagt erin om samen met anderen een idee uit te werken en tot concrete acties en resultaten te komen.

Daarnaast vraagt deze functie:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring met verbetertrajecten in bij voorkeur een hoger onderwijswerkomgeving;
• Ervaring met procesgericht werken;
• Bij voorkeur ervaring met Lean werken;
• Ervaring met het analyseren en beschrijven van (knelpunten in) processen;
• Ervaring met het uitwerken van procesbeschrijvingen en procedures en het implementeren hiervan in de uitvoering;
• Planmatig werken waarbij er op een prettige wijze en met een duidelijke verslaglegging gecommuniceerd wordt;
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is noodzakelijk vanwege het internationale karakter van de TU Delft;
• Ervaring met onderwijssystemen en Excel is een pré.

TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst – Education & Student Affairs
Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 30-32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 09 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3502 - €4812 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie
Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Nick van Geer, manager Education Logistics a.i. via 06-42210344. 

Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 12 Jan 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.